Трудовой договор – один из ключевых кадровых документов, который необходимо хранить в соответствии с действующим законодательством. Правильная организация архива позволяет избежать штрафов, обеспечить юридическую значимость документов и упростить работу с персоналом. Ниже представлен подробный гид по сдаче трудовых договоров в архив, основанный на актуальных нормативных актах (приказ Росархива от  № 236, таблицы сроков хранения кадровых документов и практические рекомендации).

Нормативная база

• Приказ Росархива от  № 236 – «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
• Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (ст. 22.1) – устанавливает сроки хранения первичных документов, включая трудовые договоры.
• Методические рекомендации Минтруда и Росс и КонсультантПлюс по организации кадрового делопроизводства.

Согласно указанным документам, трудовые договоры относятся к разделам 7 (Трудовые отношения) и 8 (Кадровое обеспечение) Перечня.

Сроки хранения трудовых договоров

Срок зависит от даты завершения делопроизводства по договору:

1. Договоры, оформленные до года – хранятся 75 лет.
2. Договоры, оформленные после года – хранятся 50 лет.

Эти сроки подтверждаются в таблицах сроков хранения кадровых документов (см. материалы Делис Архив, Хабр и другие источники).

Подготовка трудовых договоров к сдаче в архив

Оформление дел

• Каждое трудовое соглашение оформляется в отдельное дело или включается в дело личного дела сотрудника.
• При большом объёме документов (более 250 листов в деле или толщина корешка > 4 см) дело делится на тома.
• На обложке дела указываются: наименование организации, период хранения, индекс дела (по внутренней классификации), количество листов;

Подшивка и переплёт

• Документы подшиваются хлопковым или льняным шнуром, узлом «в восемь» (или аналогичным способом, обеспечивающим прочность).
• Переплёт выполняется из плотного картона или архивного короба; толщина корешка не должна превышать 4 см.
• На корешке наноситься маркировка: номер дела, период, срок хранения.

Оформление описи

• Составляется опись дел (форма ОПИСЬ‑1 или аналогичная), в которой фиксируются: номер дела, наименование документа, дата составления, количество листов, примечания.
• Опись подписывается ответственным за ведение кадрового делопроизводства и заверяется печатью организации.

Порядок передачи в архив

Согласно пункту 2.3 Перечня Росархива, кадровая документация, потерявшая актуальность, подлежит передаче на хранение в архив:

• Минимальный срок – не ранее 1 года после завершения делопроизводства по договору.
• Максимальный срок – не позднее 3 лет с момента завершения делопроизводства.

Передача осуществляется следующим образом:

1. Формирование описи и проверка completeness дел.
2. Согласование с архивным отделом организации (или с внешним архивом).
3. Сдача дел в архив с составлением акта приёма‑передачи (форма АКТ‑АРХИВ).
4. Получение подтверждения о принятии документов на хранение (архивная справка).

Электронное хранение (КЭДО)

При переходе на электронное документооборота (КЭДО) необходимо соблюдать те же сроки хранения, но в электронном виде:

• Использовать сертифицированные системы ЭДО (например, КриптоПро Архив, КриптоАРМ Server).
• Обеспечить долгосрочную доступность и целостность файлов (форматы PDF/A, TIFF, XML с электронной подписью).
• Вести журнал операций с электронными документами (who, when, what).
• Проводить периодическую проверку целостности (контрольные суммы, репликация).

Электронный архив допускается как основной или как резервный вариант хранения, при условии соблюдения требований ФЗ‑152 «О персональных данных» и ФЗ‑125 «Об архивном деле».

Практические советы по организации архива

• Регулярная инвентаризация – не реже одного раза в год проверять наличие и состояние дел.
• Климатические условия – температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
• Защита от света и пыли – использовать архивные короба с крышками, размещать стеллажи в затемнённых помещениях.
• Документирование изменений – любые операции с делами (переплёт, реставрация, выдача) фиксировать в журнале учета движения архивных документов.
• Обучение персонала – проводить инструктаж по правильной работе с архивом и по основам архивного законодательства.

Сдача трудовых договоров в архив – обязательная процедура, требующая внимательного подхода к оформлению, срокам хранения и условиям содержания документов. Соблюдение положений приказа Росархива № 236, а также рекомендаций по электронному хранению, позволит организации:

• избежать административных штрафов;
• обеспечить юридическую защиту в случае трудовых споров;
• оптимизировать использование офисных площадей;
• подготовиться к возможным проверкам государственных органов.

Следуя представленным указаниям, вы сможете построить надёжную систему архивного хранения трудовых договоров, которая будет служить интересам как организации, так и её сотрудников на протяжении многих лет.