Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Сегодня 22:37:55 () – актуальная дата, с которой следует начинать работу над архивной схемой, учитывая последние нормативные изменения и практические рекомендации.

Архив организации – это не просто место хранения документов, а систематическая структура, обеспечивающая доступность, сохранность и легитимность информационного ресурса. Правильно разработанная схема архива служит фундаментом для:

формирования номенклатуры дел;
составления описей постоянного и временного хранения;
автоматизации поиска и выдачи документов;
соответствия требованиям законодательства (ФЗ‑125 «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказ № 77 Росархива, ГОСТ Р 7.0.8‑2013).

Что такое схема архива?

Схема архива – это графическое и текстовое изображение логической структуры хранения документов, отражающее:

разделы и подразделы по видам деятельности организации;
группы документов (нормативные, кадровые, финансовые, технические и др.);
правила систематизации внутри каждого раздела (по дате, номеру дела, тематике и т.п.).

Как указано в источниках: «Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы».

Основные элементы схемы архива

Номенклатура дел

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве. В архиве организации она используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Структурные подразделения и их положения

Архив, являющийся юридическим лицом, в своей деятельности руководствуется уставом; являющийся структурным подразделением или подразделением в составе структурного подразделения – положением о структурном подразделении, а также положением об архиве, утверждаемым руководителем или уполномоченным им лицом государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

Подготовка и передача документов на постоянное хранение

Согласно пунктам 7.5‑7.6 источников:

Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.

Систематизация документов в архиве организации

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (пункт 2.1.1).

Графическое изображение процесса

В материалах упоминается: «Графическое изображение процесса 1.1.1 Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации представлено на схеме 02 … 1.1.2. Отбор документов для передачи в архив организации и для выделения». Это подчеркивает необходимость визуализации каждого этапа работы с документами.

Этапы разработки схемы архива

Анализ текущего состояния документационного потока
- Инвентаризация всех видов документов (бумажных и электронных).
- Определение сроков хранения согласно номенклатуре дел и законодательным актам.
Формирование структурных блоков схемы
- Выделение основных разделов по видам деятельности (управление, финансы, кадры, производство, ИТ и т.д.).
- Внутри каждого раздела – формирование подразделов по типам документов (приказы, договоры, счета, технические чертежи и пр.).
Разработка правил систематизации внутри блоков
- Выбор критерия упорядочивания (хронологический, алфавитный, по номеру дела).
- Определение формата единицы хранения (дело, том, файл).
- Установление правил формирования описей и карточек.
Создание графической модели схемы
- Использование блок‑схем или диаграмм (например, схема 02 из источника).
- Отображение взаимосвязей между номенклатурой дел, описями и картотекой.
Согласование и утверждение
- Презентация схемы руководителю службы делопроизводства и руководителю структурного подразделения (как указано: «При создании архива руководствуются законом об архивном деле 125‑ФЗ, приказом 77 Росархива, ГОСТ Р 7.0.8‑2013»).
- Внесение замечаний, финальная редакция и официальное утверждение приказом руководителя организации.
Внедрение и обучение персонала
- Обучение сотрудников правилам работы с новой схемой (семинары, инструкции, электронные пособия).
- Интеграция схемы в электронный архив документов (ЭАД) при наличии такой системы.
Контроль и корректировка
- Периодический аудит соответствия фактического хранения схеме.
- Обновление схемы при изменении структуры организации, появлении новых видов документов или изменении нормативных требований.

Пример фрагмента схемы архива (текстовое описание)

Архив организации
│
├─ Управление
│ ├─ Приказы руководителя (хронологически, № дела)
│ ├─ Протоколы заседаний (по дате)
│ └─ Нормативные акты (по виду (законы, постановления)
│
├─ Финансы
│ ├─ Бухгалтерская отчетность (годовые, квартальные)
│ ├─ Договоры и счета (по контрагентам, номеру договора)
│ └─ Кассовые документы (по дате)
│
├─ Кадры
│ ├─ Личные дела сотрудников (алфавитно по фамилии)
│ ├─ Трудовые договоры (по дате заключения)
│ └─ Приказы по личному составу (хронологически)
│
└─ Техническая документация
 ├─ Чертежи и схемы (по проектам, номеру чертежа)
 ├─ Технические паспорта (по оборудованию)
 └─ Акты ввода в эксплуатацию (по дате)

Такой вид схемы легко трансформируется в электронную структуру каталогов и папок в системе управления документами.

Схема архива организации – разработка и основные элементы