Схема отдела архива – это описание организационной структуры, распределения функций и взаимодействия подразделения, отвечающего за сохранность, учет и использование архивных документов в организации. В статье рассматриваются нормативные основы, типовые модели построения отдела, его штатное расписание, основные задачи и рекомендации по эффективному управлению архивом.
Нормативно‑правовая база
Создание и функционирование архива организации регулируется следующими документами:
- Положение об архиве организации (утверждается приказом руководителя организации).
- Положение об отделе обеспечения сохранности и учёта, утверждённое приказом Федерального архивного агентства (Росархив) от 22 июня 2016 г. № 70.
- Положение об общем отделе с режимно‑секретной частью (при необходимости).
- Требования к номенклатуре дел, установленной штатным расписанием организации.
Эти документы определяют:
- Объём и сроки хранения документов (постоянное, временное, более 10 лет).
- Права и обязанности сотрудников архива.
- Порядок комплектования архивного фонда и передачи документов в государственный (муниципальный) архив.
Общая концепция построения отдела архива
В зависимости от объёма документооборота и специфики деятельности организация может выбрать одну из двух моделей:
- Самостоятельное структурное подразделение – отдел архива имеет собственный руководитель, штат и бюджет.
- Подразделение в составе делопроизводственной службы – архив включён в состав канцелярии, отдела кадров, бухгалтерии или общего отдела.
Ниже представлена типовая схема отдела архива для средней и крупной организации.
Схема (иерархия) отдела архива
┌───────────────────────────────────────┐│ Руководитель отдела │ │ (Заведующий архивом, начальник отдела) │ └─────────────────────┬─────────────────┘ │ ┌────────┼───────────────┬───────────────┐ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ │ │ Секретарь │ │ Специалист │ │ Архивариус │ │ │ (офис‑менеджер)│ │ по учёту │ │ (оперативный)│ │ └───────┬─────┘ └───────┬─────┘ └───────┬─────┘ │ │ │ │ │ ┌───────▼───────┐ ┌─────▼─────┐ ┌───────▼───────┐ │ │ Приём‑приёмка│ │ Учет и │ │ Хранение и │ │ │ (приёмка) │ │ классификация│ │ консервация │ │ └───────┬───────┘ └─────┬─────┘ └───────┬───────┘ │ │ │ │ │ ┌───────▼───────┐ ┌─────▼─────┐ ┌───────▼───────┐ │ │ Комплектование│ │ Выдача │ │ Перевод в │ │ │ архива │ │ справок │ │ постоянное │ │ └───────────────┘ └───────────┘ └───────────────┘
Каждая ячейка схемы описана подробнее в следующем разделе.
Должностные позиции и их функции
Руководитель отдела (заведующий архивом)
- Организует и контролирует работу отдела, отвечает за соблюдение нормативных требований.
- Разрабатывает методические документы, регламентирует процессы комплектования, учёта и выдачи архивных материалов.
- Взаимодействует с руководством организации, юридическим отделом и государственными архивными учреждениями.
- Обеспечивает подготовку документов к передаче в государственный (муниципальный) архив.
Секретарь (офис‑менеджер)
- Приём и регистрация входящих архивных документов.
- Ведение журнала входящих/исходящих материалов.
- Осуществление коммуникации с подразделениями‑источниками.
Специалист по учёту и классификации
- Ввод данных в электронный реестр архивных фондов.
- Классификация документов согласно ОКУД, ОКПД, ГОСТ Р 7.0‑5‑2008.
- Подготовка карточек учёта и метаданных для автоматизированных систем (ЭДО, СЭД).
Архивариус (оперативный сотрудник)
- Физическое размещение документов в архивных шкафах, сейфах, микрофильмах.
- Контроль условий хранения (температура, влажность, защита от пыли).
- Проведение консервационных мероприятий (ремонт, пересмотр форматов).
- Осуществление выдачи документов пользователям, оформление справок и выписок.
Специалист по выдаче справок и копий
- Обработка запросов от подразделений и внешних организаций.
- Подготовка копий, выписок, информационных писем (см. портал uslugi.mosreg.ru).
Основные бизнес‑процессы отдела архива
- Приём‑приёмка документов – регистрация, проверка соответствия требованиям (подписи, дата, оригиналы).
- Комплектование архивного фонда – формирование дел, формирование карточек, присвоение уникального номера.
- Учёт и классификация – внесение в реестр, привязка к номенклатуре дел, определение сроков хранения.
- Хранение и консервация – размещение в архивных помещениях, контроль микроклимата, проведение профилактических работ.
- Выдача и предоставление справок – обработка запросов, подготовка копий, оформление актов выдачи.
- Перевод в постоянное хранение – подготовка пакетов документов к передаче в государственный (муниципальный) архив, оформление сопроводительных документов.
- Уничтожение просроченных документов – проведение процедур утилизации в соответствии с нормативами (постановление о порядке уничтожения).
Взаимодействие с другими подразделениями организации
| Подразделение | Виды взаимодействия |
|---|---|
| Отдел кадров | Передача личных дел сотрудников, учет документов по персоналу, согласование сроков хранения. |
| Бухгалтерия | Архивирование финансовой отчётности, налоговых деклараций, договоров. |
| Юридический отдел | Консультации по правовым аспектам хранения конфиденциальных и секретных документов. |
| ИТ‑отдел | Подключение к системе электронного документооборота (ЭДО), обеспечение резервного копирования цифровых архивов. |
| Руководство | Отчётность о состоянии архивного фонда, планирование бюджета, согласование изменений в штатном расписании. |
Штатное расписание (пример для организации среднего размера)
| Должность | Кол‑во штатных единиц | Основные задачи |
|---|---|---|
| Руководитель отдела (заведующий архивом) | 1 | Организация работы, контроль соблюдения нормативов. |
| Секретарь‑офис‑менеджер | 1 | Приём‑приёмка, регистрация, коммуникация. |
| Специалист по учёту и классификации | 2 | Ввод данных, классификация, поддержка СЭД. |
| Архивариус (оперативный сотрудник) | 3 | Хранение, консервация, выдача; |
| Специалист по выдаче справок | 1 | Обработка запросов, подготовка копий. |
Рекомендации по оптимизации работы отдела архива
- Автоматизация учёта – внедрить специализированную СЭД (Система электронного делопроизводства) с модулями архивного учёта.
- Стандартизация процессов – разработать регламенты по приёму, классификации и выдаче документов, утвердить их в Положении об архиве.
- Контроль микроклимата – установить датчики температуры и влажности, вести журнал контроля.
- Обучение персонала – проводить ежегодные семинары по консервации, работе с электронными архивами и требованиям законодательства.
- Регулярный аудит – проводить внутренние проверки соответствия реестра фактическому состоянию архивных фондов (не реже 1 раз в год).
- Сотрудничество с государственными архивами – согласовывать порядок передачи документов, использовать их методические рекомендации.
Примерный «путь документа» в отделе архива
- Документ формируется в подразделении‑источнике (например, в отделе кадров).
- По истечении установленного срока (обычно 5–10 лет) документ передаётся в архив (приём‑приёмка).
- Секретарь регистрирует документ, присваивает номер.
- Специалист по учёту вводит метаданные в электронный реестр.
- Документ классифицируется согласно ОКУД и помещается в соответствующий архивный шкаф.
- При необходимости пользователь запрашивает документ – специалист по выдаче оформляет запрос, архивариус извлекает документ, оформляет акт выдачи.
- Через установленный срок (например, 30 лет) документ готовится к передаче в государственный архив или к уничтожению.
Схема отдела архива – это фундаментальная часть системы управления документами любой организации. Правильно построенная структура, чётко распределённые функции и соблюдение нормативных требований позволяют обеспечить надёжную сохранность информации, ускорить доступ к архивным материалам и снизить риски утраты ценных данных.
При разработке собственного Положения об архиве рекомендуется опираться на примеры, приведённые в нормативных актах Росархива, адаптировать штатное расписание под реальный объём документооборота и внедрять современные ИТ‑решения для автоматизации учёта.
Помните: архив – это не просто хранилище бумаг, а стратегический ресурс, который поддерживает юридическую, финансовую и историческую устойчивость вашей организации.