Архивы, это не просто места хранения старых бумаг. В современном мире это высокотехнологичные центры управления информацией, предоставляющие широкий спектр услуг: от классической архивной обработки до внедрения сложных электронных архивов и защищенного хранения. Независимо от того, обращаетесь вы к государственному архиву или к коммерческой архивной компании, понимание перечня услуг поможет грамотно организовать делопроизводство и обеспечить правовую значимость документов.

Архивная обработка и систематизация документов

Это базовая и самая востребованная услуга. Она необходима для приведения документации в порядок, соответствие законодательству и подготовку к длительному хранению или сдаче в государственный архив.

Основные этапы архивной обработки:

• Сортировка и расстановка дел — упорядочивание документов по хронологическому, предметному или иному признаку.
• Составление номенклатуры дел — утверждение перечня дел, подлежащих архивному хранению, с указанием сроков хранения.
• Экспертиза документов (ценностная) — определение исторической, правовой, практической ценности документов для установления сроков хранения (временное или постоянное).
• Оформление дел, скрепление, пронумеровка листов, зашивка в обложки, заполнение реквизитов на корешках и обложках.
• Составление описей — создание поисковых приборов (описаний дел, указателей) для быстрого поиска информации.

Важно: Профессиональная архивная обработка включает бесплатный аудит текущего состояния архива (как это практикуют компании вроде «Инфологистикс» или «ДС Архив») для оценки объема работ и стоимости.

Хранение документов (Депозитарные услуги)

Обеспечение сохранности документов — ключевая функция любого архива. Услуги хранения делятся на несколько категорий:

Виды хранения:

1. Стационарное хранение в специализированных депо, размещение документов в коробках/контейнерах на стеллажах в помещениях с контролем температуры, влажности, пожарной безопасности и системой контроля доступа (КСД). Предлагается компаниями типа «ОРБ», «ДС Архив», «ОСГ Рекордз Менеджмент».
2. Временное хранение, для документов с истекшими сроками хранения в организации, но еще не переданных в госархив или уничтоженных.
3. Хранение негосударственной части Нацфонда — специфическая услуга государственных архивов (например, ГУ Юстиции Минской области) для документов частных лиц и некоммерческих организаций.
4. Хранение на ответственной хранении — архив несет материальную ответственность за сохранность переданных документов.

Дополнительные опции при хранении:

• Вывоз и доставка документов (курьерская служба).
• Предоставление архивных коробок и контейнеров (в т.ч. для магнитных лент).
• Страхование архивного фонда.

Цифровое преобразование и Электронный архив

Современные архивные компании делают ставку на бескागовое делопроизводство. Услуги оцифровки позволяют обеспечить удаленный доступ к документам и снизить износ оригиналов.

Что входит в услуги оцифровки и внедрения ЭА (Электронного архива):

• Сканирование документов любого формата (А0–А6, книги, журналы, фото) с разрешением до 600 dpi и выше.
• Распознавание текста (OCR/ICR) для полнотекстового поиска.
• Атрибутирование (индексация) — присвоение метаданных (автор, дата, тип документа, ключевые слова).
• Внедрение ПО «Электронный архив» — установка, настройка, интеграция с 1С, ERP, CRM, СЭД (например, Directum, DIADOC). Некоторые компании (например, «АРХИВАРИУСЪ») предоставляют лицензию на ПО в подарок при заказе оцифровки.
• Обеспечение правовой значимости — использование ЭЦП, временных штампов, блокчейн-технологий для подтверждения подлинности электронных копий.

Уничтожение документов

Уничтожение — это не просто утилизация макулатуры, а строго регламентированный процесс для документов, истекшим срок хранения и не имеющих исторической ценности.

Этапы и требования:

• Проведение экспертизы ценности (обязательно по закону).
• Составление акта отбора к уничтожению (форма № 14 или аналогичная).
• Уничтожение способами, исключающими восстановление: шредерование (перемалывание) до фракции P-4, P-5, P-6 (по DIN 66399), сжигание, мацерация.
• Выдача Акта об уничтожении, основного документа, подтверждающего законность процедуры для налоговой, аудиторов и собственников.
• Уничтожение на территории клиента (мобильные шредеры) или на защищенной площадке архива.

Сдача документов в государственные архивы

Юридические лица при ликвидации, реорганизации или по истечении сроков хранения обязаны сдать документы в государственные архивы (Государственный архив области, РГАЭ, РГАНИ и др.). Коммерческие архивные компании оказывают услугу «под ключ»:

• Подготовка документов к сдаче (обработка по гостандартам).
• Взаимодействие с экспертной комиссией госархива.
• Транспортировка и передача дел с составлением акта приема-передачи.
• Получение подтверждения о внесении в Государственный архивный фонд.

Выдача информации и справок (Референсно-информационные услуги)

Актуально как для государственных архивов (ГАВО, ГАДЛССО), так и для коммерческих депо, хранящих документы клиентов.

Основные виды справок и запросов:

• Справки-выписки из документов (о стаже, зарплате, награждениях, месте жительства/рождения), для пенсионного обеспечения, суда, нотариуса;
• Информационные письма и тематические перечни — по запросам госорганов, судов, прокуратуры, МВД.
• Копии документов (простые, заверенные печатью архива, нотариально заверенные).
• Генеалогические запросы — поиск сведений о предках (метрические книги, ревизские сказки, confesionalnye rospisi).
• Научно-справочная работа — предоставление документов для чтения в читальных залах или в электронном виде (Цифровой архив).

Примечание: Государственные архивы оказывают часть услуг бесплатно (для госорганов, ветеранов, по социальным основаниям), а сложные поисковые работы и копирование — на платной основе по утвержденным тарифам.

Консультационные и аудиторские услуги

Многие архивные компании (ОРБ, Делис Архив, Архив Системс) предоставляют экспертную поддержку:

• Разработка концепции депозитарного хранения на основе нормативных актов (ФЗ-125, ФЗ-229, Приказ Минкультуры № 2364, ГОСТ Р 7.0.100-2018).
• Консультации по организации делопроизводства и электронного документооборота.
• Обучение сотрудников заказчика работе с архивом, номенклатуре, ЭЦП.
• Аудит существующего архива (выявление рисков утраты документов, нарушений сроков хранения, несоответствия законодательству).

Специализированные виды работ

• Переплетные работы: реставрация и переплет книг, журналов, газет, дипломов (твердый, мягкий, интегральный переплет).
• Реставрация и консервация: расхлорование бумаги, укрепление рваных листов, удаление пятен, склеивание фрагментов (проводится в реставрационных мастерских госархивов и крупных частных компаний).
• Микрофильмирование: традиционный способ долгосрочного хранения (срок 100+ лет), все еще используемый для уникальных фондов.
• Услуги архивариуса (аутстаффинг): выезд специалиста на территорию клиента для ведения текущей архивной работы, формирования номенклатуры, отбора к уничтожению (популярно в Москве у компаний «Делис Архив», «Архивариусъ»).

Сравнительная таблица: Государственный архив vs Коммерческая архивная компания

Выбор зависит от задачи:

1. Ликвидация фирмы / сдача в госархив — нужна компания с лицензией ФСБ (для гостайны) и опытом прохождения экспертиз госархива.
2. Операционная работа с документами (поиск, сканирование, выдача копий) — выбирайте компанию с собственным депо, ПО «Электронный архив» и курьерской службой.
3. Получение справки о стаже/зарплате — обращайтесь напрямую в Государственный архив по месту нахождения организации (или в МФЦ/Госуслуги, если архив подключен).
4. Массовое уничтожение макулатуры/архива — только лицензированные компании с актами установленного образца и видеоконтролем процесса.

Главное правило: Любая работа с документами, имеющими правовую значимость (кадровые, бухгалтерские, договоры, техническая документация), должна вестись в строгом соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и типовыми номенклатурами сроков хранения. Обращение к профессионалам — гарантия безопасности вашего бизнеса и соблюдения прав граждан.