Муниципальные архивы играют ключевую роль в сохранении документального наследия местного значения, обеспечении прав граждан и организаций, а также в поддержке деятельности органов местного самоуправления. Качественное функционирование архива напрямую зависит от грамотного формирования штатного расписания и соответствия квалификации сотрудников установленным профессиональным стандартам. В данной статье подробно разбираются категории должностей, правовая база их утверждения и актуальные требования к персоналу на 2024–2026 годы.

Нормативная правовая база формирования штатного расписания

Структура персонала муниципального архива не является произвольной — она строго регламентируется федеральными нормативными актами. Основными документами, определяющими перечень должностей и требования к ним, являются:

• Приказ Минтруда России от № 427н (в ред. от 2024 г.) «Об утверждении профессиональных квалификационных групп должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов». Этот документ является базовым для разработки штатного расписания.
• Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утвержденный Приказом Минтруда от № 541н (вступил в силу с ). ЕКС 2024 года заменил собой старые квалификационные справочники и стал главным ориентиром при присвоении квалификационных категорий и написании должностных инструкций.
• Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ в органах местного самоуправления (утв. Росархивом, ГАРАНТ/КонсультантПлюс).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19, 20 — требования к архивам и кадровому обеспечению).

Важно: С 2026 года актуализирован справочник должностей, используемых при заполнении формы ЕФС-1 (подраздел 1.3) для Социального фонда России (Письмо Минобрнауки от ). Это означает, что наименования должностей в штатном расписании должны строго соответствовать ЕКС для корректной отчетности.

Профессиональные квалификационные группы (ПКГ): иерархия уровней

Согласно Приказу Минтруда № 427н, все должности архивных учреждений (включая муниципальные) распределяются по четырем профессиональным квалификационным группам, соответствующим уровням квалификации (от высшего к низшему):

1. Первая ПКГ (Высший уровень), Руководители высшего звена.
2. Вторая ПКГ (Высший/Средний высший уровень) — Главные специалисты, руководители структурных подразделений.
3. Третья ПКГ (Средний профессиональный уровень) — Специалисты (архивисты, научные сотрудники).
4. Четвертая ПКГ (Начальный уровень), Технические исполнители, младшие специалисты, вспомогательный персонал.

Приведенные в интернет-источниках данные подтверждают, что именно третья квалификационная группа формирует ядро профессионального состава архива (архивисты, старшие архивисты), а четвертая — обеспечивает технические процессы.

Подробная характеристика ключевых должностей

Руководящий состав (I–II ПКГ)

Основной профессиональный состав — Специалисты (III ПКГ)

Это самая обширная группа. В соответствии с ЕКС 2024 и ПКГ, к ней относятся:

• Старший архивист (Старший специалист отдела/сектора) — выполняет сложную аналитическую работу: экспертиза ценности документов, формирование фондов, составление справочных аппаратов (путеводителей, описей), консультирование пользователей, работа с электронными архивами (ЭДО, АИС «Архив»). Требования: высшее профильное образование, стаж от 3 лет или наличие I кв. категории.
• Архивист (Специалист отдела/сектора) — выполняет операционную работу: прием документов от структурных подразделений МО, регистрация, комплектование дел, оформление на хранение, выдача документов, ведение учетных документов (номенклатуры, описи, реестры). Требования: высшее или среднее профессиональное образование (СПО) по специальности «Архивоведение», «Документоведение и архивоведение» (код 46.02.01 / 46.03.01), стаж не требуется для входа, но нужен для категории.
• Научный сотрудник / Старший научный сотрудник — занимается научной обработкой фондов, публикациями, историко-архивными справками, изучением истории региона. Часто совмещается с функциями архивиста в небольших архивах.
• Специалист по информатизации / Администратор БД архива — обеспечение функционирования АИС, цифровизация, электронное хранение, кибербезопасность данных. Внедряется все чаще в связи с переходом на «Цифровой архив»;

Технический и вспомогательный персонал (IV ПКГ)

• Техник архива / Архивный техник, выполнение технических операций: перешивка, скрепление, упаковка дел, санитарная обработка, перевозка фондов, обслуживание стеллажей, контроль микроклимата (температура/влажность). Образование: СПО (техническое) или общее среднее + обучение на рабочем месте.
• Операционист ПЭВМ / Оператор сканирующего оборудования, массовая цифровизация, ввод метаданных, контроль качества сканов.
• Кладовщик / Сторож / Уборщик, обеспечение физической безопасности и санитарного состояния помещений хранения.

Квалификационные характеристики: образование, стаж, категории

Согласно актуальным данным ЕКС 2024 и ПКГ, требования к сотрудникам муниципальных архивов стандартизированы:

Образование

• Руководители и главные специалисты: только высшее образование (бакалавриат/специалитет/магистратура) по направлениям 46.03.01 «Документоведение и архивоведение», 46.03.02 «Архивоведение», 02.03.01 «История» (с профильной кафедрой) или смежные + проф. переподготовка (не менее 250 ч.).
• Архивисты (III ПКГ): допускается среднее профессиональное образование (СПО) по специальности 46.02.01 «Документоведение и архивоведение». Для присвоения квалификационных категорий часто требуется высшее.
• Техники (IV ПКГ): СПО или среднее общее + стажировка/курсы повышения квалификации (не реже 1 раза в 3 года).

Квалификационные категории (для III ПКГ)

1. II категория: стаж работы по специальности не менее 3 лет (при высшем образовании) или 5 лет (при СПО).
2. I категория: стаж не менее 3 лет после получения II категории.
3. Высшая категория: стаж не менее 3 лет после получения I категории + публикуемая методическая работа/внедрение инноваций.

Примечание: Наличие категории влияет на тарифный разряд (по ЕТКС) и размер надбавки за квалификацию.

Особенности штатного расписания муниципального архива

В отличие от федеральных или ведомственных архивов, муниципальные архивы часто имеют малый штат (от 1 до 10–15 человек). Это накладывает отпечаток на структуру:

• Комбинирование функций: В малых архивах (до 3–5 человек) должность «Заведующий архивом» часто совмещает функции старшего архивиста и техника. В штатном расписании это оформляется как одна должность с нагрузкой 1.0 или 1.5 ставки с доплатой за совмещение.
• Отсутствие уровней управления: Если архив — структурное подразделение администрации МО (отдел/сектор), то руководитель архива — это начальник отдела (II ПКГ), а не директор (I ПКГ). Самостоятельное казенное/бюджетное учреждение «Архив МО» имеет директора (I ПКГ).
• Аутсорсинг: Функции реставрации, массовой цифровизации, дезинсекции часто выносятся на аутсорсинг, что исключает из штата реставраторов и операторов сканирования.

Рекомендация (на основе источников Pro-персонал): Внедрять в штатное расписание отдельную должность работника архива целесообразно, когда объем формируемой документации превышает возможности совмещения этими функциями секретарем или делопроизводителем. Критерий: ежегодный прирост фонда > 500–1000 дел или наличие постоянных запросов граждан/органов.

Актуальные изменения 2024–2026 гг.: на что обратить внимание

1. Переход на ЕКС 2024 (Приказ Минтруда № 541н): Все должностные инструкции и штатные расписания должны быть приведены в соответствие с новыми кодами и наименованиями должностей ЕКС к . Старые названия (например, «архивист I категории» как отдельная должность) недопустимы — категория присваивается к должности «Архивист» / «Старший архивист».
2. ЕФС-1 и Социальный фонд (2026): При заполнении подраздела 1.3 формы ЕФС-1 необходимо использовать новый справочник должностей СФР (Письмо Минобрнауки от ). Несоответствие кода должности в штатном расписании и в отчете ведет к ошибкам в расчете пенсионных коэффициентов сотрудников.
3. Профессиональные стандарты: Действует Профстандарт «Специалист по архивному делу и документоведению» (утв. Минтрудом № 236н). Он используется для разработки должностных инструкций, оценки квалификации (независимая оценка) и определения уровней НКР (Национальная система квалификаций).
4. Цифровизация и «Пушская карта» / «Единый архивный фонд»: Появление в штате должностей «Специалист по цифровому контенту», «Куратор виртуальных экспозиций» становится трендом для архивов, интегрированных в региональные АИС.

Типовая структура штатного расписания (пример для среднего архива МО, 8–10 ставок)

1. Директор (Заведующий) — 1 ст. (I ПКГ)
2. Заместитель директора по научно-фондовой работе, 1 ст. (II ПКГ)
3. Заместитель директора по хранению и НТД / Начальник отдела хранения, 1 ст. (II ПКГ)
4. Старший архивист (прием и комплектование) — 1 ст. (III ПКГ)
5. Старший архивист (учет и использование / справочно-информационная работа) — 1 ст. (III ПКГ)
6. Архивист (работа с пользователями, выдача) — 1–2 ст. (III ПКГ)
7. Архивист-цифровизатор / Специалист АИС — 1 ст. (III ПКГ)
8. Техник архива (обслуживание хранилищ, перешивка), 1–2 ст. (IV ПКГ)
9. Охрана / Уборка — по договорам ГПХ или аутсорсинг (не в штате).

Формирование штатного расписания муниципального архива — это процесс, требующий баланса между требованиями Приказа Минтруда № 427н (ПКГ), ЕКС 2024, возможностями местного бюджета и реальным объемом архивных фондов. Ключевыми принципами остаются:

• Строгое соответствие наименований должностей Единому квалификационному справочнику.
• Наличие профильного образования (высшего или СПО) у специалистов III ПКГ.
• Плановая система повышения квалификации (не реже 1 раза в 3 года) и присвоения квалификационных категорий.
• Учет новых требований отчетности перед Социальным фондом (ЕФС-1) при кодировании должностей.

Грамотная кадровая политика обеспечивает не только соблюдение законодательства, но и эффективное управление документооборотом муниципалитета, сохранность исторической памяти региона и доступность архивной информации для граждан.

Основные источники, использованные при подготовке статьи:

• Приказ Минтруда России от № 427н «Об утверждении профессиональных квалификационных групп должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований…» (с изм. на 2024 г.).
• Приказ Минтруда России от № 541н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС)».
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Методические рекомендации Росархива по применению Правил организации хранения… в органах местного самоуправления (системы ГАРАНТ, КонсультантПлюс).
• Письмо Минобрнауки России от г. о корректировке штатных расписаний в связи с обновлением справочника должностей СФР для ЕФС-1.
• Профстандарт «Специалист по архивному делу и документоведению» (утв. Приказом Минтруда от № 236н).