Штатное расписание – это официальный документ, фиксирующий численность, должностные обязанности и порядок оплаты труда сотрудников организации. Для муниципального архива данное расписание имеет особое значение, так как от его правильного оформления зависит соблюдение требований архивного законодательства, формирование архивного фонда и последующая работа с документами.

Правовая основа

Составление и утверждение штатного расписания регулируются следующими нормативными актами:

• Устав или положение об организации муниципального архива;
• Положения о структурных подразделениях архива;
• Федеральный закон «Об архивных фондах»;
• Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда (документы ленты ПРАЙМ);
• Приказ Министерства культуры РФ № Т‑3 «Об утверждении формы штатного расписания».

Все эти документы определяют, какие сведения должны быть включены в штатное расписание, в какой форме оно оформляется и как долго хранится.

Что входит в штатное расписание муниципального архива

В соответствии с формой T‑3 в штатное расписание включаются только сотрудники, работающие по трудовому договору (в т.ч. по совместительству). Основные разделы документа:

1. Шапка документа – наименование организации, её юридический адрес, ИНН, ОКПО, дата утверждения.
2. Структурные подразделения – перечень всех отделов (например, отдел исторических документов, отдел технического обеспечения, отдел кадров).
3. Должности – полное наименование должности, код должности (по классификатору ДК 021-2005), количество штатных единиц.
4. Квалификационные требования – уровень образования, стаж, специальные навыки.
5. Условия оплаты труда – оклад, надбавки, доплаты, система премирования.
6. Ответственный за архив – лицо, назначаемое приказом, отвечающее за ведение архивного дела.
7. Подписи – подпись руководителя архива и печать организации.

Форма T‑3: как выглядит документ

Унифицированный бланк штатного расписания по форме T‑3 доступен в формате .xlsx и .doc. Ниже – упрощённый пример структуры таблицы (в реальном документе используются более детальные колонки):

+---------------------------------------------------------------+
| № | Наименование подразделения | Должность | Штатных ед. | Оклад |
+---+---------------------------+----------+--------------+-------+
| 1 | Руководство | Главный архивариус | 1 | 80 000 |
| 2 | Отдел исторических документов | Старший архивариус | 2 | 55 000 |
| 3 | Отдел технического обеспечения | Специалист ИТ | 1 | 45 000 |
| 4 | Отдел кадров | Специалист по кадрам | 1 | 40 000 |
+---+---------------------------+----------+--------------+-------+

Для скачивания официальных образцов можно воспользоваться порталом Гарант.ру или разделом «Документы» на сайте Национального архивного агентства.

Порядок утверждения штатного расписания

Процедура утверждения штатного расписания муниципального архива состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка проекта – отдел кадров совместно с руководством архива формирует проект расписания, учитывая текущие потребности и прогнозы развития.
2. Экспертиза – проект проходит экспертизу у юриста и, при необходимости, у экспертов по архивному делу (оценка соответствия нормативным требованиям).
3. Согласование – проект передаётся в муниципальный совет или в орган, уполномоченный утверждать штатные документы (например, администрацию города).
4. Утверждение приказом – после согласования руководитель архива издаёт приказ «Об утверждении штатного расписания», который подписывается и ставится печать.
5. Регистрация – документ вносится в реестр кадровой документации и размещается в архивных фондах в разделе «Документы, регламентирующие деятельность организации».

Хранение и срок действия

Штатное расписание относится к документам постоянного срока хранения (бессрочно). Согласно методическим рекомендациям ПРАЙМ, оно включается в:

• Опись дел постоянного срока хранения;
• Регистрационную форму Т‑3 (в электронном виде – в Информационной системе онлайновой записи, разработанной Национальным архивным агентством совместно с Минюстом и АЭУ);
• Архивную справку, если требуется подтверждение наличия штатных позиций в определённый момент времени.

Штатное расписание при реорганизации и ликвидации

В случае реорганизации муниципального архива или его ликвидации штатные расписания подлежат:

1. Экспертизе ценности – определяются документы, которые могут быть включены в архивный фонд РФ.
2. Переносу в архивный фонд – оригиналы и электронные копии сохраняются в разделе «Документы, связанные с кадровой политикой».
3. Уничтожению – если документ утратил архивную ценность, его уничтожение производится в соответствии с регламентом утилизации архивных документов.

Практические рекомендации по заполнению

• Не забывайте указывать коды должностей – это упрощает взаимодействие с государственными информационными системами.
• Указывайте полные ФИО сотрудников только в случае, если документ предназначен для внутреннего пользования; в публичных версиях достаточно указать только должность.
• Обновляйте расписание ежегодно – в начале каждого финансового года проверяйте соответствие реального штата плановым показателям.
• Храните электронную копию в формате PDF/A – такой формат гарантирует неизменность документа в течение длительного времени.

Пример приказа об утверждении штатного расписания

Ниже – образец приказа, который можно адаптировать под нужды конкретного муниципального архива.

ПРИКАЗ
№ ___ от «__» _______ 20__

Об утверждении штатного расписания муниципального архива г. ________

В соответствии с Уставом муниципального архива, Положением о структуре архива,
Методическими рекомендациями ПРАЙМ и формой Т‑3
приказываю:

Утвердить штатное расписание муниципального архива г. ________,
 представленное в приложении № 1 к настоящему приказу.
Назначить _______________________ (ФИО, должность) ответственным за ведение
 архивного дела и контроль за соблюдением штатного расписания.
Внести изменения в кадровый учет и в реестр архивных документов в срок
 до «__» _______ 20__ г.
Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Глава муниципального образования
_____________________/Ф.И.О./

Штатное расписание муниципального архива – это не просто список сотрудников, а ключевой документ, обеспечивающий законность и эффективность архивной деятельности. Его правильное оформление, своевременное утверждение и надёжное хранение позволяют:

• Соблюдать требования архивного законодательства;
• Обеспечить прозрачность кадровой политики;
• Гарантировать сохранность и доступность архивных фондов;
• Упростить процесс реорганизации или ликвидации организации.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете подготовить штатное расписание, отвечающее всем нормативным требованиям, и обеспечить надёжную работу муниципального архива.

Дата последнего обновления статьи: