Штатное расписание – это нормативный документ, в котором фиксируются должности, численность и штатные единицы организации, а также порядок их оплаты труда․ Для государственных архивов штатное расписание имеет особое значение, так как от него зависят:

• правильное распределение кадровых ресурсов;
• соответствие требованиям федерального и регионального архивного законодательства;
• обеспечение прозрачности использования бюджетных средств․

Нормативно‑правовая база

Деятельность государственных архивов регулируется рядом нормативных актов, среди которых:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от )․
2. Приказ Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 г․ № 143 «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации»․
3. Уставы и локальные нормативные акты конкретных архивов (например, устав ГАРФ, устав ЦГА Санкт‑Петербурга)․
4. Трудовой кодекс РФ и коллективные договоры, определяющие систему оплаты труда․

Все эти документы предписывают, что штатное расписание должно быть утверждено руководителем архива и размещено в открытом доступе (например, на официальном сайте организации)․

Особенности формирования штатного расписания в государственных архивах

Структурные подразделения

В архиве могут быть выделены следующие основные подразделения:

• Канцелярия (секретариат, отдел кадров);
• Отдел фондов и их описания;
• Отдел доступа к документам и обслуживания пользователей;
• Технический отдел (сканирование, оцифровка, консервация);
• Отдел информационных технологий;
• Отдел финансов и бухгалтерии․

Должностные позиции

Для каждой позиции в штатном расписании указываются:

• Наименование должности (например, «Заведующий архивом», «Архивариус», «Специалист по оцифровке»);
• Код должности согласно классификатору ОКД (Общероссийский классификатор должностей);
• Штатная единица (в человеко‑часах);
• Уровень оплаты (оклад, надбавки, премии)․

Порядок утверждения и внесения изменений

Процедура утверждения штатного расписания в архиве схожа с общегосударственной:

1. Подготовка проекта штатного расписания (кадровый отдел совместно с руководителем подразделения)․
2. Экспертиза проекта в юридическом отделе (проверка соответствия законодательству)․
3. Согласование с финансовым отделом (расчет расходов на оплату труда)․
4. Утверждение приказом директора архива․
5. Публикация приказа в официальных источниках (внутренний портал, сайт архива)․

Изменения (увеличение/сокращение штата, переименование должностей) вносятся тем же порядком, но оформляются отдельным приказом «Об изменении штатного расписания»․

Хранение штатного расписания

Согласно Положению о кадровом документообороте и рекомендациям Федерального архивного агентства, штатное расписание (включая все изменения и дополнения) должно храниться в архиве в течение 10 лет после его утверждения․

Пример из практики:

Если штатное расписание за 2019 год окончено делопроизводством 31 декабря 2019 г․, то в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, данное штатное расписание необходимо хранить до 31 декабря 2029 г․

Хранение осуществляется в двух формах:

• Физическая копия – в описи дел постоянного срока хранения․
• Электронная копия – в системе электронного документооборота (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, «Электронный архив»)․

Включение в опись дел

Штатное расписание относится к делам постоянного срока хранения, так как оно является документом, отражающим структуру организации и финансовые обязательства государства․ В описи дел оно обычно размещается в разделе «Дела по личному составу» и одновременно в «Описи дел постоянного срока хранения», чтобы обеспечить быстрый доступ к информации при проверках․

Пример штатного расписания государственного архива (условный)

Электронные системы ведения штатного расписания

Современные архивы используют специализированные программные решения, среди которых:

• 1С:Зарплата и управление персоналом 8 – позволяет формировать штатное расписание, вести учет изменений, генерировать приказы и автоматически рассчитывать начисления․
• Электронный архив (ЭА) – интегрирует кадровый документооборот с архивным делопроизводством, обеспечивает электронную подпись и контроль сроков хранения․
• Система «Кадровый учет» – используется в государственных учреждениях для ведения единой базы данных сотрудников․

Преимущества автоматизации:

• Сокращение времени на подготовку приказов;
• Минимизация ошибок при расчете окладов и надбавок;
• Автоматическое формирование отчетов для контролирующих органов․

Практические рекомендации для архивных руководителей

1. Регулярно обновляйте штатное расписание – минимум раз в год, а при любой кадровой перестановке – немедленно․
2. Сохраняйте полный пакет документов (проект, экспертизу, приказ, расчётные листы) в описи дел постоянного срока хранения․
3. Обеспечьте доступность документа для проверяющих органов через электронный портал․
4. Контролируйте соответствие численности штатных единиц реальному числу сотрудников (используйте табель учета рабочего времени)․
5. Внедряйте электронные системы и обучайте персонал работе с ними․
6. При изменении законодательства своевременно вносите коррективы в структуру должностей и систему оплаты․

Штатное расписание – фундаментальный документ, определяющий организационную структуру и финансовую основу любого государственного архива․ Его правильное формирование, утверждение и хранение гарантируют:

• соответствие архивной деятельности требованиям федерального и регионального законодательства;
• прозрачность использования бюджетных средств;
• эффективное управление кадровым потенциалом․

Соблюдая нормативные требования и используя современные программные решения, архивы могут обеспечить надёжный кадровый документооборот и подготовиться к проверкам со стороны контролирующих органов․

Дата публикации: 11 июля 2026 г․