Архивное дело в Российской Федерации представляет собой сложную, многоуровневую систему, обеспечивающую сохранение, учет и использование документов, составляющих Архивный фонд страны. Понимание схемы этой системы необходимо для государственных органов, организаций, ученых и граждан, обращающихся за архивной справкой или сведениями.

Нормативно-правовая основа

Деятельность всей системы архивов РФ регулируется ключевыми законодательными актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий принципы, структуру и полномочия.
• Федеральный закон от № 5485-1 «О государственной тайне» (в части работы с засекреченными документами).
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» (при предоставлении архивных сведений).
• Постановления Правительства РФ, приказы Росархива (Федерального архивного агентства), устанавливающие типовые составы фондов, сроки хранения, правила пользования и описи.

Принципы построения системы (Схема)

Согласно ст. 12 ФЗ № 125-ФЗ, система архивов РФ строится на территориальном и отраслевом принципах. Это означает, что архивы создаются как по географическому признаку (регионы), так и по ведомственному (министерства, ведомства, корпорации).

Графическая схема иерархии (упрощенно):

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (Единая архивная система)
│
├── ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ (Федеральные архивы)
│ ├── Росархив (Федеральное архивное агентство) — орган управления
│ ├── Федеральные государственные архивы (ФГА) — хранение фондов федерального значения
│ ├── Ведомственные архивы федеральных министерств/ведомств (Минобороны, МИД, ФСБ, Росатом и др.)
│ └── Архивы государственных корпораций и компаний (Ростех, Росатом, Российские железные дороги и др.)
│├── РЕГИОНАЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ (Архивы субъектов РФ)
│ ├── Главные архивные управления (архивные комитеты) при правительствах субъектов — органы управления
│ ├── Государственные архивы субъектов РФ (краевые, областные, республиканские)
│ ├── Муниципальные архивы (городские, районные)
│ └── Ведомственные архивы органов власти субъектов
│
└── ОБЪЕКТНЫЙ УРОВЕНЬ (Архивы организаций-образователей документов)
 ├── Архивы государственных учреждений (школы, больницы, ЗАГСы, нотариусы)
 ├── Архивы коммерческих организаций (АО, ООО, ИП)
 └── Архивы некоммерческих организаций

Детальная характеристика уровней системы

Федеральный уровень (Центральное звено)

Здесь формируется государственная политика в области архивного дела и хранятся документы федерального значения.

• Федеральное архивное агентство (Росархив), исполнительный орган, осуществляющий функции по контролю, надзору, лицензированию, аккредитации и ведению Госреестра архивного фонда.
• Федеральные государственные архивы (ФГА) — научные, методические и хранение учреждения. Примеры:
  • ГАРФ (Государственный архив Российской Федерации), документы высших органов власти RSFSR/RF.
  • РГАЭ (Российский государственный архив экономики) — фонды народного хозяйства.
  • РГВИА (Российский государственный военно-исторический архив) — до 1917 г.
  • ЦГАМО (Центральный государственный архив Минобороны), после 1917 г.
  • Архив внешней политики РФ (МИД).
• Ведомственные архивы — создаются при федеральных министерствах, службах, агентствах (ФСБ, ФСО, СВР, Росатом, Роскосмос и др.). Хранят документы по профилю деятельности ведомства.

Региональный уровень (Субъекты РФ)

Обеспечивают сохранение документов, касающихся истории и управления конкретного региона.

• Органы управления архивным делом субъектов (Главные архивные управления, комитеты, департаменты), реализуют полномочия субъекта РФ.
• Государственные архивы субъектов (например, ГАСО — Государственный архив Саратовской области, ЦГА СПб — Центральный государственный архив Санкт-Петербурга).
• Муниципальные архивы, архивы городских округов, муниципальных районов, городских/сельских поселений.

Объектный уровень (Архивы организаций)

Это база системы. Каждая организация (юридическое лицо) обязана создавать архив для хранения своих документов до передачи в государственные архивы (или уничтожения по истечении сроков).

• Государственные/муниципальные учреждения: ЗАГСы (акты гражданского состояния), суды (дела), нотариусы, школы/университеты (личные дела), поликлиники/больницы (истории болезней).
• Коммерческие организации: кадровые архивы (личные дела, табеля, зарплатные ведомости — хранение 75/50 лет), бухгалтерия, договорной работа.
• Ликвидированные/реорганизованные организации: их архивы подлежат обязательной передаче в государственные архивы (кадровые, в архивы субъектов/муниципальные, специализированные — в профильные ведомственные/федеральные).

Классификация архивов по видам (Вертикальная схема)

Помимо уровней, архивы делятся на виды в зависимости от состава фондов (ст. 13 ФЗ № 125-ФЗ):

1. Государственные архивы — хранят Архивный фонд РФ (федерального, регионального, муниципального значения). Открыты для бесплатного пользования гражданами.
2. Ведомственные архивы — создаются у федеральных органов исполнительной власти, госорганов субъектов, госорганов муниципальных образований. Хранят документы, необходимые для текущей работы ведомства, и формируют фонды для передачи в госархивы.
3. Архивы иных организаций — архивы коммерческих и некоммерческих организаций, не входящих в госсектор.

Движение документов в системе (Жизненный цикл)

Понимание схемы невозможно без понимания потоков документов:

Этапы:

1. Текущий учет (в организации-образователе): документы в работе, в делопроизводстве. Срок хранения до 10 лет (обычно).
2. Архив организации (промежуточное хранение): документы со сроками хранения более 10 лет (кадровые — 50/75 лет, бухгалтерские, 5-7 лет и т.д.). Обеспечивается организацией самостоятельно.
3. Передача в государственный архив (постоянное хранение):
   • Документы с истекшим сроком хранения, имеющие историческую/научную ценность.
   • Документы ликвидированных организаций (обязательная передача в течение установленных сроков).
   • Документы ведомственных архивов, переходящие в состав Архивного фонда РФ.
4. Использование: выдача справок, копий, предоставление доступа в читальных залах, удаленный доступ (портал «Архивы России», ГИС «Архивный фонд»).

Ключевые идентификаторы и реестры (Цифровая схема)

Для навигации в системе используются единые идентификаторы:

• Код архива (по Росархиву) — уникальный номер каждого архива в ГИС «Архивный фонд» (например, f-1234 для федерального, r-56-789 для регионального).
• Фонд — Описание — Дело (Ф. О. Д.), классическая архивная адресация документа.
• Государственный реестр архивного фонда РФ — единая информационная база о составе фондов.
• Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ) — совокупность всех архивных фондов, независимо от ведомственной подчиненности и места хранения.

Схема обращения гражданина за справкой (Практический алгоритм)

Чтобы получить архивную справку, нужно определить, где лежит документ:

Современные тренды: Цифровая трансформация системы

Схема системы архивов РФ активно трансформируется в сторону цифровизации:

• ГИС «Архивный фонд» (gis.arhiv.gov.ru) — единая государственная информационная система для учета фондов, формирования Национального перечня архивных фондов и предоставления сведений пользователям.
• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru) — единая точка входа для поиска по описям, заказа справок, оплаты услуг.
• Электронные архивы (Цифровые копии) — массовое сканирование фондов (метрические книги, фонды ВОВ, ревизские сказки) и выкладывание в открытый доступ.
• Межведомственное электронное взаимодействие (СМЭВ) — автоматическое предоставление архивных сведений Пенсионному фонду (СФР), МВД, ЗАГСам без участия гражданина (справки о стаже, о рождении и т.д.).

Система архивов РФ — это не просто набор зданий с полками, а иерархическая, нормативно закрепленная структура, где каждый уровень (федеральный, региональный, объектный) и каждый вид (государственный, ведомственный, общественный) выполняют свою функцию по сохранению национальной памяти и защите прав граждан.

Главное правило для пользователя: определите кто создал документ (организация), когда (даты) и существует ли организация сейчас. От этого зависит, в каком звене системы (текущий архив организации, ведомственный архив, муниципальный или федеральный госархив) нужно искать сведения.

Статья подготовлена на основе Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказов Росархива и открытых данных портала «Архивы России». Актуально на 2024–2026 гг.