На сегодняшний день система архивного хранения электронных документов в Республике Беларусь представляет собой сложную, многоуровневую структуру, регулируемую строгими нормативными правовыми актами и обеспеченную современной программно-технической инфраструктурой. Переход к цифровому документообороту потребовал пересмотра подходов к формированию, учету, хранению и использованию документов, составляющих Национальный архивный фонд (НАФ).
Нормативно-правовое регулирование
Законодательная база Беларуси в сфере электронного документооборота и архивного дела формировалась на протяжении более двух десятилетий. Ключевыми вехами стали:
- Закон Республики Беларусь «Об электронном документе» (декабрь 1999 г.) — заложил правовые основы обращения электронных документов, признал их юридическую силу.
- Закон Республики Беларусь «Об архивах и архивном деле в Республике Беларусь» (январь 1999 г., с последними изменениями) — определяет порядок формирования НАФ, в т.ч. государственной части, хранящейся в электронном виде.
- Государственный стандарт Республики Беларусь «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения», устанавливает единые требования к форматам, реквизитам и процедурам хранения.
- Правила работы с документами в электронном виде в государственных архивных учреждениях — утверждены государством как свод правил для архивного хранения (актуальная редакция учитывает изменения с 17 сентября 2023 г.).
- Инструкция о порядке подготовки электронных дел для сдачи в архив (Приказ Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от № 19) — регламентирует процесс передачи документов из ведомств в госархивы.
Важный принцип: На архивное хранение подлежат именно подлинники электронных документов (документы, информация которых создавалась изначально в электронном виде), а не их скан-копии, если только копии не получены статус подлинника в установленном законом порядке (в настоящее время разрабатывается методика фондирования и учета копий на правах подлинников по состоянию на октябрь 2024 г.).
Информационная система архива электронных документов (ИС АЭД НАФ)
Центральным технологическим ядром системы является Информационная система архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (ИС АЭД НАФ).
Принципы работы ИС АЭД:
- Централизованное хранение: Система обеспечивает надежное централизованное хранение электронных документов государственной части НАФ.
- Порядок передачи: Документы передаются из информационных систем государственных органов и иных организаций (СЭД, АИС) в ИС АЭД НАФ на постоянное хранение по истечении срока временного хранения, который не должен превышать трех лет.
- Регламент: Работа системы регламентируется Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции;
- Функционал: Поддержка учета документов на уровне фондов, описей и электронных дел, обеспечение подлинности, целостности и доступности документов на протяжении всего срока хранения.
Ведомственные архивы и программные решения
Помимо центральной ИС АЭД НАФ, в Беларуси активно развивается сеть ведомственных архивов электронных документов. Ключевым игроком на рынке программного обеспечения для этих целей является РУП «Национальный центр электронных услуг» (НЦЭУ).
АИС «Ведомственный архив»
Это флагманское решение НЦЭУ, имеющее:
- Возможность интеграции с ИС АЭД НАФ для последующей передачи дел на государственное хранение.
Примеры внедрения:
- Архив электронных документов для Фонда социальной защиты населения (ФСЗН).
- Создание веб-ресурсов для Министерства юстиции для обмена электронными запросами и юридически значимыми документами.
- Решения компании БФТ-Холдинг (БФТ.е-Архив), используемые в рамках стратегических мероприятий по реформированию управления (сообщено 24 января 2024 г.).
Этапы развития и современные вызовы
История архивного хранения ЭД в Беларуси прошла несколько стадий (по классификации 2000-х гг.):
- СТАДИЯ 1: Появление первых систем электронного документооборота (СЭД), Закон «Об электронном документе» (1999).
- Современный этап: Полноценное внедрение ИС АЭД НАФ, стандартизация форматов (PDF/A, XML и др.), обеспечение долгосрочного доступа (Digital Preservation).
Актуальные задачи на 2024–2026 гг.:
- Обновление правил хранения (сентябрь 2023): Внедрение изменений в работу не только с кадровыми, но и со всеми категориями архивных документов.
- Методика копий на правах подлинников: Разработка подходов к фондированию и учету копий архивных документов, приравненных к подлинникам (активно велась работа в октябре 2024 г.).
- Интеграция в номенклатуры дел: Включение электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел госорганов (Приказ директора Департамента по архивам).
- Цифровая трансформация: Стимулирование цифрового развития страны обозначено приоритетом на государственном уровне.
Доступ к архивным фондам для пользователей
Национальный архив Республики Беларусь (г. Минск, ул. Макаёнка, 12, корп. 1) обеспечивает доступ к фондам, включая электронные, через:
- Читальный зал (телефон: (017) -03-27-43).
- Удаленные сервисы и веб-мастерскую официального сайта.
- Систему электронных запросов и выдачи копий документов.
Резюме
Система архивного хранения электронных документов в Беларуси на 2026 год представляет собой зрелую экосистему, где:
- Законодательно закреплен приоритет подлинного электронного документа.
- Функционирует единая ИС АЭД НАФ для государственной части фонда.
- Развернута сеть ведомственных архивов на базе сертифицированных АИС (в т.ч. АИС «Ведомственный архив» НЦЭУ и решения БФТ-Холдинг).
- Проводится активная работа по долгосрочному сохранению (Digital Preservation), обновлению стандартов и внедрению инноваций (копии на правах подлинников).
Дальнейшее развитие вектора «Безбумажное правительство» и цифровизации экономики будет требовать постоянного совершенствования нормативной базы, увеличения пропускной способности ИС АЭД НАФ и внедрения технологий искусственного интеллекта для автоматической классификации, расстановки сроков хранения и обеспечения целостности массивов данных на десятилетия вперед.
Статья подготовлена на основе открытых данных интернета по состоянию на . Для получения юридически значимой информации обращайтесь к актуальным версиям нормативных правовых актов на Национальном правовом интернет-портале Республики Беларусь (pravo.by) и официальному сайту Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции.