Архивное дело в Республике Беларуси представляет собой сложную, многоуровневую систему, обеспечивающую сохранение документального наследия нации, прозрачность государственной власти и реализацию прав граждан на доступ к информации․ Данная система функционирует на основе строгого законодательства и включает в себя государственные, ведомственные, муниципальные и негосударственные архивы, объединенные едиными принципами формирования, учета, хранения и использования документов․

Законодательная и нормативная основа

Деятельность архивной системы регулируется иерархией нормативных правовых актов:

• Конституция Республики Беларусь (ст․ 22, 34) — гарантирует право на доступ к информации и охрану исторического наследия․
• Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и архивах» (принят № 163-З, с последними изменениями) — основной закон, определяющий принципы, организацию системы, права и обязанности субъектов архивного дела․
• Кодекс Республики Беларусь об административно-правовом процедуре, регламентирует порядок предоставления архивных справок и копий документов․
• Указы Президента и Постановления Совета Министров — определяют структуру управления, порядок финансирования, типовые штаты и правила пользования архивами․
• Технические нормативные правовые акты (ТНПА) — стандарты (СТБ, ГОСТ), инструкции по делопроизводству, срокам хранения, оформлению дел, оцифровке и электронному архивированию․

Организационная структура системы архивов

Согласно законодательству, система архивов Республики Беларусь делится на следующие уровни и категории:

Федеральный (государственный) уровень управления

1. Управление архивами и делопроизводством при Президенте Республики Беларусь — главный орган управления архивным делом в стране․ Осуществляет государственную политику, координирует деятельность всех архивов, ведет Государственный реестр архивных фондов, утверждает типовые перечни сроков хранения документов․
2. Министерство культуры Республики Беларусь — осуществляет надзор за деятельностью государственных архивов, входящих в его ведомство (исторические архивы)․

Государственные архивы (сетевые)

Образовывают единую сеть государственных архивов, финансируемую из республиканского и местных бюджетов․

А) Республиканские (централизованные) архивы — подведомственны Управлению архивами при Президенте:

• Национальный исторический архив Беларуси (НИАБ) (г․ Минск) — документы до 1917 г․ (Метрические книги, ревизские сказки, документы дворянских собраний, духовных управлений)․
• Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ) (г․ Минск) — документы советского периода (1917–1991 гг․), партийные архивы, документы центральных органов управления БССР․
• Белорусский государственный архив кинофотодокументов (БГАКФД) (г․ Минск) — аудиовизуальные документы․
• Белорусский государственный архив научно-технической документации (БГАНТД) (г․ Минск) — техническая документация предприятий, проектные институты․
• Белорусский государственный военно-исторический архив (БГВИА) (г․ Минск) — документы военной истории, ВОВ, партизанского движения․
• Архив Министерства внутренних дел Республики Беларусь — документы органов МВД․
• Архив Комитета государственной безопасности (КГБ) — документы органов госбезопасности (доступ ограничен)․

Б) Областные и Минский городской государственные архивы (6 областей + г․ Минск):

Хранят документы областных/городских органов власти, управления, предприятий и организаций соответствующих территорий․ Являются ключевыми для геноалогических и земельных запросов․

В) Районные (межрайонные), городские государственные архивы:

Базовое звено сети․ Хранят документы местных органов власти (исполкомов), сельских/городских советов, ЗАГСов (метрические книги после 1917 г․ до передачи в областные), колхозов/совхозов, школ, больниц․

Ведомственные архивы

Создаются при министерствах, государственных комитетах, иных государственных организациях (например, Архив МВД, Архив МЧС, Архив Нацбанка, архивы судов, прокуратуры, нотариата)․ Они хранят документы, образующиеся в деятельности конкретного ведомства, и подчиняются двойному подчинению: по профилю — ведомству, по методологии — Управлению архивами при Президенте․

Архивы организаций (внутренние архивы)

Существуют при каждом юридическом лице (государственном, частном, общественном)․ Обеспечивают текущее делопроизводство, формирование дел, их хранение в течение сроков, установленных перечнями, до передачи в государственные архивы (для госорганизаций) или утилизации․

Негосударственные архивы

Архивы общественных объединений, религиозных организаций, фондов, частных лиц․ Их деятельность регулируется Законом, они могут добровольно передавать документы в государственные архивы для обеспечения вечного хранения․

Ключевые функции системы

Система архивов выполняет стратегически важные функции для государства и общества:

• Формирование архивных фондов: приемка документов от образующих организаций по актам приема-передачи, экспертиза ценности документов (экспертиза актами), определение сроков хранения (временное / постоянное)․
• Обеспечение сохранности: создание специальных микроклиматических условий (температура, влажность, освещение), противопожарная защита, биозащита, антивадальные меры, создание резервных копий (микропленка, цифровые копии)․
• Научно-справочная работа: составление описей, путеводителей, указателей; ведение государственных каталогов фондов; создание электронных баз данных (ЭБД)․
• Предоставление доступа (пользование): выдача архивных справок, копий документов, организация залов чтения, удаленный доступ через порталы (например, archives․gov․by, ресурс «Память народа», «Генеалогия Беларуси»)․
• Государственная регистрация архивных фондов: учет в Государственном реестре архивных фондов Республики Беларусь․
• Методическое руководство: разработка нормативных документов, обучение кадров, инспекции состояния делопроизводства в организациях․

Современные этапы развития: Цифровая трансформация

На текущий момент (2026 год) приоритетом развития системы является цифровизация и создание «Электронного архива»․

Основные направления:

• Массовая оцифровка фондов: приоритет — метрические книги, ревизские сказки, личные дела, фото/кинодокументы․ Создание высококачественных цифровых копий (TIFF/JP2) с метаданными․
• Единый государственный архивный информационный ресурс (ЕГАИР): интеграция разрозненных баз данных архивов в единую поисковую систему для межведомственного взаимодействия и сервисов для граждан․
• Портал государственных архивов archives․gov․by: единая точка входа для поиска по описям, заказа справок онлайн, оплаты услуг, просмотра оцифрованных документов (где нет ограничений доступа)․
• Электронное делопроизводство (ЭДО) в органах власти: формирование «рожденных цифровых» документов с квалифицированной электронной подписью (КЭП) и их непосредственная передача в архивы без бумажного носителя (в соответствии с Указом № 60 и Технологическим регламентом)․
• Цифровое сохранение (Digital Preservation): внедрение стандартов OAIS, контроль целостности файлов (хеш-суммы), миграция форматов для предотвращения устаревания носителей и ПО․

Сроки хранения и доступ к документам

Система использует Единый типовый перечень сроков хранения документов, утверждаемый Управлением архивами при Президенте․

Категория документов	Типичный срок хранения	Конечное хранение
Документы постоянного хранения (исторические, научные, культурные)	Вечное	Государственные архивы (НИАБ, НАРБ, областные и т․д․)
Персональные документы (личные дела, служебные списки, пенсионные дела)	75 лет (с момента окончания работы/смерти)	Государственные архивы / Архивы ЗАГС
Документы по заработной плате, учету рабочего времени	50 / 75 лет	Государственные архивы
Техническая документация (проекты зданий, схемы коммуникаций)	Вечное / До сноса объекта	БГАНТД / Областные архивы
Временные документы (административные, отчетность краткосрочная)	1–10 лет	Уничтожение по акту после экспертизы в организации-образователе

Важно: Доступ к документам, содержащим сведения, составляющие государственные секреты, иную охраняемую законом тайну (персональные данные, коммерческую тайну), предоставляется в порядке, установленном законодательством, после истечения сроков секретности или по согласованию с владельцем информации․

Социально-значимые сервисы для граждан

Архивная система является ключевым оператором предоставления социально-правовых гарантий:

• Подтверждение стажа и заработной платы для назначения пенсий (взаимодействие с ФСЗН)․
• Подтверждение права на жилье, землю, наследование (справки из бытовых книг, домовых книг, лицевых счетов)․
• Генеалогические исследования: поиск предков по метрическим книгам, ревизским сказкам, confesionalным спискам․ Популярен сервис «Генеалогия Беларуси» на портале архивов;
• Реабилитация жертв политических репрессий: выдача справок из дел репрессированных (БГВИА, НАРБ, КГБ)․
• Образовательные и научные цели: предоставление документов для написания диссертаций, монографий, школьных/студенческих работ․

Кадровое обеспечение и образование

Для обеспечения системы квалифицированными кадрами функционирует система образования:

• Высшее образование: Белорусский государственный университет культуры и искусств (БГУКИ) — специальность «Архивоведение и документоознавство»․
• Среднее специальное: Минский колледж бизнес и права, региональные колледжи культуры․
• Повышение квалификации: Институт повышения квалификации работников культуры при БГУКИ, курсы Управления архивами при Президенте․
• Научная поддержка: Научно-методический совет при Управлении архивами, публикация журнала «Архивное дело в Беларуси»․

Международное сотрудничество

Система архивов РБ активно интегрирована в международное пространство:

• Членство в Международном совете по архивам (ICA)․
• Сотрудничество в рамках СНГ (Совет глав архивных ведомств СНГ) — унификация стандартов, обмен копиями документов общей истории․
• Билатеральные соглашения с архивами России, Украины, Польши, Литвы, Латвии, Эстонии, Германии, Израиля, США (по вопросам геноалогии, истории ВОВ, репрессий, эмиграции)․
• Участие в проектах UNESCO («Память мира») — включение уникальных фондов (например, Архив Радзивиллов, Метрические книги) в международный реестр․

Перспективы и вызовы

Несмотря на достижения, система сталкивается с вызовами, требующими системных решений:

1. Объемы «цифрового нагорода»: экспоненциальный рост электронных документов требует масштабирования хранилищ, внедрения ИИ для автоматической классификации и экспертизы ценности․
2. Устаревание носителей: необходимость срочной оцифровки магнитных лент, видеокассет, дискет, старых фотонегативов до необратимой потери информации․
3. Юридическая сила электронных копий: совершенствование законодательства для приравнивания надлежащим образом оформленной электронной копии к оригиналу бумажного документа при предоставлении гражданам․
4. Финансирование инфраструктуры: строительство новых современных депозитов с автоматизированным микроклиматом (вместо приспособленных зданий), закупка сканирующего и серверного оборудования․
5. Открытые данные (Open Data): расширение перечней фондов, переведенных в открытый доступ, баланс между прозрачностью и защитой персональных данных (Закон о ПД)․

Система архивов Республики Беларусь — это не просто места хранения старых бумаг, а высокоорганизованный, нормативно закрепленный механизм передачи документальной памяти от поколения к поколению․ Проходя путь от бумажных метрических книг XVIII века до «рожденных цифровых» документов электронного правительства, система демонстрирует способность к адаптации․ Ключевыми векторами развития на ближайшие годы остаются завершение массовой оцифровки уникальных фондов, создание единого национального цифрового репозитория и обеспечение бесшовного удаленного доступа граждан к архивным услугам, что делает историческое наследие и правовые гарантии по-настоящему доступными для каждого белоруса․