Дата подготовки: 12:33:56

В последние годы в России ускоряется процесс цифровой трансформации государственных и частных организаций. Одним из ключевых элементов этой трансформации является система электронного архивного хранения документов (СХЭД). Она обеспечивает долговременное хранение юридически значимых электронных документов‚ их учет‚ контроль доступа и возможность их последующего использования в архивных целях.

Нормативно-правовая база

Организация электронного архивного дела регулируется рядом федеральных актов и нормативных документов:

• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении требований к системам хранения электронных документов (СХЭД)».
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (Федеральное архивное агентство).
• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.
• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Электронный архив».

Основные функциональные требования к СХЭД

Согласно типовым требованиям Федерального архивного агентства‚ система должна обеспечивать:

1. Формирование уведомления отправителю о приёме электронных дел‚ документов и описей дел‚ а также уведомления об отказе в случае отрицательного результата проверки.
2. Заверение принятых на хранение электронных дел и документов электронной подписью уполномоченного лица.
3. Учет поступления электронных дел и документов на архивное хранение (регистрация‚ присвоение архивного шифра‚ контроль сроков).
4. Поддержку описи электронных дел и документов‚ которая одновременно является актом приёма‑передачи.
5. Контроль соответствия документов требованиям к формату‚ целостности и подлинности (проверка на соответствие ГОСТ‚ проверка подписи‚ контроль метаданных).
6. Обеспечение долговременного хранения (минимум 50 лет) с учётом требований к миграции форматов и резервному копированию.
7. Возможность работы с физически обособленными носителями (например‚ архивные ленты‚ оптические диски) в случае необходимости.

Процесс формирования уведомления отправителю

Согласно пункту 4.4 Приказа № 77‚ система должна автоматически генерировать два типа сообщений:

• Уведомление о приёме – отправляется после успешной проверки документа на соответствие требованиям (формат‚ подпись‚ наличие обязательных реквизитов).
• Уведомление об отказе – формируется в случае обнаружения несоответствия (например‚ отсутствие подписи‚ неверный архивный шифр). В уведомлении указываются причины отказа и рекомендации по исправлению.

Оба сообщения должны содержать:

1. Дата и время формирования;
2. Идентификатор (номер) электронного дела;
3. Список принятых (или отклонённых) документов с указанием их названий и размеров;
4. Контактные данные ответственного лица в архиве.

Электронная подпись и заверение

Для подтверждения юридической силы электронных архивных документов (ЭАД) требуется:

• Подпись уполномоченного лица (директора архива‚ главного архивариуса) с использованием квалифицированного сертификата.
• Применение алгоритмов‚ одобренных ФСБ РФ (RSA‚ ECC с длиной ключа не менее 2048 бит).
• Хранение оригинального сертификата и закрытого ключа в аппаратных модулях защиты (HSM) для предотвращения несанкционированного доступа.

Учёт и контроль поступления документов

СХЭД должна вести журнал регистрации‚ в котором фиксируются:

1. Дата и время поступления;
2. Идентификатор отправителя;
3. Тип и количество документов;
4. Результат проверки (принят/отклонён);
5. Присвоенный архивный шифр и ;

Эти данные используются при формировании внутренней описи и при последующем поиске документов в архиве.

Описание (опись) электронных дел и документов

Опись играет двойную роль – она является актом приёма‑передачи и описным документом для последующего поиска. Согласно правилам ФАА‚ в листе‑заверителе и внутренней описи указываются:

• Архивный шифр;
• электронного документа (или единицы хранения);
• Объём (размер) файла;
• Краткое содержание (аннотация).

При нумерации листов в делах следует соблюдать последовательность‚ указанную в нормативных актах‚ чтобы обеспечить однозначную идентификацию.

Правила организации хранения

Для обеспечения долговременного хранения необходимо соблюдать следующие правила:

1. Структурирование хранилища по уровням: архивный фонд → подразделения → дела → документы.
2. Применение стандартных форматов (PDF/A-2‚ TIFF/IT‚ XML) для обеспечения независимости от программного обеспечения.
3. Регулярная модернизация носителей (миграция с устаревших носителей на новые‚ проверка целостности).
4. Создание резервных копий в географически разнесённых дата‑центрах.
5. Контроль сроков хранения в соответствии с нормативными требованиями (например‚ 50 лет для государственных документов).

Практические шаги по внедрению электронного архива в организации

Ниже представлена последовательность действий‚ которые помогут успешно реализовать проект электронного архива:

Подготовительный этап

• Анализ текущих процессов документооборота и выявление типов документов‚ подлежащих архивированию.
• Разработка локального нормативного акта «Правила организации электронного архива»‚ согласованного с Приказом № 77.
• Определение ответственных лиц (архивариус‚ ИТ‑специалист‚ руководитель подразделения).

Выбор и настройка СХЭД

• Оценка рынка решений (например‚ «SL Soft»‚ «КиберЛенинка»‚ «GlobalCIODigitalExperts»).
• Проверка соответствия выбранного продукта требованиям Приказа № 77 (поддержка ЭП‚ формирование уведомлений‚ опись‚ архивный шифр).
• Интеграция СХЭД с существующей системой электронного документооборота (ЭДО) и с корпоративным порталом.

Формирование метаданных и описи

• Определение обязательных метаданных (шапка‚ дата‚ автор‚ классификатор).
• Разработка шаблонов описи в соответствии с приложением 24 к Правилам.
• Автоматизация заполнения описи через интеграцию с СХЭД.

Обеспечение юридической силы

• Установка HSM‑модуля и загрузка квалифицированных сертификатов.
• Настройка процедур подписи и верификации документов.
• Регистрация системы в реестре средств электронного документооборота (при необходимости).

Тестирование и запуск

• Проведение пилотного проекта на ограниченном наборе дел.
• Тестирование процессов формирования уведомлений‚ описи и архивного шифрования.
• Обучение персонала (архивариусов‚ сотрудников ИТ‑отдела).
• Постепенный переход всех документов в электронный архив.

Поддержка и развитие

• Мониторинг целостности и доступности хранимых файлов (контрольные суммы‚ аудит).
• Регулярные проверки соответствия нормативным срокам хранения.
• Обновление программного обеспечения и миграция форматов.

Технические рекомендации

Электронный архив – это не просто технологическое решение‚ а стратегический ресурс‚ который обеспечивает сохранность юридически значимых документов‚ упрощает их поиск и гарантирует их подлинность в течение десятилетий. При правильном подходе к формированию уведомлений‚ использованию электронной подписи‚ ведению описи и соблюдению нормативных требований организация получает надёжный инструмент для выполнения своих архивных обязанностей и повышает эффективность работы с документами.

Ключевые выводы:

• Соблюдение Приказа № 77 и ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – обязательное условие легитимности электронного архива.
• Автоматизация формирования уведомлений и описи значительно снижает риск ошибок и ускоряет процесс приёма‑передачи.
• Электронная подпись уполномоченного лица и использование HSM гарантируют юридическую силу архивных документов.
• Регулярный аудит‚ резервное копирование и миграция форматов – ключ к долговременному хранению.

При соблюдении всех перечисленных требований и рекомендаций электронный архив станет надёжным фундаментом для управления документами любой организации.

© 2026. Все права защищены.