Система квалификационных требований к работникам архивного дела в Российской Федерации является фундаментом для обеспечения профессионализма, сохранности документального наследия и эффективности архивных учреждений. Ключевым документом, регламентирующим этот вопрос на федеральном уровне, является Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 25 марта 2013 г. № 119н «Об утверждении профессиональных квалификационных групп должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов».

Правовая основа и сфера действия

Приказ Минтруда России № 119н вступил в силу 22 июня 2013 года. Он был разработан на основе проекта Федерального архивного агентства (Росархива) и согласован с профильными ведомствами. Документ распространяется на широкую категорию архивных учреждений:

• Государственные архивы (федерального, регионального уровня);
• Центры хранения документации;
• Архивы муниципальных образований;
• Ведомственные архивы (министерств, ведомств);
• Архивы организаций (в т.ч. коммерческих, если они хранят архивные документы);
• Лаборатории обеспечения сохранности архивных документов (реставрационные, биологической защиты и др.).

Важно: Данные квалификационные группы являются базовыми для разработки должностных регламентов, штатных расписаний, проведения аттестации персонала и определения уровней оплаты труда.

Структура профессиональных квалификационных групп (ПКГ)

Приказ № 119н устанавливает три профессиональные квалификационные группы, которые отличаются уровнем сложности выполняемой работы, требованиями к образованию, стажу и компетенциям.

Первая квалификационная группа (ПКГ 1-го уровня)

Характер работы: Исполнительский, подчиненный. Выполнение операций по приему, учету, хранению, оформлению и выдаче архивных документов по четко заданным инструкциям и стандартам.

Типовые должности: Архивариус (младший), техник архива, контролер-хранитель, упаковщик, санитарный рабочий архива, оператор сканирующего/ксерокопирующего оборудования.

Требования к образованию: Среднее профессиональное образование (СПО) по профилю «Архивоведение», «Документоведение», «Библиотечно-информационная деятельность» или иное СПО с прохождением программы профессиональной переподготовки. Допускается общее среднее образование при наличии стажа работы по специальности (обычно не менее 1-3 лет).

Вторая квалификационная группа (ПКГ 2-го уровня)

Характер работы: Специалистский, самостоятельный. Выполнение сложных аналитических операций: научная обработка фондов (опись, систематизация), экспертиза документов на предмет ценности и сроков хранения, работа с запросами сложного характера, участие в издании путеводителей и справочников, методическое руководство работниками 1-й группы.

Типовые должности: Архивист (основная масса специалистов), старший архивариус, научный сотрудник (младший), эксперт по экспертизе документов, реставратор (среднего звена), библиограф архива.

Требования к образованию: Высшее образование (бакалавриат, специалитет, магистратура) по направлениям: «Архивоведение», «История», «Документоведение и архивоведение», «Информационная безопасность» (архивный профиль) и др. При наличии высшего образования не профильного направления требуется профессиональная переподготовка. Стаж работы по специальности обычно не требуется для входа в должность, но нужен для присвоения квалификационных разрядов/категорий.

Третья квалификационная группа (ПКГ 3-го уровня)

Характер работы: Руководительский, методический, экспертно-аналитический высшего уровня. Определение стратегии развития архива, управление фондами, разработка нормативных актов и методических рекомендаций, проведение государственной экспертизы документов, руководство структурными подразделениями или всем учреждением, научная исследовательская работа.

Типовые должности: Директор архива, завучи/заместители директора, начальники отделов/секторов/управлений, ведущие научные сотрудники, главные эксперты, старшие реставраторы-художники, методисты высшего уровня.

Требования к образованию: Высшее образование (специалитет, магистратура) профильного направления. Обязательное наличие стажа работы по специальности (как правило, не менее 3-5 лет на должностях 2-й группы) и/или наличие ученой степени/звание. Для руководящих должностей часто требуется прохождение программы повышения квалификации по государственному/муниципальному управлению.

Квалификационные характеристики должностей (КХД)

На основе ПКГ разработаны Квалификационные характеристики должностей (КХД) — типовые стандарты для конкретных наименований должностей. Они детализируют требования ПКГ и включают следующие разделы (согласно структуре, утвержденной Росархивом):

1. Общие сведения: Наименование должности, уровень ПКГ, категория работника (руководитель, специалист, технический исполнитель).
2. Квалификационные требования:
   • Образование (уровень, направление подготовки);
   • Стаж работы (общий, по специальности, на руководящих постах);
   • Перечень необходимых профессиональных знаний (законодательство, архивная теория, технологии хранения, ИТ, охрана труда);
   • Перечень профессиональных навыков (умение работать с АИС, составлять описи, проводить экспертизу, реставрировать и т.д.).
3. Должностные обязанности: Детальный перечень функций в соответствии с ЕТКС (Единым тарифно-квалификационным справочником) и профстандартами.
4. Права и ответственность: Административная, гражданско-правовая, дисциплинарная.
5. Взаимосвязи: С кем взаимодействует сотрудник (внутренние подразделения, Росархив, пользователи, правоохранительные органы).

Пример: КХД должности «Архивист» (ПКГ 2-го уровня)

Это наиболее массовая должность в архивной сфере. Ключевые элементы её характеристики:

• Образование: Высшее (Архивоведение / Документоведение / История с профильной переподготовкой).
• Знания: ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О гос. тайне», ФЗ «О ПДн», ГОСТы по архивному делу (Р 7;0.97-2016, Р 7.0.100-2018 и др;), технологии формирования фондов, описания, хранения, пользовательской работы, основы информационной безопасности.
• Навыки: Формирование дел и фондов, составление описей (бумажных и электронных), проведение акта экспертизы документов, работа в АИС архива (например, «ЭЛАР», «Архивист», 1С:Архив), консультирование пользователей, подготовка публикаций.

Связь с Профессиональными стандартами (Профстандартами)

С 2016 года в России действует система профессиональных стандартов; Для архивной сферы ключевыми являются:

• Профстандарт «Архивист» (утв. Приказом Минтруда от № 236н, ред. от 2022 г.) — базовый для специалистов 2-й ПКГ.
• Профстандарт «Руководитель архивного учреждения / Начальник структурного подразделения архивного учреждения» — для 3-й ПКГ.
• Профстандарт «Техник архива» / «Архивариус» — для 1-й ПКГ.
• Профстандарты по реставрации документов, оцифровке, управлению записями (Records Management).

Принцип соответствия: КХД и ПКГ приводятся в соответствие с актуальными профстандартами. Работодатель (архив) обязан использовать профстандарты при разработке локальных нормативных актов (должностных регламентов, положений об оплате труда), если трудовые функции сотрудника совпадают с функциями в профстандарте (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ).

Особенности применения в Росархиве и ведомственных архивах

Федеральное архивное агентство (Росархив) выпускает локальные нормативные акты (приказы директора Росархива), уточняющие применение ПКГ для своих структурных подразделений и ведомственных архивов. В частности:

• Утверждаются должностные регламенты госслужащих Росархива с привязкой к приложениям 1 и 2 к приказам о квалификационных требованиях.
• Вводится система классных чинов госслужащих, которая коррелирует с ПКГ (например, 2-я ПКГ часто соответствует классным чинам «Советник» / «Старший советник», 3-я ПКГ — «Действительный государственный советник» 3/2/1 класса).
• Проводится обязательная аттестация госслужащих с проверкой соответствия квалификационным требованиям ПКГ и профстандартов.

Практическое значение для HR-служб архивов

Понимание структуры ПКГ критически важно для решения следующих кадровых задач:

Актуальные тренды и изменения

На 2026 год (с учетом даты запроса ) наблюдаются следующие тенденции, влияющие на применение ПКГ:

• Цифровизация и «Электронный архив»: В КХД всех уровней все чаще прописываются компетенции по работе с электронными документами (ЭДО), системами управления архивами (АУА), цифровым сохранением (OAIS), блокчейн-технологиями верификации.
• Обновление профстандартов: Регулярные редакции профстандартов (последние значимые правки 2022-2024 гг.) требуют пересмотра локальных КХД архивов.
• Независимая оценка квалификаций (НОК): Развитие сети квалификационных центров по архивному делу для подтверждения навыков работников 1-й и 2-й ПКГ на практике (демонстрационный экзамен).
• Расширение функций «Архивиста»: Внедрение функций менеджера по записям (Records Manager) на этапе создания документов в организации-образователе, что меняет профиль знаний для 2-й ПКГ.

Профессиональные квалификационные группы должностей (ПКГ), утвержденные Приказом Минтруда России № 119н, остаются основным инструментом стандартизации кадрового потенциала архивной сферы России. Они обеспечивают единство подходов к определению требований к персоналу в государственных, муниципальных и ведомственных архивах, а также в лабораториях сохранности.

Для эффективного управления архивным учреждением необходимо не только формально соблюдать ПКГ при оформлении штатного расписания, но и динамически корректировать локальные квалификационные характеристики в соответствии с актуальными профессиональными стандартами, требованиями цифровой трансформации и стратегическими задачами сохранности документального наследия.

Справочная информация:
Основной документ: Приказ Минтруда России от № 119н (зарегистрирован в Минюсте России № 28528).
Ключевые профстандарты: «Архивист» (№ 236н), «Руководитель архивного учреждения», «Техник архива».
Нормативная база: ФЗ «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ, ТК РФ (ст. 195.3), ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.100-2018.