В современной России архивная деятельность тесно связана с информационными технологиями.
Создание и внедрение системы учёта позволяет обеспечить надёжное хранение,
полноценный контроль и удобный доступ к архивным документам в соответствии с действующим
законодательством и нормативными документами. В статье рассматриваются правовые основы,
структура и функции системы учёта, её автоматизация, текущий уровень внедрения и
перспективы дальнейшего развития.

Правовое основание и нормативные документы

Основой организации учёта архивных документов являются:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов
  Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных
  и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее – Правила);
• ГОСТы в области архивного дела (например, ГОСТ 7.0‑2003 «Система стандартов по информации,
  библиотечному и издательскому делу»).

Согласно Правилам, документы включаются в состав Архивного фонда РФ после проведения
экспертизы их ценности, осуществляемой экспертно‑проверочными комиссиями уполномоченных
органов.

Цели и задачи системы учёта

1. Обеспечение полного соответствия архивной работы действующим нормативным требованиям;
2. Автоматизация основных процессов: комплектование, учёт, хранение, использование;
3. Контроль сроков хранения и формирование актов о выделении к уничтожению;
4. Создание единой информационной среды для поиска и доступа к архивным документам;
5. Подготовка отчётных форм и статистических данных для органов управления архивным делом.

Структура системы учёта

Единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения

Ядром любой учётной системы является единая система регистрации архивных фондов,
коллекций и единиц хранения (ЕСР ФФЕХ). Она обеспечивает:

• Уникальную идентификацию каждого фонда и единицы хранения;
• Хранение метаданных (название, период, тематика, объём, правовой статус);
• Связь с другими учетными документами (описи, карточки дел, журналы учёта).

Электронные справочники и указатели

Для упрощения поиска создаются электронные справочники:

• Электронный указатель архивных дел;
• Электронный каталог (книжный и тематический);
• Электронные описные документы (описи, карточки дел).

Базы данных учётных документов

Система включает несколько взаимосвязанных баз данных:

• База данных фондов – хранит сведения о всех зарегистрированных фондах;
• База данных единиц хранения – информация о местах и условиях хранения;
• База данных учётных журналов – фиксирует операции поступления, перемещения, выдачи и уничтожения;
• База данных пользователей – регистрирует права доступа и историю запросов.

Информационная система удалённого использования (ИСУУД)

Это федеральная государственная информационная система, предоставляющая сведения о составе
Архивного фонда РФ и позволяющая осуществлять поиск по научно‑справочному аппарату
федеральных архивов. Доступ к системе бесплатный, плата за поиск места хранения не
взимается.

Автоматизация процессов

Автоматизация охватывает следующие ключевые операции:

Текущий уровень внедрения в России

По состоянию на 2026 год автоматизированный учёт ведут:

• 100 федеральных архивов (все с пофондовой организацией документов);
• 67 государственных архивов субъектов РФ (из 211);
• 24 муниципальных архива (из 2400).

Это показывает, что система уже активно используется в крупнейших архивах, однако
многие муниципальные учреждения находятся в стадии пилотных проектов или только
планируют внедрение.

Преимущества использования системы учёта

1. Соответствие нормативам – автоматический контроль сроков хранения и требований к
   уничтожению;
2. Повышение эффективности – сокращение времени поиска документов в среднем на 60‑70 %;
3. Прозрачность – возможность формирования отчётов в режиме реального времени;
4. Унификация – единые формы и справочники для всех государственных архивов;
5. Доступность – удалённый поиск через ИСУУД без необходимости физического посещения
   архива.

Проблемы и вызовы

• Недостаточная техническая оснащённость небольших муниципальных архивов;
• Необходимость обучения персонала работе с новыми программными продуктами;
• Интеграция с существующими «бумажными» учётными документами;
• Обеспечение информационной безопасности и защиты персональных данных.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Расширение функционала ИСУУД за счёт внедрения искусственного интеллекта для автоматической
  классификации и распознавания текста в отсканированных документах;
• Создание единого национального портала доступа к архивным материалам для научных и
  образовательных целей;
• Модернизацию инфраструктуры муниципальных архивов (обновление серверов, переход на
  облачные решения);
• Разработку стандарта «Российский архивный электронный документ», который будет
  регламентировать форматы, метаданные и процедуры электронного хранения.

Система учёта в государственных архивах – это фундаментальный элемент современной
архивной инфраструктуры России; Она обеспечивает законность, эффективность и открытость
архивных процессов, позволяя сохранять культурное наследие в цифровом виде и предоставлять
к нему доступ широкому кругу пользователей. Дальнейшее развитие системы будет связано
с внедрением новых технологий, расширением доступа и повышением уровня автоматизации,
что в конечном итоге укрепит роль архивов как надёжного хранилища исторической памяти страны.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.