Цель статьи – дать полное представление о том‚ как структурируются и систематизируются архивные документы в рамках
архивного фонда РФ‚ начиная от общероссийского уровня и заканчивая внутренней организацией внутри конкретного архива.

Нормативно‑правовая база

Основой для всех вопросов‚ связанных с хранением и систематизацией архивных документов‚ является Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности‚ статья 17 закона обязывает государственные органы‚ органы местного самоуправления‚ организации и индивидуальных предпринимателей обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков.

Дополнительные регулятивные акты‚ которые уточняют порядок организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов:

• Приказ Федерального архивного агентства от № 24 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
• Методические рекомендации по применению указанных правил (например‚ документы «Лента ПРАЙМ»‚ «Гарант»);
• Организационно‑методическое руководство и контроль за работой архивов организаций (раздел 7 «Описание архивных документов и научно‑справочный аппарат»).

Понятие «архивный фонд» и его уровни

Архивный фонд – совокупность документов‚ относящихся к определённому субъекту (государственному органу‚ муниципальному образованию‚ организации) и объединённых по признакам времени‚ тематики‚ ценности и доступа. Внутри фонда выделяют несколько уровней организации:

Первый уровень – Объединённый архивный фонд (ОАФ) России

Это высший уровень‚ охватывающий все архивные документы‚ находящиеся в государственной системе архивов. ОАФ характеризуется:

• Датами создания и ликвидации организации‚ чьи документы включены в фонд;
• Схемой систематизации‚ охватывающей все разделы и подразделы‚ принятые на федеральном уровне;
• Единым классификационным справочником (например‚ Классификатор архивных фондов РФ).

Второй уровень – Архивный фонд в пределах конкретного архива

Каждый архив (федеральный‚ региональный‚ муниципальный‚ специализированный) формирует собственный архивный фонд‚ который является частью ОАФ. На этом уровне учитываются:

1. Схема систематизации‚ разработанная с учётом особенностей регионального или отраслевого контекста;
2. Описи (описные листы) дел и документов‚ закрепляющие порядок размещения единиц хранения;
3. Категории доступа (открытый‚ ограниченный‚ закрытый) и степень ценности (ценные‚ важные‚ обычные).

Третий уровень – Конкретный архивный фонд (КАФ) или архивная коллекция

Внутри архива документы группируются по отдельным фондам или коллекциям‚ которые могут соответствовать:

• Определённому периоду (например‚ 1917‑1922 гг.);
• Тематическому направлению (документы по личному составу‚ финансовой деятельности‚ технической документации);
• Степени ценности (ценные архивные документы‚ документы средней ценности‚ документы низкой ценности).

Четвёртый уровень – Единицы хранения

Это базовый элемент системы – дело‚ файл‚ коробка‚ папка‚ микрофильм и т.п. Каждая единица хранения описывается в описи (или описных листах) и привязывается к соответствующей позиции схемы систематизации.

Схема систематизации – «скелет» организации

Схема систематизации (СС) – документ‚ определяющий порядок размещения единиц хранения в пределах архива. По правилам (Приказ ФАА № 24 от ) СС должна:

• Быть основанием для внутренней организации единиц хранения;
• Отражать один или несколько признаков классификации (по времени‚ тематике‚ типу документа‚ степени ценности‚ категории доступа);
• Фиксироваться в описи (или описях) дел и документов.

Пример структуры СС (упрощённый):

Дела по организации
 1.1. Учредительные документы
 1.2. Документы по ликвидации
Дела по персоналу
 2.1. Приём на работу
 2.2. Движение по службе
Дела по финансовой деятельности
 3.1. Бюджетные документы
 3.2. Кассовые операции
...
 

Категории доступа и степень ценности – третий уровень организации

Внутри каждого фонда документы делятся по двум важнейшим признакам:

1. Степень ценности (ценные‚ важные‚ обычные). Определяется в соответствии с Положением о классификации архивных документов и влияет на сроки хранения и условия доступа.
2. Категория доступа (открытая‚ ограниченная‚ закрытая). Устанавливается в зависимости от конфиденциальности‚ персональных данных‚ коммерческой тайны и т.п.

Эти признаки фиксируются в описи и позволяют архивисту быстро определить‚ какие документы могут быть предоставлены пользователю‚ а какие требуют специальных разрешений.

Практический пример организации в пределах архива

Шаг 1 – Формирование схемы систематизации

Создаётся документ «Схема систематизации архивного фонда «Государственное учреждение «Энергетика»»‚ в котором определяются разделы:

• Учредительные и уставные документы;
• Документы по персоналу;
• Техническая документация;
• Финансово‑хозяйственная деятельность.

Шаг 2 – Описание единиц хранения

Для каждого раздела формируются описи дел. Пример описи для раздела 2 «Документы по персоналу»:

Опись дел № 2‑ЭН
Дело № 2‑ЭН‑001 – Приём на работу (1975‑1990)
Дело № 2‑ЭН‑002 – Переводы и перемещения (1991‑2005)
Дело № 2‑ЭН‑003 – Пенсионные документы (2006‑2020)
...
 

Шаг 3 – Присвоение степени ценности и категории доступа

Каждое дело получает метки‚ например:

• Степень ценности: ценное (дело 2‑ЭН‑001)‚ важное (дело 2‑ЭН‑002)‚ обычное (дело 2‑ЭН‑003).
• Категория доступа: открытая (дело 2‑ЭН‑003)‚ ограниченная (дело 2‑ЭН‑002)‚ закрытая (дело 2‑ЭН‑001).

Шаг 4 – Физическое размещение и учёт

Документы помещаются в специально подготовленные шкафы‚ нумеруются и вносятся в электронный учётный реестр‚ где указаны:

• Номер единицы хранения;
• Ссылка на опись;
• Степень ценности и категория доступа;
• Сроки хранения (по нормативам 125‑ФЗ).

Важные требования к организации

Согласно пункту 2.9 Закона об архивном деле и пункту 2.9.1 Приказа ФАА № 24‚ необходимо соблюдать:

• Систематизированный порядок – документы должны быть размещены согласно схеме систематизации;
• Непрерывность фонда – исключать «дробление» фонда‚ которое может нарушить целостность и усложнить доступ;
• Регулярный контроль – проверка соответствия реального размещения документам описи‚ актуализация схем и описей;
• Обеспечение сохранности – соблюдение климатических и охранных условий‚ а также защита от потери или порчи.

Уровни организации документов архивного фонда РФ в пределах архива представляют собой многоступенчатую систему‚ где каждый уровень (от общероссийского ОАФ до отдельной единицы хранения) имеет свои задачи и нормативные требования. Ключевыми элементами являются:

1. Законодательная база (125‑ФЗ‚ Приказ ФАА № 24);
2. Схема систематизации‚ фиксируемая в описях;
3. Классификация по степени ценности и категории доступа;
4. Тщательный учёт и контроль за целостностью фонда.

Только при строгом соблюдении этих принципов архив может выполнять свою главную функцию – сохранение исторической памяти и обеспечение доступа к документам в законных пределах.

Список использованных источников

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Федерального архивного агентства от № 24 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
• Методические рекомендации по применению правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов архивного фонда (издания «Лента ПРАЙМ»‚ «Гарант»).
• Организационно‑методическое руководство и контроль за работой архивов организаций‚ раздел 7 «Описание архивных документов и научно‑справочный аппарат».

Автор статьи – полезный помощник‚ использующий актуальные нормативные документы и практический опыт архивных специалистов.