Систематизация дел – это процесс упорядочения единиц хранения (дел‚ папок‚ файлов) в архивном фонде согласно
утверждённой схеме классификации и шифровки․ Правильная систематизация обеспечивает быстрый поиск‚ надёжный учёт и
правильное использование документов как в текущем делопроизводстве‚ так и после их передачи в государственные
архивы․
Нормативно‑правовая база
Основные документы‚ регламентирующие систематизацию дел‚ включают:
- Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов архивного фонда
Российской Федерации (далее – Правила)․ - Методические рекомендации по применению Правил‚ в частности пункты:
- 2․2 – «Документальный фонд организации»;
- 4․14‑4․15 – «Номенклатура дел»;
- 5․4 – «Организация документов в пределах архивного фонда»․
- Методические рекомендации по комплектованию‚ описанию‚ учёту и использованию документов личного происхождения
(Федеральное архивное агентство)․ - КонсультантПлюс: «Работы по подготовке дел к передаче в архив организации» (п․ 2․1․1)․
Все эти документы определяют‚ какие действия необходимо выполнить‚ какие термины использовать и какие формы
оформления обязательны․
Ключевые понятия
2․1 Фонд‚ дело‚ единица хранения
• Фонд – совокупность всех документов‚ относящихся к определённому субъекту (организации‚ семье‚ лицу) и
оформленных в единой системе․
• Дело – структурная единица фонда‚ объединяющая документы‚ связанные по теме‚ функции или периоду․
• Единица хранения – любой документ (лист‚ файл‚ микрофильм)‚ включённый в дело и подлежащий учёту․
2․2 Номенклатура дел
Номенклатура дел – это перечень всех дел‚ которые могут образовываться в организации․ Она служит основой для
формирования документального фонда (п․ 2․2 Правил) и используется при составлении описей дел‚ определении сроков
хранения и распределении по личному составу․
2․3 Схема систематизации
Схема – логический план‚ по которому делятся и кодируются все единицы хранения․ Схема может быть:
- Хронологической (по годам‚ датам);
- Алфавитной (по названиям адресатов‚ названиям дел);
- Тематической (по видам деятельности‚ проектам);
- Функциональной (по подразделениям‚ уровням управления)․
2․4 Шифровка дел
Шифр – короткое буквенно‑цифровое обозначение‚ позволяющее быстро определить место дел в схеме․ Пример шифра:
01․02․03-2023/001‚ где:
- «01» – код организации;
- «02» – код подразделения;
- «03» – код темы (дело);
- «2023» – год создания;
- «001» – порядковый номер в пределах темы․
Этапы систематизации дел
3․1 Подготовительный этап
- Определить фондыобразователей (организацию‚ отдел‚ семью‚ лицо)․
- Сформировать номенклатуру дел в соответствии с типом деятельности и сроками хранения․
- Утвердить схему систематизации (хронологическая‚ тематическая и т․д․) и правила шифровки․
3․2 Выделение и группировка документов
- Отобрать документы‚ относящиеся к одному делу‚ согласно номенклатуре․
- Разделить их по признакам систематизации (дата‚ адресат‚ тема);
- Для особо ценных документов создать отдельный заголовок в сдаточной описи (см․ методические рекомендации)․
3․3 Присвоение шифров и маркировка
Для каждой единицы хранения выполнить:
- Присвоение шифра согласно схеме․
- Нанесение маркировки (наклейка‚ штамп) на папку/коробку․
- Ведение журнала присвоенных шифров (электронный или бумажный)․
3․4 Описание и внесение в описи
Описная запись должна включать:
- Шифр и название дела;
- Сроки хранения (постоянный‚ временный‚ свыше 10 лет);
- Краткое содержание (тема‚ период‚ адресаты);
- Объём (кол‑во листов‚ файлов);
- Указание на наличие особых признаков (ценность‚ конфиденциальность)․
Описания вносятся в опись дел структурных подразделений и в сдаточную опись при передаче в архив․
3․5 Передача в архив
После завершения систематизации документы передаются в архивный фонд в порядке‚ обеспечивающем их учёт‚ поиск и
использование․ В архиве проводится окончательная проверка соответствия шифров‚ описей и схемы систематизации․
Специфика работы с особыми документами
4․1 Документы личного происхождения
Для документов‚ имеющих признаки особой ценности (например‚ рукописные варианты‚ оригиналы подписей)‚ в
сдаточную опись вносится отдельный заголовок․ Систематизация внутри таких дел обычно проводится только по
хронологии и алфавиту адресатов; нумерация листов и систематизация вариантов рукописей не требуется․
4․2 Документы‚ подлежащие длительному хранению (свыше 10 лет)
Такие документы оформляются в отдельные временные фонды с указанием продлённого срока хранения и
особых условий доступа․
Практические рекомендации (чек‑лист)
- Утвердите номенклатуру дел до начала систематизации – без неё невозможно корректно распределять документы․
- Разработайте единую схему шифровки и доведите её до всех сотрудников‚ участвующих в работе с документами․
- Проводите регулярные аудиты (раз в полгода) для проверки соответствия реального состояния дел
утверждённой схеме․ - Для особо ценных документов создавайте отдельные описи и храните их в отдельном‚ более надёжном месте․
- Обеспечьте электронный учёт (база данных) шифров‚ описей и местоположения – это ускорит поиск и уменьшит риск
потери информации․ - При передаче в архив подготовьте полный пакет документов: оригиналы‚ копии‚ описи‚ журнал шифров‚
акт приёма‑передачи․ - Обучайте персонал: проведите инструктаж по правилам систематизации‚ работе с номенклатурой и шифрами․
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие единой схемы – приводит к дублированию дел и затрудняет поиск․ Решение: фиксировать схему в
нормативных актах организации․ - Неправильное присвоение сроков хранения – может вызвать преждевременное уничтожение документов․
Решение: использовать таблицы сроков из Правил․ - Неучёт особых признаков (ценность‚ конфиденциальность) – повышает риск утраты или несанкционированного
доступа․ Решение: отдельные заголовки в сдаточной описи и специальные условия доступа․ - Отсутствие актуальных описей – усложняет передачу в архив․ Решение: вести описные карточки в режиме
«on‑line»․
Систематизация дел в пределах фонда и архива – это фундаментальная процедура‚ обеспечивающая сохранность‚
доступность и правовую значимость документов․ Применяя номенклатуру дел‚ чётко определённые схемы
систематизации и стандартизированную шифровку‚ организации способны эффективно управлять своим документальным
фонтом‚ а архивы – надёжно хранить и предоставлять документы пользователям․
Следуя методическим рекомендациям и нормативным актам‚ вы создадите прозрачную и удобную систему учёта‚
которая будет отвечать требованиям как текущего делопроизводства‚ так и долгосрочного архивного хранения․
Список использованных источников
- Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов архивного фонда РФ․
- Методические рекомендации по применению Правил (п․ 2․2‚ 4․14‑4․15‚ 5․4)․
- Методические рекомендации по комплектованию‚ описанию‚ учёту и использованию документов личного
происхождения (Федеральное архивное агентство)․ - КонсультантПлюс: «Работы по подготовке дел к передаче в архив организации» (п․ 2․1․1)․