Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно систематизировать и хранить архивные документы внутри архивных фондов, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие практические приёмы используют современные архивы․

Основные понятия

• Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой․ Фонд образуется в результате повседневной деятельности организации‑источника․
• Объединённый архивный фонд – несколько архивных фондов, объединённых по определённому признаку (хронология, тематика, география и т․п․)․
• Архивная коллекция – отдельный набор документов, не образующий самостоятельный фонд, но имеющий самостоятельную ценность․
• Единица хранения (дело) – физический или электронный объект, в котором находятся документы (папка, коробка, электронный файл)․

Нормативно‑правовая база

Организация документов в пределах архивов регулируется следующими документами:

1. Пункт 2․9 Правил организации архивного дела в Российской Федерации – обязательное требование систематизировать документы в пределах фонда․
2. Пункт 2․1 тех же правил – определяет порядок объединения документов в фонды, объединённые фонды и коллекции․
3. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г․) – устанавливает общие принципы формирования и хранения архивных фондов․
4. Приказы Минкультуры РФ о нормативных режимах хранения (противопожарный, климатический, охранный)․

Принципы организации документов в пределах фонда

Систематизация должна отвечать следующим принципам:

• Исторический принцип – документы группируются по периоду их создания․
• Логический (тематический) принцип – объединение по содержанию, функции или субъекту․
• Хронологический порядок – внутри фонда документы располагаются от более ранних к более поздним․
• Алфавитный порядок – используется при классификации по названиям фондообразователей, подразделений и т․п․
• Принцип значимости – более ценные документы размещаются в более надёжных условиях․

Этапы организации документов в пределах фонда

Подготовительный этап

1. Определение фондообразователя (организация‑источник, подразделение, проект)․
2. Сбор и предварительный отбор документов (оценка ценности, сроков хранения)․
3. Составление нормативных актов (решение о включении в фонд, план комплектования)․

Формирование схемы систематизации

Схема систематизации – это иерархическая структура, отражающая порядок размещения документов внутри фонда․

Нумерация и топографические указатели

• Нумерация помещений, стеллажей, шкафов, полок производится согласно порядку нумерации архивных помещений (приказ Минкультуры РФ № 112‑Э от )․
• Для каждой единицы хранения формируется топографический указатель – уникальный код, включающий:
  • Код фонда (например, Ф‑01);
  • Номер помещения (П‑03);
  • Шкаф (Ш‑02);
  • Полка (Пл‑07);
  • Номер дела (Д‑015)․
• Топографический указатель фиксируется в описи фонда и в электронных базах данных․

Оформление описи

Опись – документ, описывающий содержимое фонда и его структуру․ В ней указываются:

• Наименование фонда и его код;
• Схема систематизации (разделы, подразделы);
• Топографические указатели каждой единицы хранения;
• Краткое содержание дел (перечень документов, их количество, сроки создания);
• Указание на нормативный режим хранения (противопожарный, климатический)․

Установление нормативных режимов хранения

В зависимости от ценности и физико‑химических свойств документов назначаются режимы:

• Противопожарный режим – поддержание температуры 18‑22 °C, относительной влажности 45‑55 %, система автоматического пожаротушения․
• Охранный режим – ограниченный доступ, видеонаблюдение, система контроля доступа․
• Климатический режим – специальные условия для фотоматериалов, рукописных документов, микрофильмов․

Практические рекомендации

Использование современных технологий

• Внедрение ЭДО (электронного документооборота) – сканирование и хранение копий в цифровом виде, что облегчает поиск․
• Применение систем управления архивами (СУА) – автоматизация описи, учёта и выдачи документов․
• Создание метаданных (теги, ключевые слова) для ускорения поисковых запросов․

Организация рабочего места архивариуса

1. Обеспечить наличие эргономичной мебели и хорошего освещения․
2. Подготовить рабочие листы для заполнения топографических указателей и описи․
3. Разместить инструкции по противопожарной безопасности рядом с каждым стеллажом․

Контроль качества

• Проводить периодические проверки соответствия фактического расположения документов схеме систематизации․
• Осуществлять инвентаризацию фондов минимум раз в 5 лет․
• Вести журнал регистрации перемещений документов (кто, когда, куда переместил)․

Пример схемы систематизации фонда

Ниже приведён упрощённый пример схемы систематизации для Фонда № 5 «Документы отдела кадров за 2000‑2010 гг․»

Фонд № 5 – Отдел кадров (2000‑2010)
│
├─ 1․ Раздел «Трудовые договоры»
│ ├─ 1․1․ Подраздел «Договоры 2000‑2005 гг․»
│ │ ├─ Дело 001 – Договоры с сотрудниками № 1‑100
│ │ └─ Дело 002 – Договоры с сотрудниками № 101‑200
│ └─ 1․2․ Подраздел «Договоры 2006‑2010 гг․»
│ ├─ Дело 003 – Договоры с сотрудниками № 201‑300
│ └─ Дело 004 – Договоры с сотрудниками № 301‑400
│
├─ 2․ Раздел «Личные дела сотрудников»
│ ├─ 2․1․ Подраздел «Личные дела 2000‑2005 гг․»
│ │ └─ Дело 005 – Личные дела сотрудников 2000‑2005
│ └─ 2․2․ Подраздел «Личные дела 2006‑2010 гг․»
│ └─ Дело 006 – Личные дела сотрудников 2006‑2010
│
└─ 3․ Раздел «Отчётность и статистика»
 ├─ 3․1․ Подраздел «Отчёты о персонале 2000‑2005 гг․»
 │ └─ Дело 007 – Ежегодные отчёты 2000‑2005
 └─ 3․2․ Подраздел «Отчёты о персонале 2006‑2010 гг․»
 └─ Дело 008 – Ежегодные отчёты 2006‑2010

Организация документов в пределах архивов по фондам – это фундаментальная процедура, обеспечивающая:

• Рациональное размещение документов и их сохранность;
• Эффективный учёт, поиск и использование архивных материалов;
• Соответствие нормативным требованиям и защита от потерь (пожар, влага, кража)․

Соблюдая описанные выше принципы, этапы и рекомендации, архивные учреждения способны поддерживать высокий уровень профессионализма, облегчать работу исследователей и сохранять историческое наследие для будущих поколений․

Дата публикации: 11 июля 2026 г․