Вопрос о том, сколько лет хранятся документы в архивах России, волнует как государственные органы, так и частные компании․ От правильного расчёта сроков зависит не только соблюдение законодательства, но и эффективность управления информацией, экономия средств на хранение и своевременное уничтожение устаревших материалов․

Правовая база, регулирующая сроки архивного хранения

Система сроков хранения документов в России построена на нескольких ключевых нормативных актах:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет понятия «временное», «долгосрочное» и «постоянное» хранение, а также устанавливает общие принципы формирования архивных фондов․
2. Приказ Росархива № 77 от – уточняет порядок ведения описи, проверки состояния архивных материалов и учёта цифровых форматов․
3. Распоряжение Правительства РФ № 637‑р от – регламентирует архивное хранение электронных документов, вводя отдельные сроки в зависимости от типа и категории электронных материалов․
4. Указания Банка России, ФНС, Минкультуры и других профильных ведомств – содержат отраслевые перечни сроков (например, для финансовых, кадровых и налоговых документов)․

Все эти документы образуют единую нормативную основу, на которую ориентируются организации при формировании архивных фондов․

Классификация архивных документов

Согласно ФЗ 125‑ФЗ и Приказу № 77, архивные документы делятся на три группы:

• Временное хранение – от 1 до 10 лет․ После истечения срока документ либо передаётся в архив (если срок более 10 лет), либо уничтожается․
• Долгосрочное хранение – от 10 до 75 лет․ Такие документы передаются в архивный фонд и хранятся до окончания установленного срока․
• Постоянное хранение – документы, имеющие историческую, культурную или научную ценность, сохраняются «до ликвидации организации» (по сути, бессрочно)․

Сроки хранения по типам документов

Ниже представлена таблица типовых сроков хранения, актуальная на 2026 год․ Отметим, что расчёт начинается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства (пункт 2 ст․ 21․1 ФЗ 125‑ФЗ)․

Тип документа	Срок временного хранения	Срок долгосрочного хранения	Примечание
Бухгалтерская (отчётность, бухгалтерские книги)	5 лет	10 лет	Для налоговых целей – 5 лет, для аудита – 10 лет․
Налоговые декларации и расчётные документы	5 лет	10 лет	Срок считается с даты подачи декларации․
Кадровые документы (трудовые договоры, личные дела)	5 лет после увольнения	50–75 лет	Для государственных служащих – 75 лет, для остальных – 50 лет․
Договоры (гражданско‑правовые, коммерческие)	5 лет	10 лет	Если договор связан с объектом недвижимости – 10 лет․
Документы по охране труда и промышленной безопасности	5 лет	10 лет	В случае аварийных событий – 10 лет․
Видео‑ и фотодокументация	3 года	10 лет	Для материалов, имеющих доказательственную ценность – 10 лет․
Электронные документы (ЭД)	Зависит от категории: 5, 10, 50, 75 лет	См․ колонку «Срок долгосрочного хранения»	Срок считается с даты завершения делопроизводства электронного файла․
Документы, подлежащие передаче в постоянный архив (исторические, культурные)	—	Постоянно	Решение принимается на основании экспертной оценки․

Сроки хранения в государственных и силовых ведомствах

Для отдельных органов действуют специальные перечни, которые часто не публикуются в открытом доступе, однако известны основные тенденции:

• МВД – документы, связанные с уголовными делами, хранятся 10 лет после завершения расследования; материалы по служебным проверкам – 5 лет․
• МЧС – протоколы и акты по чрезвычайным ситуациям – 10 лет, техническая документация по объектам – 20 лет․
• Росгвардия – личные дела сотрудников – 50 лет, документы по оперативной деятельности – 10 лет․
• ФНС России – налоговые декларации и связанные документы – 5 лет (для физических лиц) и 10 лет (для юридических лиц)․

Архивное хранение электронных документов

С переходом к цифровой трансформации (Распоряжение Правительства РФ № 637‑р от ) появились отдельные правила для электронных носителей:

• Электронные бухгалтерские и налоговые документы – те же сроки, что и их бумажные аналоги (5/10 лет)․
• Электронные архивы с исторической ценностью – передаются в постоянный архив в цифровом виде․
• Для электронных документов обязательна мета‑информация (дата создания, дата завершения делопроизводства, классификатор)․
• Считается, что срок отсчёта начинается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства (аналогично бумажным документам)․

Практика передачи в архив и уничтожения документов

Процесс выглядит следующим образом:

1. Определение срока хранения согласно типу документа и отраслевому перечню․
2. Ведение регистрационных журналов и описей (приказ 77/2023 требует их актуализации минимум раз в год)․
3. По истечении временного срока документ либо передаётся в архив (если срок более 10 лет), либо подлежит уничтожению (при отсутствии оснований для дальнейшего хранения)․
4. Для документов долгосрочного и постоянного хранения формируется архивный фонд – физический или цифровой․
5. Уничтожение проводится в соответствии с приказом Минкультуры о методах уничтожения (шрединг, сжигание, цифровое стирание)․

Шпаргалка по срокам (быстрый справочник)

• 3 года – видеоматериалы и фонодокументы․
• 5 лет – бухгалтерская и налоговая отчётность, большинство договоров․
• 10 лет – большинство кадровых документов, документы, подлежащие передаче в архив․
• 50 лет – личные дела сотрудников (не госслужащие)․
• 75 лет – личные дела государственных служащих․
• Постоянно – документы исторической, культурной, научной ценности․

Сроки хранения архивных документов в России зависят от:

• Типа документа (бухгалтерский, кадровый, договорный, видеодокумент и т․д․);
• Отраслевого законодательства (финансы, безопасность, медицина и др․);
• Формата – бумажный или электронный;
• Наличия исторической ценности, определяемой экспертной оценкой․

Точное соблюдение этих сроков позволяет организациям:

1. Избежать штрафов и административных санкций;
2. Оптимизировать расходы на хранение;
3. Сохранить важные сведения для будущих поколений․

Для уверенного управления архивами рекомендуется регулярно обновлять внутренние регламенты, вести электронный реестр сроков и проводить ежегодные аудиты соответствия требованиям Приказа № 77 и ФЗ 125‑ФЗ․

---

Источник: Федеральный закон № 125‑ФЗ, Приказ Росархива № 77 от , Распоряжение Правительства РФ № 637‑р от , отраслевые указания Банка России, ФНС России и прочие нормативные акты, актуальные на 2026 год․