Вопрос о сроках хранения архивных документов военкомата часто возникает у специалистов по воинскому учёту, юристов и руководителей организаций. Ответ зависит от совокупности нормативных актов: федеральных законов, приказов Росархива, а также типовых перечней управленческих архивных документов. В статье подробно рассматриваются:

• правовая база, регулирующая архивное хранение;
• какие документы формируются в военкомате;
• какие сроки их хранения (временное и постоянное);
• особенности электронного документооборота;
• какие последствия ждут за нарушение правил.

Правовая база, регулирующая хранение архивов военкомата

Основные нормативные документы, определяющие сроки и порядок хранения, включают:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – задаёт общие принципы архивного дела, определяет понятие «временного» и «постоянного» хранения.
2. Приказ Росархива № 236 от – утверждает Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Именно в этом перечне фиксируются сроки для документов воинского учёта.
3. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 – регламентирует порядок хранения электронных документов, требования к форматам и контролю доступа.
4. Приказ Росархива от 13 февраля 2024 г. № 19 – вводит стандарты ответственности за несоблюдение архивного законодательства (штрафы, дисциплинарные меры).
5. Федеральный закон № 43‑ФЗ от – устанавливает новые сроки временного хранения документов, связанных с личным составом (в т.ч. военнослужащих).

Какие документы формируются в военкомате?

Военкомат (военный комиссариат) ведёт широкий спектр документов, отражающих:

• воинский учёт граждан (приём, перевод, увольнение, мобилизационная готовность);
• повестки и приказы о призыве, отстрочке, освобождении от службы;
• медицинские справки, заключения о пригодности к военной службе;
• документы о прохождении военной службы (приказы о назначении, о награждении, о повышении в звании);
• отчётные формы (ежегодные отчёты о состоянии воинского учёта, статистика призывов);
• договоры с организациями‑работодателями (по совместительству, по контракту);
• электронные версии всех вышеуказанных бумаг, хранимые в информационных системах (ЭЛКОД, «Военный учёт» и др.).

Сроки хранения документов военкомата

Сроки делятся на два этапа: временное хранение (до передачи в архив) и постоянное хранение (в архиве). Ниже – основные сроки, установленные Приказом Росархива № 236 (2020) и дополненные законом 43‑ФЗ.

Тип документа	Срок временного хранения (в организации)	Срок постоянного хранения (в архиве)
Приказы о приёме в воинский учёт, переводе, увольнении	5 лет	50 лет
Повестки и приказы о мобилизации, отстрочке, освобождении	10 лет	50 лет
Медицинские справки о пригодности к военной службе	10 лет	30 лет
Отчётные формы (годовые отчёты, статистика)	5 лет	20 лет
Договоры с работодателями (по совместительству, по контракту)	5 лет после прекращения действия	10 лет
Электронные версии всех вышеуказанных документов	Сохраняются в ИС «Военный учёт» минимум 10 лет, после чего переводяться в электронный архив	Сроки аналогичны бумажным оригиналам

Важно: если документ относится к категории «документы, подлежащие уничтожению после истечения срока», то после завершения периода постоянного хранения (например, 30‑50 лет) он подлежит уничтожению в соответствии с установленными процедурами.

Особенности сроков для «личного состава»

Согласно 43‑ФЗ, документы, отражающие трудовые отношения (в т.ч. служебные контракты) и личный состав, хранятся:

• в течение 10 лет после прекращения трудовых отношений (для граждан, проходивших военную службу по контракту);
• в течение 30 лет – для документов, связанных с пенсионным обеспечением и наградными материалами.

Хранение электронных документов

С 2023 г. в России действует строгий порядок электронного архивирования:

• Все электронные документы должны быть сохранены в формате, обеспечивающем их неизменность (PDF/A, XML, специальные архивные форматы).
• Необходимо вести журнал учёта электронных документов (метаданные, дата создания, срок хранения, ответственный).
• Контроль доступа реализуется через системы электронного документооборота (ЭДО) с разграничением прав (читатель, редактор, архиватор).
• При нарушении требований (например, отсутствие резервных копий) предусмотрена административная ответственность по Приказу Росархива № 19 от .

Порядок передачи документов из военкомата в архив

1. Подготовка комплектов – формируются архивные описи согласно ГОСТ 7.32‑2001.
2. Проверка сроков – проверяется, достигнут ли сроки временного хранения, указанные в Перечне типовых документов.
3. Оформление акта передачи – подписывается акт передачи с указанием количества листов, формата и условий хранения.
4. Транспортировка – документы (бумажные и электронные) передаются в государственный архив (например, в Архив Министерства обороны) в соответствии с приказом МВД о перевозке ценных бумаг.
5. Регистрация в архиве – архиватор вносит документы в архивный фонд, присваивает им уникальный архивный номер и указывает срок постоянного хранения.

Ответственность за нарушение сроков хранения

Согласно Приказу Росархива от № 19:

• За несоблюдение сроков временного хранения – штраф от 30 000 до 150 000 рублей (для юридических лиц).
• За отсутствие или неполноту архивных описи – дисциплинарные взыскания руководителям подразделений.
• За уничтожение документов до истечения установленного срока – уголовная ответственность в виде административного ареста (по статье 7.13 КоАП РФ).

Практические рекомендации для военкоматов

• Внедрить автоматизированную систему учёта документов (например, «ЭЛКОД»), где каждый документ получает метку с датой начала и окончания хранения.
• Регулярно (раз в квартал) проводить ревизию архивных фондов и сверять фактическое хранение с нормативными сроками;
• Обучать персонал правилам архивного дела и ответственности за их нарушение.
• Создать план миграции электронных документов в архивный формат не реже одного раза в 5 лет.
• Разработать внутренний регламент утилизации документов, прошедших срок постоянного хранения, с привлечением лицензированных компаний‑утилизаторов.

Сроки хранения архивов военкомата варьируются от 5 до 50 лет в зависимости от типа документа. Первоначальный временный период (5‑10 лет) осуществляется в самом военкомате, после чего документы передаются в государственный архив для постоянного хранения. Электронные версии подчиняются тем же срокам, но требуют соблюдения дополнительных технических требований, установленных Приказами Росархива 2023‑2024 годов.

Точное соблюдение нормативов гарантирует законность действий организации, защиту прав граждан и возможность последующего использования архивных материалов в судебных, исследовательских и исторических целях.

---

Дата публикации: 10 июля 2026 г.