Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

В современном бизнесе и государственном управлении архивирование документов – обязательный процесс, который обеспечивает сохранность информации, упрощает её поиск и гарантирует соответствие нормативным требованиям. Однако многие организации сталкиваются с вопросом: сколько стоит архивировать документы? В этой статье мы подробно разберём основные виды архивных услуг, факторы, влияющие на стоимость, а также представим актуальные цены, полученные из открытых источников (по состоянию на 10 июля 2026 г.).

Ключевые виды архивных услуг

Хранение документов – физическое размещение бумаг в специализированных помещениях с контролем климата и уровнем безопасности.
Обработка (архивирование) документов – сортировка, классификация, составление описи, маркировка и упаковка.
Сканирование и изготовление цифровых копий – перевод бумажных носителей в электронный формат (PDF, TIFF, JPEG и др.).
Уничтожение документов – безопасное уничтожение бумаг, которые более не нужны, с соблюдением требований ФЗ‑152.
Экспертиза ценности документов – оценка исторической, юридической и бухгалтерской значимости.
Переплет и реставрация – восстановление изношенных дел, изготовление новых переплётов.

Хранение документов

Хранение дел может быть внутренним (в собственных помещениях организации) или внеофисным (в специализированных архивах). Последний вариант часто выбирают малый бизнес и крупные корпорации, которым требуется гарантировать конфиденциальность и соответствие нормативам.

Обработка и подготовка к архивированию

Этап включает:

Сортировку по видам и датам;
Составление описи (реестр) в электронном виде;
Маркировку коробов, ящиков, стеллажей;
Упаковку в архивные коробки, папки, файлы.

Цифровые копии и сканирование

Согласно прейскуранту Российского государственного архива экономики (РГАЭ), стоимость изготовления цифровых копий зависит от формата листа:

А3 – 2,5 руб. за лист;
А2 – 3,5 руб; за лист;
А1 – 5 руб. за лист;
А0 – 7 руб. за лист.

При больших объёмах цены могут увеличиваться кратно (например, А3×2, А2×3, А1×4, А0×5).

Факторы, влияющие на стоимость архивных услуг

Фактор	Как влияет на цену
Объём документов	Больше коробов – выше стоимость хранения и обработки.
Срок хранения	Краткосрочное (до 1 года) обычно дешевле, чем долговременное (5‑10 лет).
Тип документов	Бухгалтерские, юридические, архивные (исторические) – могут требовать особых условий (контроль влажности, температура).
Уровень доступа	Если нужен быстрый доступ (например, «внеофисное хранение с выдачей в течение 24 ч»), цена повышается.
Дополнительные услуги	Сканирование, экспертиза, переплет, уничтожение – каждый пункт имеет отдельный прайс.

Пример расчёта стоимости хранения

Компания Делис Архив указывает базовую ставку 30 руб./сутки за кубический метр. При условии, что в одном кубическом метре помещается около 200 коробов, получаем:

Стоимость за 1 короб = 30 руб. / 200 ≈ 0,15 руб;/сутки
Стоимость за 1 месяц (30 дней) = 0,15 × 30 ≈ 4,5 руб.

Если клиент хранит 500 коробов, месячная плата составит примерно 2250 руб.

Прейскурант типовых услуг (по данным 2026 г.)

Подготовка к архивированию одного дела (постоянное или долговременное хранение) – 15 000 – 25 000 руб.
Внеофисное хранение до 200 коробов – 8 000 руб./мес.
Сканирование листа формата А4 в цвете – 3 руб. (монохром – 1,5 руб.)
Уничтожение документов (по 1 м³) – 7 руб. 40 коп. в год (по тарифу Свердловской области).
Экспертиза ценности одного документа – от 1 200 руб. в зависимости от сложности.

Как выбрать архивную компанию: практические рекомендации

Проверьте лицензии и сертификаты. Официальный статус (ФГУП, частный архив с лицензией ФСБ) гарантирует соблюдение нормативов.
Уточните условия конфиденциальности. Договор должен включать пункт о неразглашении и защите персональных данных.
Сравните тарифы. Не только цена, но и включённые услуги (например, бесплатный выезд курьера, подготовка описи).
Оцените техническую базу. Наличие климат-контроля, видеонаблюдения, системы пожаротушения.
Узнайте о возможности масштабирования. Если планируется рост объёмов, важно, чтобы архив мог добавить места без значительного удорожания.
Проверьте отзывы клиентов. На сайтах компаний, в соцсетях и на специализированных форумах (например, Форум архивистов России).

Пример сравнения двух провайдеров

Критерий	Проект‑Архив	Делис Архив
Базовая ставка за 1 м³/сутки	35 руб.	30 руб.
Сканирование А4 (цвет)	2,8 руб.	3 руб.
Подготовка описи (за дело)	12 000 руб.	15 000 руб.
Сроки выдачи (доступ к документам)	24 ч.	48 ч.
Гарантия конфиденциальности	ISO 27001	ISO 9001

Правовые аспекты архивирования в России

Согласно Федеральному закону № 152‑ФЗ «О персональных данных» и ФЗ‑115 «О бухгалтерском учете», организации обязаны:

Хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет;
Сохранять документы, связанные с налогообложением, минимум 4 года;
Обеспечивать конфиденциальность персональных данных при передаче их в архив.

Нарушение требований может привести к штрафам до 5 млн руб.. Поэтому выбор проверенного архивного провайдера – это не только экономический, но и юридический вопрос.

Договорные формы

В типовом договоре должны быть прописаны:

Объём и тип передаваемых документов;
Сроки и условия хранения;
Порядок доступа и выдачи;
Ответственность сторон за утрату или порчу;
Условия расторжения и возврата документов.

Как рассчитать собственный бюджет на архивные услуги

Для расчёта возьмём пример средней компании, которая хранит 350 коробов (примерно 1 м³) и нуждается в следующих услугах:

Хранение – 30 руб./сутки за 1 м³;
Подготовка к архивированию – 15 000 руб. за дело (предположим 2 дела);
Сканирование 5 000 листов А4 (монохром) – 1,5 руб./лист;
Экспертиза 10 документов – 1 200 руб. за каждый.

Расчёт:

Хранение (30 руб. × 30 дней) = 900 руб./мес.
Подготовка к архивированию = 2 × 15 000 = 30 000 руб.
Сканирование = 5 000 × 1,5 = 7 500 руб.
Экспертиза = 10 × 1 200 = 12 000 руб.

Дальнейшие месяцы (без подготовки и экспертизы) будут стоить лишь 900 руб. за хранение плюс возможные дополнительные сканирования.

Цены на архивные услуги в России варьируются в широких пределах и зависят от объёма, срока, специфики документов и выбранного провайдера. На 2026 год типичные тарифы выглядят так:

Хранение – от 30 руб./сутки за 1 м³ (примерно 900 руб./мес.);
Подготовка к архивированию – 12 000‑25 000 руб. за дело;
Сканирование – от 1,5 руб. за лист (монохром) до 3 руб. (цвет);
Уничтожение – 7,40 руб./м³ в год (по региональному тарифу).

При выборе архивного партнёра следует учитывать не только стоимость, но и уровень безопасности, наличие лицензий, возможности масштабирования и репутацию компании. Правильно оформленный договор и соблюдение законодательных требований помогут избежать штрафов и сохранить ценную информацию в надёжных руках.

Если у вас остались вопросы по ценообразованию или вы хотите получить индивидуальное предложение, свяжитесь с профессиональными архивными компаниями в вашем регионе – Проект‑Архив, Делис Архив, Склад‑Рион и другими.