Ведение документации и обеспечение её сохранности — одна из главных задач в деятельности любой организации․ В данной статье мы рассмотрим особенности хранения документов в органах записи актов гражданского состояния (ЗАГС), сроки сохранности различных категорий бумажных и электронных носителей, а также порядок передачи архивных ценностей в государственные хранилища․
Основные категории документов ЗАГС
Органы ЗАГС формируют и ведут несколько типов документов, каждый из которых имеет свой юридический статус и установленный законодательством срок хранения:
- Книги записей актов гражданского состояния — первичные учётные документы, содержащие сведения о рождении, браке, расторжении брака, смерти, усыновлении, установлении отцовства и перемене имени․
- Личные дела заявителей — комплекты документов, поданных гражданами для совершения записей актов или отказа в их совершении․
- Архивные справки и дубликаты — документы, выдаваемые при утере оригиналов свидетельств․
- Служебная документация — приказы, распоряжения, акты гражданского состояния (AGS), подлежащие хранению․
Сроки хранения по категориям документов
Постоянное хранение (бессрочно)
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов и номенклатуре дел ЗАГС, утверждённой Минкультуры России, следующие материалы подлежат хранению без ограничения срока:
- Книги записей актов гражданского состояния — независимо от года ведения, являются вечными архивными ценностями․ После закрытия книги (заполнения всех страниц) она передаётся в архив ЗАГСа․
- Дела о перемене имени — содержат заявления, справки о несудимости, публикации в газетах и иные документы, подтверждающие законность изменения ФИО․
- Дела об установлении фактов, имеющих юридическое значение, материалы судебных решений, вступивших в законную силу, по установлению родственных связей, факта смерти и др․
- Дела об усыновлении (удочерении) — включают все документы о произведённом усыновлении, в т․ч․ закрытые (сохраняются в тайне)․
Долгосрочное хранение (100 лет)
Отдельные категории документов сохраняются в архивах ЗАГС на протяжении столетия:
- Формуляры учёта выданных свидетельств — реестры, фиксирующие выдачу дубликатов и повторных свидетельств․
- Акты гражданского состояния (AGS) — дубликаты актов, составленных на основании решений судов о внесении изменений в записи․
- Личные дела заявителей по записям о рождении, браке и смерти, если дело было открыто до 1990 года․
Временное хранение (до 5 лет)
Текущая документация и отказные материалы имеют ограниченный срок службы:
- Заявления, по которым отказано в совершении записи — хранятся 5 лет, после чего подлежат уничтожению актом технической комиссии․
- Сопроводительные документы к отказным делам — медицинские справки, квитанции об уплате госпошлины (в случае возврата), временные удостоверения․
- Служебная переписка текущего года — дублирующие документы, черновики, не вошедшие в дела․
Передача документов в Государственный архив
Очень важно помнить, что по истечении 100 лет с момента совершения записи актов гражданского состояния, книги записей и относящиеся к ним дела передаются из органов ЗАГСа в соответствующие государственные архивы:
- Центральный государственный архив (для Москвы) или областные архивы, принимают документы старше 100 лет․
- Архивные фонды обеспечивают дальнейшее бессрочное хранение и предоставление доступа гражданам для генеалогических исследований․
- Электронные копии — остаются в базах данных ЗАГСа даже после физической передачи бумажных книг․
Особенности хранения электронных документов
С 2019 года ЗАГСы ведут Федеральный электронный архив записей актов гражданского состояния:
- Первичные электронные записи — хранятся постоянно на защищённых серверах ФНС России и Минцифры․
- Скан-копии поданных заявлений — сохраняются 75 лет для обеспечения возможности восстановления информации․
- XML-файлы обмена между ведомствами — архивируются на срок не менее 10 лет․
Что делать, если нужен документ старше 100 лет?
Если вам требуется свидетельство или справка о событии, произошедшем более века назад:
- Обратитесь в Российский государственный исторический архив (РГИА) или региональные архивы․
- Закажите архивную справку через портал Госуслуг, услуга доступна онлайн для документов, оцифрованных в рамках федерального проекта․
- Подача запроса лично — требуется предъявить паспорт и документы, подтверждающие родственные связи (для получения данных о предках)․
Самое главное помнить, что оригиналы актовых книг ЗАГСа являются бессрочными архивными ценностями и не уничтожаются даже после истечения 100-летнего срока — они просто меняют место хранения с территориального отдела ЗАГСа на государственный архив․ Для граждан это означает гарантию сохранности информации о гражданском состоянии неограниченное время․
При обращении за дубликатом или архивной справкой уточняйте у специалиста ЗАГСа точный срок хранения конкретной записи — это поможет определить, в каком именно архиве (территориальном отделе ЗАГСа или государственном) на данный момент находится нужный документ․