Служба по делам архивов Ханты‑Мансийского автономного округа – Югра (далее – Архивная служба Югры) является исполнительным органом государственной власти, отвечающим за сохранение, систематизацию и предоставление доступа к архивным документам региона. Ниже представлена подробная информация о её истории, правовой основе, структуре, основных функциях и текущих проектах.

Исторический обзор

• 1999–2000 гг. – На основании Постановления Правительства Ханты‑Мансийского автономного округа – Югра от 16 октября 2000 г. № 21‑п была создана Служба по делам архивов. В документе закреплено право государства преимущественно приобретать документы негосударственной части архивного фонда.
• 30 апреля 2004 г. – Внесены изменения в устав Службы, уточняющие её компетенции и порядок взаимодействия с другими государственными органами.
• 2018 г. – Служба совместно с Государственным архивом Югры организовала Вторые окружные родословные чтения, посвящённые исследованию генеалогии населения региона.
• 2020‑2025 ггг. – Активно внедряется политика информатизации, разработанные Федеральной архивной службой России, создаются электронные базы данных и онлайн‑справочники.

Правовая база

Деятельность Архивной службы регулируется следующими нормативными актами:

1. Постановление Правительства Ханты‑Мансийского автономного округа – Югра от № 21‑п.
2. Изменения от г., уточняющие полномочия и структуру службы.
3. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ) и последующие поправки.
4. Политика информатизации в архивном деле, утверждённая Федеральной архивной службой России.

Структура и подчинённость

Служба по делам архивов входит в состав Департамента региональной безопасности Ханты‑Мансийского автономного округа – Югра. Основные подразделения:

• Административный отдел – ведёт кадровую работу, финансовое планирование и взаимодействие с органами исполнительной власти.
• Отдел документального фонда – отвечает за приём, классификацию и хранение архивных материалов.
• Отдел информационных технологий – реализует проекты цифровизации, поддерживает электронные базы данных и онлайн‑каталоги.
• Отдел публичных сервисов – обслуживает запросы граждан, исследователей и организаций, проводит просветительскую работу.

Основные функции

Служба осуществляет следующие ключевые задачи:

• Сохранение архивного фонда – обеспечение надёжного хранения документов, их консервация и реставрация.
• Создание и поддержка архивных справочников – традиционных (печатных) и электронных (базы данных, онлайн‑каталоги).
• Обеспечение доступа к архивным материалам – выдача справок, предоставление копий, организация публичных чтений.
• Информатизация архивного дела – внедрение цифровых технологий, сканирование документов, создание электронных архивов.
• Контроль за соблюдением архивного законодательства – проверка соблюдения сроков хранения, рассекречивания и уничтожения документов.
• Просветительская деятельность – проведение лекций, семинаров, родословных чтений, участие в культурных проектах.

Информатизация и электронные ресурсы

В рамках политики информатизации Архивная служба реализует несколько крупных проектов:

• Создание единой электронной базы данных архивных фондов, доступной через портал archivesl.admhmao.ru.
• Разработка онлайн‑справочника «Справочник государственного и муниципального архивов Ханты‑Мансийского автономного округа», где можно искать документы по заголовку, архиву и году рассекречивания.
• Внедрение систем цифровой подписи и электронного документооборота для ускорения обработки запросов.
• Подготовка электронных копий редких и ценных материалов, доступных исследователям через защищённый портал.

Ключевые мероприятия и проекты

6.1 Родословные чтения

9 ноября 2018 г. в Ханты‑Мансийске прошли Вторые окружные родословные чтения. Организаторами выступили Служба по делам архивов и Государственный архив Югры. Мероприятие собрало более 200 участников, предоставило доступ к генеалогическим материалам и способствовало укреплению исторической памяти.

6.2 Выставки и публичные лекции

Служба регулярно проводит выставки, посвящённые истории региона, а также лекции для школьников и студентов, где рассказывается о работе архивов, методах исследования и важности сохранения культурного наследия.

Как обратиться в Службу по делам архивов

Для получения информации, подачи запросов или организации встречи с архивистом используйте следующие контактные данные:

Пошаговое руководство по получению документов

1. Определите нужный документ. Используйте онлайн‑каталог на сайте службы, задав параметры поиска (название дела, архив, год рассекречивания).
2. Подайте запрос. Заполните форму запроса в электронном виде или отправьте письменное обращение по почте.
3. Оплатите услуги (при необходимости). Стоимость копий и услуг указана в тарифах, размещённых на сайте.
4. Получите ответ. Служба в течение 10 рабочих дней предоставляет справку о наличии документа и сроки выдачи.
5. Получите документ. При личном визите – в отделе публичных сервисов; в электронном виде – через защищённый портал.

Перспективы развития

На ближайшие годы планируются следующие направления:

• Полная цифровизация исторических фондов до 2028 года, включая сканирование редких рукописей.
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматического распознавания текста (OCR) и создания метаданных.
• Расширение образовательных программ для школ и вузов, включая онлайн‑курсы по работе с архивными материалами.
• Укрепление международного сотрудничества с архивными учреждениями России и стран СНГ.

Служба по делам архивов Ханты‑Мансийского автономного округа – Югра играет ключевую роль в сохранении исторического наследия региона, обеспечивая доступ к документам как для государственных органов, так и для широкого круга граждан. Благодаря активной политике информатизации и постоянному развитию сервисов, архивная служба становится всё более открытой и удобной для пользователей.

Если у вас возникли вопросы или вы хотите узнать больше о работе архивов Югры, посетите официальный сайт archivesl.admhmao.ru или позвоните по телефону (3467) -3‑50‑00.