Служба по делам архивов Ханты‑Мансийского автономного округа (Югры) — исполнительный орган государственной власти, отвечающий за сохранение, систематизацию и предоставление доступа к документам, отражающим историческое, экономическое и культурное развитие региона. В статье рассматриваются юридическая база, структура, основные функции, предоставляемые услуги, проекты цифровизации и способы взаимодействия граждан и организаций с архивной службой.

Правовая основа деятельности

• Постановление Правительства Ханты‑Мансийского автономного округа от 16 октября 2000 г. № 21‑п «Об утверждении перечня и структуры показателей результативности и эффективности контрольной (надзорной) деятельности Службы по делам архивов Ханты‑Мансийского автономного округа — Югры».
• Закон Ханты‑Мансийского автономного округа «О государственной архивной деятельности» (в редакции от 30 апреля 2004 г.).
• Федеральный закон РФ «Об архивных документах» от 22 апреля 2003 г. № 119‑ФЗ.

Эти нормативные акты определяют полномочия, порядок формирования показателей эффективности, а также обязанности по надзору и контролю за соблюдением архивного законодательства.

История создания

• экономическую деятельность (газодобыча, нефтепереработка, лесное хозяйство);
• социально‑культурную сферу (образование, культура, спорт);
• политическую и административную историю округа.

В 2012 году было создано казённое учреждение «Государственный архив Югры», которое входит в структуру Архивной службы.

Организационная структура

Основные функции и полномочия

1. Сохранение архивных документов, обеспечение надёжного хранения бумажных и электронных материалов.
2. Создание и поддержка архивных фондов — формирование новых фондов, их классификация и описание.
3. Обеспечение доступа к архивным материалам, предоставление справок, копий и оригиналов в рамках законодательства.
4. Контроль за соблюдением архивного законодательства, надзор за выполнением требований к хранению и передаче документов.
5. Оцифровка и создание электронных архивов, внедрение современных ИТ‑решений, создание открытых баз данных.
6. Образовательная и просветительская деятельность, проведение родословных чтений, выставок, лекций, сотрудничество с школами и вузами.
7. Методологическая поддержка — разработка нормативных документов, методических рекомендаций для архивных учреждений региона.

Услуги, предоставляемые гражданам и организациям

• Выдача справок о наличии и содержании документов.
• Копирование и фотокопирование архивных материалов (в т.ч. в электронном виде).
• Консультации по генеалогии — помощь в поиске предков, подготовка родословных чтений.
• Доступ к электронным ресурсам — онлайн‑каталог, цифровые фонды, порталы «Архивы России», «Связь поколений Югры».
• Аренда помещений для проведения научных конференций, выставок и семинаров.
• Подготовка и проведение мероприятий (родословные чтения, исторические выставки, тематические недели).

Ключевые проекты цифровизации

С 2018 года Архивная служба активно внедряет ИТ‑решения:

• ГИС‑платформа ЦХЭД — совместно с ITFB Group развернут региональный архивный портал, позволяющий искать и просматривать отсканированные документы онлайн.
• Электронный справочник ликвидированных предприятий, структурированный по отраслям ресурс, упрощающий поиск документов о закрытых организациях.
• Публичный онлайн‑каталог (archiveadmhmao.ru) — более 200 тыс. описей фондов, возможность подачи заявок через интернет.
• Проект «Память будущих поколений» — оцифровка семейных архивов, создание генеалогических баз данных.

Научно‑просветительская деятельность

Одним из ярких мероприятий, организованных службой, стали вторые окружные родословные чтения, прошедшие 9 ноября 2018 г. в Ханты‑Мансийске. В рамках мероприятия:

• представлены более 300 семейных историй;
• участники получили методические рекомендации по работе с архивными документами;
• проведены мастер‑классы по использованию электронных архивов.

Показатели результативности и эффективности

Согласно постановлению от 16 октября 2000 г., служба оценивается по следующим группам индикаторов:

1. Количественные показатели — количество обработанных запросов, количество оцифрованных документов, объём созданных электронных фондов.
2. Качество обслуживания — среднее время выполнения запроса, уровень удовлетворённости пользователей (опросы).
3. Эффективность управления — соблюдение сроков реализации проектов, экономия ресурсов за счёт автоматизации.

В 2025 году служба достигла:

• Обработано более 12 000 запросов от граждан и организаций;
• Оцифровано 350 тыс. страниц архивных материалов;
• Сокращено среднее время выдачи справки с 10 до 3 дней.

Как обратиться в службу

Контактные данные (по состоянию на ):

• Адрес: 628011, Тюменская обл., Ханты‑Мансийский автономный округ, Югра, г. Ханты‑Мансийск, ул. Ленина, 12
• Телефон: (3467) -3‑50‑00
• Э‑почта: archive@admhmao.ru
• Веб‑сайт: www.archivesl.admhmao.ru
• Рабочие часы: 9:00–18:00 (понедельник‑пятница, выходные — государственные праздники).

Для получения доступа к документам необходимо:

1. Подать письменный запрос (можно онлайн через портал).
2. Указать цель исследования и перечень интересующих фондов.
3. Приложить копию паспорта (для физических лиц) или учредительных документов (для юридических лиц).
4. Ожидать подтверждения и согласования сроков выдачи.

Перспективы развития

На ближайшие пять лет планируется:

• Завершить оцифровку 80 % бумажных фондов.
• Внедрить систему искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста (OCR).
• Расширить сотрудничество с образовательными учреждениями: создать «Школу архивного дела» для студентов.
• Увеличить количество публичных мероприятий до 12 в год, включая региональные выставки и онлайн‑вебинары.

Служба по делам архивов Ханты‑Мансийского автономного округа — Югры играет ключевую роль в сохранении исторической памяти региона. Благодаря законодательно закреплённым полномочиям, современной инфраструктуре и активной работе по цифровизации, служба обеспечивает доступ к уникальному архивному наследию для исследователей, генеалогов и всех интересующихся историей Югры.

Если вы хотите узнать больше, посетите официальный сайт archivesl.admhmao.ru или обратитесь по телефону (3467) -3‑50‑00.