Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа — Югры (далее — Служба) является ключевым исполнительным органом государственной власти автономного округа, осуществляющим правовые полномочия в области архивного дела, документирования и обеспечения доступа к архивным фондам; Деятельность ведомства регулируется федеральным законодательством и нормативными правовыми актами округа.

Правовая основа и статус

Основным документом, определяющим статус, задачи и функции ведомства, является Закон Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30 сентября 2013 года № 84-оз «О Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа — Югры» (с последующими изменениями и дополнениями).

• Тип органа: Исполнительный орган государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа — Югры.
• Подведомственность: Подотчетна Губернатору Ханты-Мансийского автономного округа, Югры и Правительству округа.
• Юридический адрес: г. Ханты-Мансийск, ул. Мира, д. 7 (адрес может уточняться на официальном сайте).

Служба действует на основании Конституции РФ, Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», Устава округа, Закона об органе власти и своего Положения, утвержденного Постановлением Правительства округа.

Основные задачи и функции

В соответствии с законодательством, Служба решает следующие ключевые задачи:

Реализация государственной политики в сфере архивного дела

• Разработка и внедрение нормативных правовых актов округа в области архивного дела и документирования.
• Обеспечение единства требований к документированию в органах власти, организациях, финансируемых из бюджета округа.

Формирование и сохранность архивного фонда округа

• Государственная регистрация архивов и архивных фондов, сформированных органами власти, организациями округа.
• Организация приема на хранение архивных документов, подлежащих передаче в государственные архивы округа.
• Обеспечение условий хранения, соответствующих государственным стандартам (температура, влажность, пожаробезопасность).

Обеспечение доступа к архивной информации

• Организация выдачи архивных справок, копий и выписок гражданам и организациям.
• Предоставление доступа к архивным документам в читальных залах и через информационно-телекоммуникационные сети (Интернет).
• Ведение государственных реестров архивов и архивных фондов.

Методологическое руководство и контроль

• Методологическое обеспечение архивных учреждений округа, органов архивных дел администраций муниципальных образований.
• Проведение проверок состояния дела архивов в ведомствах и организациях округа (в пределах полномочий).
• Организация обучения и повышения квалификации архивистов.

Цифровая трансформация и информатизация

• Развитие электронного документооборота в органах власти округа.
• Цифровизация архивных фондов, создание электронных копий документов.
• Функционирование и развитие Государственной информационной системы (ГИС) архивного фонда округа (аналогично внедренным в соседних регионах, например, ЯНАО, решениям на базе платформ типа ГИС Платформа ЦХЭД).
• Обеспечение информационной безопасности при работе с архивными данными.

Структура Службы

Структура ведомства утверждается Положением о Службе. Типичная структура включает:

1. Руководство: Начальник Службы (Директор), Заместители начальника.
2. Административно-хозяйственный отдел: Кадры, финансы, документационное обеспечение, материально-техническое снабжение.
3. Профильные департаменты/отделы:
   • Отдел формирования и учета архивного фонда (прием, описание, регистрация).
   • Отдел хранения и обеспечения сохранности (депо, реставрация, санитарная обработка).
   • Отдел информатизации и использования архивных документов (цифровизация, сайт, ГИС, выдача справок, читальный зал);
   • Отдел методологической работы и документирования (консультации, проверки, разработка инструкций, обучение).
4. Территориальные органы / Архивные учреждения: Государственные архивы округа (Государственный архив ХМАО-Югры, муниципальные архивы, находящиеся в ведении/субсидировании).

Ключевые направления деятельности (Современный контекст)

Проект «Цифровой архив округа»

Приоритетное направление — перевод архивных фондов в электронный вид. Это включает массовую цифровизацию фондов личного происхождения (метрические книги, ревизские сказки, делопроизводство предприятий), создание полнотекстовых баз данных и предоставление удаленного доступа через портал государственных услуг и официальный сайт Службы.

Социально-правовое обеспечение граждан

Выдача архивных справок для подтверждения стажа, заработной платы, периода проживания, наград — одна из самых востребованных услуг. Внедряется формат «электронной справки» и предоставление услуг через МФЦ (Мои Документы) и ЕПГУ (Единый портал госуслуг).

Работа с документами современных носителей

Решение вопросов долгосрочного хранения электронных документов, веб-архивирование официальных сайтов органов власти, работа с аудиовизуальными и фотодокументами.

Память и патриотическое воспитание

Организация выставок, публикация документальных сборников, участие в акциях «Бессмертный полк», «Архив — памяти», подготовка документов к юбилеям округа, городов, предприятий.

Взаимодействие с другими структурами

• Федеральное архивное агентство (Росархив): Методологическое руководство, координация, включение уникальных фондов в Перечень особо ценных объектов культурного наследия народов РФ.
• Служба контроля ХМАО-Югры (Юграконтроль): Взаимодействие при проведении проверок исполнения законодательства об архивном деле;
• Органы власти муниципальных образований: Методологическая помощь муниципальным архивам, передача полномочий по отдельным вопросам.
• Общественные организации: Ветеранские советы, исторические общества, геноалогические клубы.

Обращение в Службу: контакты и порядок получения услуг

Основные каналы обращения:

• Официальный сайт: Обычно размещен на поддомене arhiv.admhmao.ru или в разделе официального сайта Правительства ХМАО-Югры. Содержит реестры архивов, базы данных (например, «Память народа» регионального уровня), форму обратной связи, нормативную базу.
• Портал госуслуг (Госуслуги / ЕПГУ): Подача заявлений на получение архивных справок, копий документов в электронном виде.
• МФЦ «Мои Документы»: Прием заявлений и выдача готовых справок в офлайн-режиме.
• Личный прием: По предварительной записи через сайт или по телефону (график приема граждан уточняется на сайте).
• Почта/Электронная почта: Официальные адреса для направления письменных запросов.

Нормативная база (Основные акты)

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Закон ХМАО-Югры от № 84-оз «О Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа — Югры».
3. Постановление Правительства ХМАО-Югры «Об утверждении Положения о Службе по делам архивов ХМАО-Югры».
4. Приказы Росархива (инструкции по описанию, хранению, использованию, цифровизации).
5. Региональные законы о документировании в органах власти округа.

Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа — Югры играет системообразующую роль в сохранении документарной памяти региона. От перевода метрических книг XVII–XIX веков в цифровой формат до обеспечения прав пенсионеров на подтверждение стажа — спектр задач ведомства крайне широк. В современных условиях главными вызовами являются: завершение масштабной цифровизации фондов, внедрение технологий искусственного интеллекта для распознавания рукописных текстов, обеспечение кибербезопасности ГИС архивного фонда и повышение доступности архивных услуг для населения в электронном виде.

Для получения актуальной информации о реквизитах, графике работы читального зала, тарифах на платные услуги и доступе к онлайн-базам данных рекомендуется обращаться к официальному интернет-ресурсу Службы или порталу Госуслуг.