Согласование номенклатуры дел – это процесс приведения классификационной системы (номенклатуры) документов организации к требованиям и рекомендациям, установленным государственным архивом. Правильное согласование позволяет обеспечить:

• соответствие нормативным актам в сфере архивного дела;
• упрощение поиска и доступа к документам;
• сокращение риска утраты или неправильного хранения материалов;
• эффективную автоматизацию документооборота.

Правовая база

Согласование номенклатуры дел регулируется рядом нормативных актов РФ:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 1403‑I.
2. Постановление Правительства РФ № 1319 от «Об утверждении Положения о порядке ведения государственного архива»;
3. Приказ ФСАрх России № 31 от «Об утверждении классификатора государственных архивных фондов».
4. Методические рекомендации государственных архивов по формированию номенклатуры дел (размещаются на официальных сайтах архивов).

Что такое «согласование» в контексте архивного дела?

Согласно толковому словарю, согласование – это действие по согласованию чего‑либо, приведение к единому виду. В архивном контексте это означает, что зависимое слово (название документа) должно принимать те же грамматические и классификационные признаки, что и главное слово (категория в классификаторе). Таким образом, названия дел «подчиняются» установленной системе классификации.

Цели и задачи согласования номенклатуры

• Унификация – создание единой терминологии для всех подразделений организации.
• Совместимость – обеспечение возможности обмена документами с другими организациями и архивами.
• Контроль – упрощение контроля за соблюдением сроков хранения и уничтожения.
• Автоматизация – подготовка к внедрению электронных систем управления документами (ЭДО, ECM).

Этапы согласования номенклатуры дел

Процесс согласования обычно состоит из пяти основных этапов:

1. Подготовительный анализ
   • Сбор текущих классификационных схем организации.
   • Определение несоответствий требованиям архивного классификатора.
   • Выявление дублирующих и устаревших наименований.
2. Изучение нормативных требований
   • Изучение актуального классификатора государственных архивных фондов.
   • Определение обязательных полей (вид документа, период, уровень доступа и т.д.).
3. Разработка новой номенклатуры
   • Формирование перечня дел согласно классификатору.
   • Присвоение каждому делу уникального кода (например, 01‑02‑03‑001).
   • Согласование названий с грамматическими нормами (род, падеж, число).
4. Согласование с государственным архивом
   • Подготовка пакета документов (описание номенклатуры, схемы классификации, образцы дел).
   • Подача заявки в региональный (или федеральный) архив через электронный портал.
   • Получение заключения/рекомендаций от архивных экспертов.
   • Внесение корректировок по результатам экспертизы.
5. Внедрение и контроль
   • Обучение персонала новым правилам номенклатуры.
   • Настройка автоматизированных систем (DMS, ECM) под новую схему.
   • Регулярный аудит соответствия (раз в полгода).

Требования к названиям дел

Для того чтобы названия дел успешно прошли согласование, они должны соответствовать следующим требованиям:

• Грамматическая согласованность – названия должны быть в едином падеже (обычно именительном) и согласовываться по роду и числу с типом документа.
• Точность и однозначность – название должно четко отражать содержание и цель дел.
• Структурность – рекомендуется использовать шаблон: «[Вид документа] – [Тема] – [Период] – [Ответственный».
• Отсутствие аббревиатур без расшифровки – если аббревиатура используется, её полное название должно быть указано в справочнике.
• Соответствие классификатору – каждый элемент названия должен соответствовать одному из уровней классификатора (раздел, подраздел, тема).

Примеры согласованных названий дел

Автоматизация процесса согласования

Современные информационные системы позволяют упростить согласование номенклатуры:

• Электронные порталы государственных архивов – загрузка схемы номенклатуры, автоматическая проверка соответствия классификатору.
• Системы управления документами (DMS/ECM) – встроенные справочники номенклатуры, автогенерация кодов.
• Скрипты проверки – регулярные сканирования базы документов на предмет несоответствия (например, на Python с использованием библиотеки pandas).

Частые ошибки и способы их предотвращения

Практические рекомендации

1. Назначьте ответственного за согласование номенклатуры (например, руководителя отдела архивного дела).
2. Создайте рабочую группу, включающую специалистов по документообороту, юристов и IT‑специалистов.
3. Разработайте регламент согласования, включающий сроки подачи заявок в архив.
4. Проводите обучение персонала минимум раз в год.
5. Внедрите систему контроля версий номенклатуры (Git, SVN) для отслеживания изменений.

Согласование номенклатуры дел с государственным архивом – это обязательный и стратегически важный процесс, который обеспечивает законность, упорядоченность и доступность документов организации. При правильном подходе, основанном на нормативных требованиях, грамматической согласованности и автоматизации, организация получает:

• Гарантию соответствия законодательству.
• Упрощённый доступ к архивным материалам.
• Снижение затрат на хранение и поиск информации.
• Повышение уровня доверия со стороны контролирующих органов.

Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете успешно пройти процесс согласования и обеспечить надёжную работу с документами в долгосрочной перспективе.

Дата публикации: