Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Вопрос сохранения научно-технической документации (НТД) является одним из ключевых в архивном деле РФ, поскольку именно эти документы фиксируют интеллектуальный потенциал страны, историю развития науки, техники и технологий. Перечень документации, подлежащей обязательному приему в государственные архивы, регламентируется комплексом нормативных правовых актов, среди которых центральное место занимают Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденные приказом Росархива от № 155 (в ред. приказа от № 72).

Нормативная правовая основа

Формирование перечня НТД для государственного хранения базируется на следующих актах:

ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 4, 16, 17, 22) — определяет понятие Архивного фонда РФ, категории хранения, обязанности организаций по передаче документов.
Приказ Росархива от № 155 (ред. от № 72) — основной регламент работы с НТД в госорганах и госорганизациях. Устанавливает правила комплектования, учета, хранения и использования.
Приказ Росархива от № … (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ в госархивах), регулирует этап приема документов непосредственно в архивное учреждение.
Федеральный закон от № 77-ФЗ «О уникальных объектах науки и техники» — для документирования уникальных объектов.
ГОСТ Р 7.0.100-2018 (Национальный стандарт «Архивное дело. Термины и определения»).
Типовые перечни архивных документов, образующихся в деятельности организаций определенных отраслей (утверждаются Росархивом по согласованию с профильными министерствами) — содержат конкретные номенклатуры с сроками хранения.

Критерии отбора НТД на государственное хранение

Не вся НТД, создаваемая организацией, подлежит вечному хранению в государственных архивах. Отбор осуществляется на основе ценностных характеристик документов. Согласно п. 2 ч. 1 ст. 4 ФЗ № 125-ФЗ и Правилам № 155, к Архивному фонду РФ отбираются документы, имеющие:

Историческую ценность, отражают ключевые этапы развития науки, техники, технологий, оборонного комплекса, атомной отрасли, авиакосмической промышленности и т.д.
Научно-техническую ценность, содержат уникальные результаты НИОКР, изобретения, рационализаторские предложения, ноу-хау, результаты испытаний прототипов.
Правовую ценность — подтверждают права интеллектуальной собственности (патенты, авторские свидетельства), установление авторства, приоритета изобретения.
Информационную ценность для общества — данные об экологии, безопасности, демографии, генофонде, катастрофах и авариях (техногенного и природного характера).

Важно: Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, отбираются в Архивный фонд РФ в порядке, установленном законодательством о государственной тайне (ст. 17 ФЗ № 125-ФЗ), с соблюдением режима секретности.

Основные категории НТД, подлежащие обязательному приему

Исходя из типовых перечней и Правил № 155, к документам постоянного хранения (подлежащим передаче в госархивы) относятся следующие комплексы:

Документы по организации и планированию НИОКР

Государственные задания, тематические планы, программы фундаментальных и прикладных исследований, Р&Д.
Договоры и контракты на выполнение НИОКР (включая межведомственные и международные).
Отчеты о выполнении государственных заданий и программ (ежегодные, итоговые, по этапам).
Акты приемки-сдачи результатов НИОКР заказчиком (государственными экспертами).

Проектно-конструкторская и технологическая документация (основной массив)

Подлежат приему подлинники (оригиналы) или единственные экземпляры следующих документов:

Технические задания (ТЗ) и технические предложения на изделия, комплексы, системы.
Эскизные и технические проекты (пояснительные записки, расчетные схемы, чертежи общие, сборочные, детальные).
Конструкторская документация опытных, опытно-серийных и серийных изделий, принятых к производству или на вооружение/снабжение.
Технологическая документация: маршрутные карты, технологические процессы, инструкции по особым процессам (сварка, литье, термообработка, сборка уникальных узлов).
Документация по материалам и комплектующим: спецификации, ведомости материалов, акты входного контроля уникальных материалов.
Программы и методики испытаний (предварительных, заводских, государственных, приемо-сдаточных).

Документы по результатам испытаний и исследований

Акты и протоколы государственных испытаний (ГСИ, ГОИ) с заключениями госкомиссий.
Отчеты о НИР, ОКР (пояснительные записки, графики, диаграммы, таблицы результатов).
Протоколы испытаний на прочность, надежность, долговечность, виброустойчивость, климатическую стойкость прототипов и серийных образцов.
Акты расследоватий аварий, повреждений, отказов прототипов и опытных образцов с выводами и рекомендациями.

Патентно-лицензионная и нормативно-техническая документация

Патенты на изобретения, полезные модели, промышленные образцы (оригиналы патента или заверенные копии, если оригинал в РОСПАТЕНТЕ).
Авторские свидетельства (для документов до 1992 г.).
Документы по ноу-хау (режим коммерческой тайны).
ГОСТы, ОСТы, ТУ, СТО, разработанные организацией-разработчиком и утвержденные в установленном порядке.
Классификаторы, номенклатуры, справочники технические отраслевые.

Документация уникальных и стратегически важных объектов

(Согласно ФЗ № 77-ФЗ и отраслевым перечням)

Документация по созданию и эксплуатации уникальных научных установок (реакторы, ускорители, телескопы, сверхглубокие скважины).
Документация атомной отрасли (Росатом), ракетно-космической (Роскосмос), авиационной, судостроительной, оборонной промышленности.
Проектная документация уникальных зданий и сооружений (АЭС, ГЭС, мосты, туннели, метрополитены, спортивные объекты федерального значения).

Электронная научно-техническая документация (ЭНТД)

Согласно изменениям в Правила № 155 (ред. Приказа № 72) и требованиям к СХЭД (системам хранения электронных документов), в госархивы передаются:

Наборы электронных документов (НЭД), сформированные в соответствии с ГОСТ Р 7.0.99-2018 и ФСБ ТЭКУЧИЕ СТАНДАРТЫ (для секретных).
Электронные чертежи (CAE/CAD файлы), 3D-модели (BIM), результаты расчетов (CAE), программный код управляющих систем.
Обязательное условие: наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) авторов, согласующих, утверждающих лиц.
Метаданные описания (по ГОСТ Р 7.0.100) и контрольные суммы (хэши) для подтверждения целостности.

Документы, НЕ подлежащие приему в госархивы (уничтожаются по истечении сроков)

Для понимания перечня приема важно знать, что отсеивается на стадии экспертизы ценности (в организации-образователе):

Черновики, грубые расчеты, промежуточные варианты проектов, не имеющие самостоятельной ценности.
Дубликаты и копии документов, если подлинник хранится в том же архиве или передан в госархив.
Документация по изделиям, не принятым к производству/снабжению, не прошедшим гос. испытания (кроме случаев, когда сами результаты отрицательных испытаний имеют научную ценность).
Вспомогательная производственная документация (наряды, талоны, ведомости учета рабочего времени, служебные записки организационного характера).
Документы временного хранения (срок до 10–75 лет), по истечении которых ценность не подтвердилась.

Порядок подготовки и приема НТД в государственный архив

Процесс передачи строго регламентирован Правилами № 155 и Правилами работы госархивов (Приказ Росархива о приеме):

Этап 1: Внутренняя экспертиза ценности и формирование дела (в организации-образователе)

Создание экспертной комиссии по отбору документов в Архивный фонд РФ.
Составление номенклатуры дел (утверждается ежегодно) с указанием сроков хранения.
Сборка дел: хронологический или системный порядок, пронумеровка листов, зашивка/скрепление (для бумаги).
Составление описи дел (формы по Приказу Росархива) с реквизитами: шифр дела, заглавие, даты начала/окончания, кол-во листов, срок хранения, гриф секретности/доступа;
Для ЭНТД: формирование Наборов Электронных Документов (НЭД), проверка целостности, верификация ЭП, формирование метаданных (XML-манифест).

Этап 2: Передача в архив (Акт приема-передачи)

Организация направляет в госархив (федеральный или субъекта РФ в зависимости от ведомственной подчиненности и типа документов) уведомление о готовности.
Представители архива проводят приемо-сдаточную экспертизу: проверку полноты дел, соответствия описи, физического состояния носителей, читаемости ЭНТД, корректности ЭП.
Подписание Акта приема-передачи архивных документов (в 2-х экземплярах).

Этап 3: Учет в госархиве

Присвоение фондовым номерам, описание на уровне фонда/описи/дела в АИС архива.
Размещение в хранилищах (бумага/пленка) или загрузка в СХЭД архива (электронные).

Особенности приема электронной НТД (актуально на 2026 год)

Согласно актуальным разъяснениям Росархива (FAQ Госархивов) и требованиям к СХЭД:

Форматы файлов: только открытые, стандартизированные (PDF/A-1b/2b для документов, XML для метаданных, STEP/IGES/JT для 3D, SVG/DXF/DWG (с оговорками) для чертежей). Использование проприетарных форматов без предоставления средства просмотра недопустимо.
Электронная подпись: Прием ЭД, подписанных ЭП, обязателен. Архив проверяет валидность сертификатов на момент подписания и цепочку доверия.
Целостность: Контрольные суммы (ГОСТ Р 34.11-2012 «Стрибог») рассчитываются при передаче и сверяются при приеме.
Вирусы: Обязательное антивирусное сканирование на стороне донора и архива.
Доступ: Режим доступа (открытый, ограниченный, секретный) прописывается в метаданных каждого ЭД/НЭД.

Ответственность за нарушение порядка приема

Нарушение правил комплектования, учета, хранения и передачи НТД в госархивы влечет ответственность в соответствии с ст. 19 ФЗ № 125-ФЗ и КоАП РФ (ст. 13.20, 13.21):

Предупреждение или штраф на должностных лиц (до 5 000 руб.), на юрлиц (до 200 000 руб.).
Причинение вреда Архивному фонду РФ (уничтожение, повреждение, хищение) влечет уголовную ответственность (ст. 243 УК РФ — до 3 лет лишения свободы).
Результаты регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле (согласно Руководству по обязательным требованиям) могут выявлять нарушения: отсутствие номенклатур, несвоевременная передача, несоответствие ЭНТД требованиям.

Резюме: чек-лист для организации перед передачей

№	Проверяемый параметр	Нормативный источник
1	Наличие утвержденной номенклатуры дел на текущий год	П. 19 Приказа № 155
2	Все ли дела НТД постоянного хранения собраны и описаны	П. 20-25 Приказа № 155
3	Соответствие заглавий дел реальному содержанию	ГОСТ Р 7.0.97-2016
4	Наличие подлинников/единственных экземпляров (для бумаги)	Ст. 16 ФЗ № 125-ФЗ
5	Для ЭНТД: валидность УКЭП, открытые форматы, хэши, отсутствие вирусов	П. 35-40 Приказа № 155 (ред. № 72), ФСБ ТЭКУЧИЕ СТАНДАРТЫ
6	Проставлены грифы секретности/ограничения доступа (Гриф, ДСП, Коммерческая тайна)	ФЗ «Гостайна», ФЗ «Комтайна», ст. 17 ФЗ № 125-ФЗ
7	Подготовлен пакет документов для передачи (описи, акты, ключи к ЭП/шифрованию)	Правила приема в госархив

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России, — это не статичный список форм, а динамическая категория документов, определяемая их ценностями для истории науки, техники, обороны и государства. Ключевым инструментом формирования этого перечня является номенклатура дел организации, разрабатываемая на основе типовых отраслевых перечней и утвержденная экспертной комиссией.

Современный этап (2024–2026 гг.) характеризуется полным переходом на управление электронной НТД: требования к форматам, ЭП, метаданным и системам хранения (СХЭД) становятся обязательными условиями приема. Организации-образователи НТД (НИИ, КБ, заводы, госкорпорации) должны обеспечивать непрерывный цикл: создание → учет → экспертиза ценности → формирование НЭД/дел → передача в госархив, чтобы избежать потери уникальных данных и санкций со стороны Росархива.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства: ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Росархива № 155 (ред. № 72), Приказы Росархива по приему в госархивы, ГОСТ Р 7.0.99-2018, ГОСТ Р 7.0.100-2018, ФЗ № 77-ФЗ. Рекомендуется сверяться с последними редакциями нормативных актов на официальном портале Росархива (rosarhiv.gov.ru) и в системе «КонсультантПлюс» / «Гарант».