Сохранность архивного фонда Российской Федерации является приоритетной задачей государственной архивной службы. Работа государственных архивов в условиях чрезвычайных ситуаций (ЧС) регламентируется комплексом нормативных правовых актов‚ методических рекомендаций и внутренних планов‚ направленных на предупреждение угроз‚ снижение рисков и обеспечение спасения документов.

Нормативно-правовая основа

Деятельность архивов при ЧС строится на следующих ключевых документах:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «О гражданской защите» — определяет общие принципы защиты населения и территорий от ЧС.
• Федеральный закон от № 122-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — устанавливает требования к обеспечению сохранности архивных документов.
• Постановление Правительства РФ об утверждении Положения о Федеральном архивном агентстве (Росархив).
• Методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях (утв. Росархивом‚ разработаны ВНИИДАД) — основной ведомственный документ‚ регламентирующий порядок подготовки и действий.
• Внутренние документы архива: План мероприятий по гражданской защите‚ План эвакуации архивных документов‚ План действий при пожаре/затоплении.

Основные виды и причины чрезвычайных ситуаций для архивов

Согласно методическим рекомендациям ВНИИДАД‚ к основным видам ЧС‚ угрожающим архивным фондам‚ относятся:

1. Пожары и взрывы (в т.ч. вследствие нарушения правил эксплуатации электрооборудования‚ самовозгорания).
2. Затопления и подтопления (разрыв систем водоснабжения‚ канализации‚ стихийные наводнения‚ последствия тушения пожара).
3. Естественные катаклизмы (землетрясения‚ ураганы‚ оползни).
4. Техногенные аварии (разрушение инженерных сетей‚ отключение электроснабжения‚ вентиляции‚ систем пожаротушения).
5. Биологическое поражение (грибковые заражения‚ насекомые‚ грызуны‚ часто возникающие как вторичный фактор после затоплений).
6. Антропогенный фактор (вандализм‚ террористические акты‚ ошибки персонала).

Организация подготовки к действиям при ЧС

Создание комиссий и штабов

В каждом государственном архиве обязательно создаются:

• Комиссия по гражданской защите и чрезвычайным ситуациям (главный архивист — председатель).
• Нестандартный штаб (для управления действиями в момент ЧС).
• Группы спасения архивных документов (формируются из наиболее квалифицированных сотрудников фондовых отделов‚ реставраторов‚ кладовщиков).

Разработка и утверждение планов

Самое главное помнить: планы должны быть практичными‚ актуальными и известными каждому ответственному работнику.

Обязательный пакет плановых документов:

1. План мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов при ЧС (предупредительный характер).
2. План эвакуации (спасения) архивных документов — определяет приоритетность фондов‚ маршруты выноса‚ места временного хранения‚ транспорт и ответственных лиц.
3. План действий персонала при пожаре (схема эвакуации людей и документов).
4. План действий при затоплении (алгоритм отключения воды‚ укрытия стеллажей‚ вызова аварийных служб).

Обеспечение материально-технической базой

• Наличие аварийно-спасательного инвентаря (трубки‚ насосы‚ полиэтиленовая пленка‚ брезент‚ короба‚ пакеты‚ тележки‚ лестницы‚ фонари‚ средства индивидуальной защиты).
• Работоспособность систем пожаротушения (газовые‚ порошковые‚ водяные — с учетом безопасности для бумаги)‚ пожарной сигнализации‚ климат-контроля.
• Наличие резервных источников питания (ДГУ‚ ИБП) для систем безопасности и климат-контроля.
• Подготовленные места временного хранения (договоры с соседними архивами‚ сухими складскими помещениями).

Порядок действий персонала при возникновении ЧС

Общие принципы (Алгоритм «Обнаружил, Сообщил — Спасает»)

1. Обнаружение: Сотрудник‚ обнаруживший признаки ЧС (дым‚ запах гари‚ течь‚ трещины в стенах)‚ немедленно сообщает дежурному администратору / начальнику охраны / главному архивисту по внутренней телефонии или системе оповещения.
2. Оповещение: Дежурный администратор вызывает МЧС (101/112)‚ аварийные службы (водоканал‚ газ‚ электросети)‚ уведомляет руководство архива и Росархив (по установленным каналам связи).
3. Эвакуация людей: Приоритет — жизнь и здоровье людей. Эвакуация посетителей и сотрудников по планам эвакуации.
4. Спасение документов: После эвакуации людей (или параллельно‚ если безопасно) вступают в действие Группы спасения документов по Плану эвакуации фондов.

Специфика действий при основных видах ЧС

При пожаре:

• Запрещено открывать двери пожарных отсеков/хранилищ без необходимости (приток кислорода усиливает горение).
• Использование первичных средств пожаротушения (огнетушители ОУ-2‚ ОУ-5 — углекислотные‚ порошковые) сотрудниками‚ прошедшими обучение.
• Вынос самых ценных и уникальных фондов (по приоритетным спискам в Плане эвакуации) в безопасные зоны или на улицу (при сухой погоде) с укрытием пленкой/брезентом.
• Взаимодействие с пожарными: передача планов хранилищ‚ ключей‚ указание на местоположение ценнейших фондов;

При затоплении:

• Немедленное отключение электричества в зоне заражения (предотвращение КЗ и поражения током).
• Остановка подачи воды (перекрытие клапанов на стояках).
• Укрытие стеллажей полиэтиленовой пленкой (сверху и по бокам).
• Поднятие дел с нижних полок (на 30–50 см выше уровня воды) или вынос на сухие полки/в соседние помещения.
• Использование насосов‚ трубок‚ ведер для откачки воды.

Работа с архивными документами после ликвидации ЧС (Реабилитация фондов)

После устранения опасности начинается этап стабилизации и реставрации поврежденных документов.

Первичная сортировка и учет

• Инвентаризация вынесенных/поврежденных фондов (составление актов осмотра‚ описей вынесенных дел).
• Разделение на группы: сухие‚ слегка влажные‚ сильно намокшие‚ загрязненные сажей/грязью‚ с следами грибка.

Стабилизация (предотвращение биоповреждения)

1. Сушка: Естественная (в тени‚ при сквозной вентиляции) или искусственная (кондиционеры‚ осушители). Запрещена быстрая сушка (батареи‚ фены‚ солнце), приводит к деформации бумаги‚ склеиванию листов.
2. Заморозка: Для сильно намокших массивов (более 50% влажности) — экстренная заморозка (до -20…-30°C) для остановки процессов гидролиза и развития микрофлоры до начала вакуумной сушки.
3. Дезинфекция: Обработка помещений и контейнеров против грибка (после согласования с реставраторами и СЭС).

Реставрация и восстановление

• Работа в реставрационных мастерских архива или привлечение специализированных организаций (ВНИИДАД‚ ЦГИА и др.).
• Разлистывание склеившихся листов‚ очистка от сажи‚ грязи‚ восстановление текста.
• Оцифровка поврежденных документов для обеспечения доступа к информации без контакта с оригиналом.

Учет использования документов в период ЧС

В соответствии с п. 5.8 Правил ведения архивами учета использования документов‚ архив обязан вести строгий учет даже в условиях ЧС:

• Выдача документов и дел на руки (в т.ч. в группы спасения‚ в места временного хранения).
• Выдача архивных справок‚ выписок‚ копий документов (для восстановления прав граждан‚ юридических лиц‚ госорганов).
• Обеспечение доступа к электронным копиям и информационным системам (при сохранности серверов/бэкапов).

Обучение и тренировки персонала

Невероятно важно: лучшие планы не работают без обученных людей.

• Инструктажи: вводный‚ первичный на рабочем месте‚ повторный (раз в 6 месяцев)‚ нецелевой‚ внеплановый.
• Учения и тренировки: тактико-специальные учения с вызовом МЧС (раз в год)‚ тренировки по выносу документов по Плану эвакуации (раз в полугодие)‚ тренировки по работе с первичными средствами пожаротушения.
• Проверка знаний: экзаменационные листы‚ тестирование ответственных лиц.

Взаимодействие с внешними структурами

1. МЧС России (ГПС‚ пожарно-спасательные части): оперативное руководство тушением/спасением‚ предоставление планов здания‚ ключей‚ схем инженерных сетей.
2. Росархив (территориальные органы): оперативное информирование о ЧС‚ координация помощи других архивов‚ согласование мер по реабилитации фондов.
3. Полиция/Нацгвардия: охрана периметра‚ обеспечение режима ЧС‚ предотвращение хищений при эвакуации.
4. Медицинские учреждения: оказание помощи пострадавшим сотрудникам/посетителям.
5. Коммунальные службы (водоканал‚ теплосеть‚ электросети): аварийное отключение/подключение ресурсов.

Документирование произошедшего

После ликвидации ЧС архив готовит пакет отчетной документации:

• Акт осмотра места ЧС (составляется комиссией архива с участием МЧС/полиции).
• Акт о состоянии архивных фондов (перечень поврежденных/уничтоженных/спасённых дел).
• Служебная записка / Докладная записка руководству архива и в Росархив с описанием причин‚ хода ЧС‚ действий персонала‚ ущерба и предложений по предотвращению повторения.
• Акты списания безнадежно утраченных/уничтоженных документов (после экспертизы ценности и согласования с Росархивом).

Эффективная работа государственного архива при чрезвычайной ситуации — результат системной подготовки в мирное время. Ключевыми факторами успеха являются:

• Актуальные и проработанные Планы эвакуации и спасения фондов.
• Наличие аварийного запаса инвентаря и материалов в доступных местах.
• Регулярные практические тренировки групп спасения документов.
• Четкое взаимодействие со службами МЧС и ведомственным надзором (Росархив).
• Готовая инфраструктура для реабилитации документов (сушка‚ заморозка‚ реставрация‚ оцифровка).

Соблюдение данной инструкции и методических рекомендаций Росархива позволяет минимизировать невосполнимые потери Архивного фонда Российской Федерации и обеспечить непрерывность государственной архивной службы в любых обстоятельствах.

Статья подготовлена на основе Методических рекомендаций по обеспечению сохранности архивных документов при ЧС (утв. Росархивом‚ ВНИИДАД)‚ ФЗ-125‚ ФЗ-122 и типовых планов гражданской защиты архивов. Дата актуализации: .