Сохранность архивных фондов – одна из ключевых задач государственных и муниципальных архивов. От неё зависит доступность исторической информации для исследователей, органов власти и общества в целом. Ниже представлен обзор нормативной базы, основных угроз документам, а также практических мер по их защите.

Нормативная и методическая база

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает обязанности органов власти обеспечивать сохранность документов в течение установленных сроков хранения.
• Приказ Министерства культуры РФ – содержит Приложение. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
• Методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях (утв. Росархивом по состоянию на 13 апреля 2022 г.) – регламентируют действия архивов в условиях пожаров, наводнений, землетрясений и других форс‑мажорных обстоятельств.
• Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях – детализируют требования к микроклимату, упаковке, размещению и контролю состояния документов.
• Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях – распространяют лучшие практики на все уровни власти.

Все перечисленные документы подчеркивают, что обеспечение сохранности – комплексный процесс, включающий профилактику, мониторинг и готовность к чрезвычайным ситуациям.

Основные угрозы сохранности архивных документов

Физические и климатические факторы

• Колебания температуры и относительной влажности (оптимальный режим – 18 ± 2 °C, 45‑55 % RH).
• Воздействие прямого солнечного света и ультрафиолетового излучения.
• Пыль, загрязнения воздуха (сернистый диоксид, озон).

Биологические угрозы

• Плесень, грибки, бактерии при повышенной влажности.
• Насекомые‑вредители (моль, книжные червецы).

Техногенные и антропогенные риски

• Пожары и задымление.
• Наводнения, протечки, аварии водопровода.
• Механические повреждения при неправильной обработке, транспортировке или размещении на полках.
• Человеческий фактор: ошибки в учете, недостаток квалификации персонала, vandalism.

Профилактические меры по обеспечению сохранности

Контроль микроклимата

Согласно методическим рекомендациям, архивы должны оснащаться системами:

• кондиционирования и увлажнения/осушения воздуха;
• датчиков температуры и влажности с автоматическим оповещением при отклонении от нормы;
• регулярного ведения журнала показателей микроклимата.

Оптимальное размещение и упаковка

• Использование стеллажей из инертных материалов (металл с порошковым покрытием, дерево без смолы).
• Размещение документов в вертикальном положении на полках с достаточным зазором для циркуляции воздуха.
• Упаковка в кислото‑нейтральные коробки, папки из архивного картона, полиэстеровые или полипропиленовые чехлы.
• Маркировка каждого ящика/папки с указанием инвентарного номера, даты поступления и условий хранения.

Биозащита

• Регулярная профилактическая обработка помещений противогрибковыми и инсектицидными средствами (с соблюдением норм безопасности).
• Контроль за наличием плесени и насекомых визуальным осмотром и ловушками.
• Изоляция поступивших документов на карантин (обычно 2‑4 недели) перед размещением в основной фонд.

Пожарная и водозащита

• Установка автоматических систем пожаротушения (водяные, газовые, аэрозольные) с учетом специфики бумажных носителей.
• Размещение резервуаров с водой и пожарных кранов на достаточном расстоянии от стеллажей.
• Использование поддонов и подставок, защищающих нижние полки от возможного затопления.
• Регулярные проверки электросетей, освещения и заземления.

Подготовка к чрезвычайным ситуациям

Методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях (утв. Росархивом ) предписывают:

1. Разработку и утверждение Плана действий архива в чрезвычайных ситуациях (ПДАЧС), включающего:
   >
   • Эвакуацию документов и персонала;
   • Определение ответственных лиц и порядок взаимодействия с МЧС, пожарной охраной и другими службами;
   • Список приоритетных фондов для спасения;
   • Порядок временного размещения эвакуированных документов.
2. Создание резервных копий наиболее ценных документов (микрофильмы, цифровые сканы) и их хранение в географически удаленных хранилищах.
3. Регулярное проведение учений и тренировок персонала по отработке ПДАЧС.
4. Обеспечение наличия аварийных комплектов (упаковочные материалы, влагопоглотители, средства первой помощи для документов).

Роль цифровизации и электронного документооборота

Цифровая трансформация значительно повышает уровень сохранности:

• Создание электронных копий позволяет снизить механическое воздействие на оригиналы при частом использовании.
• Метаданные, внедренные в электронные системы, облегчают поиск, учет и мониторинг состояния документов.
• Облачные хранилища и гео‑репликация обеспечивают резервирование даже в случае масштабных стихийных бедствий.
• Внедрение СЭД (системы электронного документооборота) в архивные учреждения упрощает контроль за сроками хранения и своевременное выявление документов, требующих реставрации или переноса в более щадящие условия.

Однако цифровизация не заменяет необходимость бережного хранения оригиналов, особенно документов с уникальными физическими характеристиками (печати, подписи, иллюстрации, материалы особой ценности).

Подготовка и квалификация персонала

Успех любой системы обеспечения сохранности напрямую зависит от компетентности сотрудников:

• Регулярное повышение квалификации по темам «Микроклимат в архивах», «Биозащита документов», «Пожарная безопасность» и «Работа с электронными копиями».
• Проведение внутренних аттестаций и сертификации в соответствии с профессиональными стандартами архивного дела.
• Вовлечение персонала в разработку и обновление нормативных документов (Методические рекомендации, ПДАЧС).
• Создание культуры ответственности: каждое нарушение условий хранения фиксируется, анализируется и приводит к корректирующим действиям.

Обеспечение сохранности архивных документов в государственных и муниципальных архивах – это многогранная задача, требующая соблюдения нормативных требований, применения современных технических решений и постоянного повышения квалификации персонала. Методические рекомендации, изданные Росархивом и другими профильными ведомствами, предоставляют четкую основу для построения эффективной системы защиты документов от естественных и антропогенных угроз. Только комплексный подход, сочетающий профилактику, готовность к чрезвычайным ситуациям и внедрение цифровых технологий, гарантирует долгосрочную доступность нашего документального наследия для будущих поколений.