Сохранность архивных фондов – одна из ключевых задач государства, поскольку архивные документы являются источником исторической, правовой и культурной информации. Ниже представлены основные принципы, нормативные акты и практические рекомендации, позволяющие гарантировать долговременное хранение как бумажных, так и электронных архивных материалов.

Нормативно-правовая база

Организация охраны и сохранности архивов регулируется рядом законодательных и методических актов:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.) – определяет статус архивов, их функции и порядок их создания.
2. Постановление Правительства РФ № 1155 «Об утверждении Положения о государственном архиве Российской Федерации».
3. «Правила организации и ведения архивных дел» (пункт 83) – устанавливает требования к первичным средствам хранения, размещению в темноте, использованию закрытых шкафов и стеллажей.
4. Инструкция о порядке охраны архивов (утверждена Министерством культуры РФ).
5. Методические рекомендации по подготовке дел к передаче в архив, составлению номенклатур и учёту архивных документов.

Все указанные документы обязательны как для государственных, так и для муниципальных архивов, а также для музеев, библиотек и научных организаций, участвующих в хранении архивных материалов.

Физическое хранение архивных документов

Первичные средства хранения

• Документы размещаются в темных помещениях – это минимизирует воздействие ультрафиолетового излучения.
• Для бумажных носителей используются металлические стеллажи, шкафы закрытого типа, сейфы и специализированные контейнеры, соответствующие требованиям пункта 83 Правил.
• Каждый стеллаж/шкаф снабжается системой контроля доступа (замки, электронные карты).

Условия микроклимата

Для контроля микроклимата используют автоматические датчики, подключённые к системе оповещения.

Защита от механических повреждений

• Документы хранятся в фасетных коробках или архивных папках из нейтральных материалов (без кислоты).
• При транспортировке применяются специальные поддоны и упаковка, предотвращающая смятие и разрывы.
• Регулярные осмотры позволяют своевременно выявлять признаки износа и принимать меры (перепаковка, реставрация).

Электронные архивы и их сохранность

С учётом цифровизации, в архивных фондах всё больше документов храниться в электронном виде. Для их надёжного сохранения необходимо:

1. Создавать многоуровневую систему резервного копирования (локальные, сетевые и облачные хранилища).
2. Применять форматы открытого доступа (PDF/A, TIFF, XML) для обеспечения долгосрочной читаемости.
3. Обеспечивать контроль целостности с помощью контрольных сумм (SHA‑256) и регулярных проверок.
4. Поддерживать политику миграции данных – перенос на новые носители и форматы каждые 5‑7 лет.
5. Осуществлять аутентификацию и авторизацию пользователей, используя двухфакторную аутентификацию.

Все электронные архивы должны быть зарегистрированы в единой государственной системе учёта архивных документов, что позволяет отслеживать их перемещение и состояние.

Организация охраны и контроля доступа

Физическая охрана

• Контроль доступа в архивные помещения осуществляется с помощью электронных систем контроля доступа (СКД) и видеонаблюдения.
• Внутри архивов работают охранные службы, которые проводят патрулирование и проверку соблюдения правил поведения.
• Все входящие и исходящие документы фиксируются в журнале, а при необходимости – в электронных системах учёта.

Информационная безопасность

• Для электронных архивов применяется шифрование данных при передаче и хранении.
• Регулярно проводятся аудиты информационной безопасности и тесты на проникновение.
• Разработана политика управления правами доступа – каждый пользователь имеет только те полномочия, которые необходимы для выполнения его функций.

Порядок передачи и реорганизации архивных фондов

При смене руководителя, реорганизации, слиянии или ликвидации организации действуют чётко регламентированные процедуры:

1. Подготовка дел к передаче – составление номенклатуры дел, проверка комплектности и состояния документов.
2. Оформление актов приёма‑передачи в двух экземплярах (для передающей и принимающей сторон).
3. Транспортировка в архивохранилище осуществляется в специальных закрытых контейнерах с контролем температуры и влажности.
4. После передачи документы вносятся в единую учетную систему и получают новые регистрационные номера.
5. В случае реорганизации архивов (слияние, разделение) составляются планы миграции с указанием сроков, ответственных лиц и методов контроля.

Все действия фиксируются в журналах операций и подлежат проверке внутренними аудиторами и контролирующими органами.

Учёт и номенклатура архивных документов

Для эффективного управления архивными фондами используется система номенклатур:

• Номенклатура дел – перечень всех дел, входящих в фонд, с указанием их содержания, периода создания и места хранения.
• Каждому документу присваивается уникальный идентификационный код (УИК), который отражает его место в иерархии фонда.
• Учет ведётся в электронных базах данных, которые позволяют быстро находить документы по различным параметрам (дата, тема, автор).

Регулярные сверки бумажных и электронных реестров позволяют выявлять расхождения и устранять их своевременно.

Профилактика и реагирование на чрезвычайные ситуации

Профилактические меры

• Установка систем пожаротушения с газовыми (FM‑200, Inergen) и водяными (пульверизатор) агентами, не повреждающими бумагу.
• Регулярные проверки электросетей и систем вентиляции для предотвращения коротких замыканий и перегрева.
• Создание плана эвакуации персонала и документов, включая маршруты и зоны безопасного хранения;

Действия при возникновении угроз

1. Активация системы оповещения и немедленное уведомление службы охраны и технической службы.
2. Переход в режим аварийного доступа к резервным копиям электронных архивов.
3. При пожаре – автоматическое срабатывание газовых систем, минимизирующее повреждения.
4. После инцидента – проведение оценки ущерба, восстановление повреждённых документов (реставрация) и обновление планов защиты.

Современные тенденции и перспективы

В ближайшие годы ожидается усиление следующих направлений:

• Полная цифровизация архивных фондов с переходом к облачным хранилищам, обеспечивающим географическую избыточность.
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и метаданных документов.
• Развитие мобильных архивных лабораторий для проведения реставрационных работ непосредственно в местах хранения.
• Усиление международного сотрудничества в области стандартизации архивных форматов (ISO 15489, ISO 16175).

Обеспечение сохранности архивов РФ – комплексный процесс, включающий:

• Соблюдение нормативных требований и методических рекомендаций.
• Создание оптимального микроклимата и физической защиты документов.
• Внедрение современных технологий для хранения и защиты электронных материалов.
• Строгий контроль доступа и охрану архивных помещений.
• Разработку и реализацию планов реагирования на чрезвычайные ситуации.
• Постоянный учёт, мониторинг и обновление архивных фондов.

Только при комплексном подходе к каждому из этих пунктов можно гарантировать, что историческое и правовое наследие России будет надёжно сохранено для будущих поколений.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.