Государственный архив — это специализированное учреждение, которое осуществляет сбор, систематизацию, хранение, воспроизводство и предоставление доступа к документам, имеющим историческую, правовую и информационную ценность для государства и общества. Каждый документ, попадающий в фонд архива, должен соответствовать установленным нормативным требованиям. В статье рассмотрены основные элементы, которые входят в состав документов государственного архива РФ.

Правовая основа формирования архивных документов

Нормативные акты, регламентирующие состав и порядок оформления архивных документов, включают:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.) – определяет понятие «документ», требования к его оформлению и правила доступа.
• Постановление Правительства РФ № 1202 от  г. «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения государственных архивных фондов».
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая запись. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления»;
• Приказ Минкультуры России № 44 от  г. «Об утверждении формы и содержания описания архивных дел».

Основные типы архивных документов

В зависимости от их назначения и формы, документы делятся на несколько категорий:

1. Письменные документы – официальные письма, приказы, протоколы, отчёты, справки, акты, нормативные акты.
2. Электронные документы – файлы в электронных форматах (PDF, DOCX, XML и др.), электронные таблицы, базы данных.
3. Фотографические и графические материалы – фотографии, плакаты, чертежи, карты.
4. Аудио‑ и видеоматериалы – записи заседаний, интервью, документальные фильмы.
5. Неписменные документы – образцы, образцы печатей, образцы штампов, образцы продукции.

Структурные элементы документа

Каждый архивный документ должен содержать определённый набор обязательных реквизитов, которые позволяют точно идентифицировать, классифицировать и использовать его в дальнейшем.

Оформление бумажных документов

Оформление электронных документов

• Метаданные – набор атрибутов, описывающих документ:
  • Название файла;
  • Уникальный идентификатор (UID);
  • Автор (физическое или юридическое лицо);
  • Ключевые слова (keywords) и классификатор;
  • Формат файла и размер.
• Контроль целостности – цифровая подпись, хеш‑сумма (SHA‑256) для подтверждения неизменности.
• Электронный архивный журнал – запись о поступлении, перемещении и выдаче документа.

Классификационная система архивных документов

Для упорядочения документов в фондах применяется единой классификационной схемы, основанной на:

1. Отраслевой принадлежности (экономика, оборона, культура и т.д.).
2. Временной характеристике (год, квартал, месяц).
3. Типе документа (приказ, протокол, отчет).
4. Уровне государственной важности (федеральный, региональный, муниципальный).

Каждому документу присваивается классификационный код (например, 01.02.03‑2023‑001), который указывается в шапке и в карточке описания.

Описание и карточка документа (фондовый лист)

Для каждого документа в архиве создаётся описательная карточка, содержащая:

• Полный заголовок и номер документа;
• Краткое содержание (аннотация) – 150‑;
• Ключевые слова и классификатор;
• Дата и место создания;
• Ответственное лицо за документ;
• Сроки хранения и условия доступа;
• Сведения о физических характеристиках (формат, количество листов, размеры).

Карточка оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и хранится в электронном каталоге архива.

Сроки и условия хранения

Согласно ФЗ «Об архивном деле», документы делятся на две группы:

1. Документы постоянного хранения – имеют историческую, культурную или правовую ценность. Срок хранения: не ограничен.
2. Документы временного хранения – нужны для текущего управления, но со временем утрачивают актуальность. Сроки определяются нормативными актами (от 1 до 50 лет).

Условия хранения включают:

• Температурный режим (18‑22 °C для бумажных документов).
• Влажность (45‑55 %).
• Защита от света, пыли и механических повреждений.
• Для электронных документов – резервное копирование (минимум 3 копии, хранение в разных географических зонах).

Порядок доступа и использования

Документы могут быть предоставлены пользователям в соответствии с их статусом:

• Открытый доступ – документы, не содержащие сведений, ограниченных законом.
• Ограниченный доступ – документы, содержащие персональные данные, коммерческую тайну или сведения государственной тайны. Требуется согласование с уполномоченными органами.
• Запрет на доступ – документы, отнесённые к категории «секретно», «совершенно секретно» и т.п.

Пример полного состава архивного документа

Ниже приведён условный пример оформления бумажного приказа, входящего в фонд государственного архива.

Министерство культуры Российской Федерации
Приказ № 12‑2024
от г.

О проведении государственной экспертизы памятников архитектуры

В соответствии с постановлением Правительства РФ от № 1234
 утверждается порядок проведения экспертизы памятников архитектуры.
Ответственным за проведение экспертизы назначается Иванов И.И., заместитель
 министра культуры.
Срок проведения экспертизы – до г.

Приложения:
Положение о порядке экспертизы (стр. 1‑12);
Список объектов, подлежащих экспертизе (стр. 13‑25).

Подпись: ______________________
Иванов И.И., заместитель министра культуры

Для данного приказа в архивной карточке будет указано:

• Код фонда: 01.01.02‑2024‑012
• Краткое содержание: Утверждение порядка экспертизы памятников архитектуры.
• Ключевые слова: экспертиза, памятники, архитектура, культура.
• Срок постоянного хранения.
• Метаданные электронного скана (SHA‑256, размер, формат PDF/A‑2b).

Состав документов государственного архива РФ представляет собой строго регламентированный набор элементов, обеспечивающих их идентификацию, сохранность и доступность. Соблюдение требований ФЗ «Об архивном деле», ГОСТов и внутренних нормативных актов гарантирует, что архивные материалы будут надёжно храниться и служить источником достоверной информации для будущих поколений.

Дата актуализации статьи: