Работа с кадрами — это не только найм и увольнение‚ но и огромная ответственность за сохранность документов‚ определяющих трудовые права граждан. Сотрудники отдела кадров архива (или кадровики‚ ответственные за архивное дело) стоят на страже правовой чистоты организации. Их деятельность регулируется строгим законодательством‚ включая Трудовой кодекс РФ‚ ФЗ-152 «О персональных данных» и архивное законодательство. В этой статье подробно разберем‚ кто такие сотрудники‚ чем они занимаются‚ какие риски несут и как правильно организовать их работу в 2026 году.

Кто такие сотрудники отдела кадров архива: терминология и статус

В российском праве и HR-практике важно различать понятия «работник» и «сотрудник».

• Работник — широкое понятие‚ включающее всех трудящихся по трудовому договору (ст. 20 ТК РФ).
• Сотрудник — термин‚ чаще используемый во внутренних документах‚ должностных инструкциях и корпоративной культуре для обозначения офисного персонала‚ специалистов и управленцев.

В контексте архива отдела кадров под «сотрудниками» понимаются:

1. Начальник отдела кадров (HR-директор) — несет личную ответственность за правильное ведение кадровых документов и обеспечение их сохранности (ст. 22 ТК РФ‚ Росархив).
2. Кадровики / Специалисты по кадрам — непосредственно ведут личные дела‚ заполняют трудовые книжки/СТД-Р‚ формируют дела для сдачи в архив.
3. Ответственный за архивное дело (архивариус отдела кадров), лицо‚ назначенное приказом работодателя за подготовку и передачу документов на архивное хранение (ч. 1 ст. 8 Закона «Об архивном деле в РФ»).
4. Помощники/Ассистенты отдела кадров — выполняют вспомогательные операции (сканирование‚ шитье‚ нумерация‚ доставка).

Важно: В государственных архивах и центрах хранения документации существуют утвержденные профессиональные квалификационные группы должностей. В коммерческих организациях структура и штатное расписание разрабатываются самостоятельно‚ но требования к компетенциям остаются высокими.

Основные функции и обязанности

Деятельность сотрудников отдела кадров архива можно разделить на три ключевых блока:

Текущее ведение документации (Фронт-офис)

• Прием на работу: сбор пакета документов (паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ диплом‚ военский билет‚ свидетельства о браке/рождении детей).
• Заполнение и ведение личных карточек учетной формы Т-2 (для бумажного учета) и формирование СТД-Р (электронных трудовых книжек).
• Ведение личных дел сотрудников (папок): приказа о приеме‚ копии документов‚ заявления‚ служебные записки‚ справки.
• Ознакомление работников с трудовым законодательством‚ локальными нормативными актами‚ описаниями должностей под роспись.

Подготовка к архивному хранению (Бэк-офис / Архивная работа)

Это критический этап‚ от которого зависит юридическая значимость документов на десятилетия (сроки хранения 50 и 75 лет).

• Сборка дел: Личное дело заводят при приеме‚ завершают после увольнения. Документы по личному составу хранятся отдельно от другой документации (бухгалтерии‚ договоров).
• Очистка дел: Обязательно удаляют служебные записки‚ заявления и иные основания к приказам из дел перед сдачей в архив. Частая ошибка кадровиков — прикреплять их к приказам‚ что недопустимо.
• Формирование описей: Составление номенклатуры дел с указанием сроков хранения и индексов.
• Работа с электронными документами: Закрепление в номенклатуре мест хранения отчетных форм (СЗВ-ТД‚ СЗВ-СТАЖ‚ 6-НДФЛ и др.) для правильного включения в годовые описи.

Организационно-распорядительная работа

• Разработка и утверждение Положения об архиве организации (внутренний документ‚ регламентирующий порядок подготовки и сдачи).
• Взаимодействие с органом управления архивным делом субъекта РФ (для получения консультаций‚ экспертизы сроков хранения).
• Контроль за соблюдением трудовой дисциплины и правил трудового распорядка сотрудниками предприятия.
• Подбор‚ расстановка‚ перемещение‚ поощрение и наложение взысканий на сотрудников собственного отдела.

Критически важные правовые риски и ошибки (2024–2026 гг.)

Нарушение процедур архивирования грозит штрафами (ст. 5.27 КоАП РФ)‚ проверками Роструда и потерей юридической силы документов.

Нарушение 152-ФЗ «О персональных данных»

Пример из практики (май 2026): Хранение копий паспортов‚ СНИЛС‚ ИНН в личных делах без соблюдения режима доступа — прямое нарушение.

• Рекомендация: Копии паспортов‚ СНИЛС‚ ИНН лучше не передавать в архив вообще (уничтожать после прекращения действия целей обработки).
• Скан-копии трудовых книжек подлежат уничтожению после увольнения.
• Архив личных дел должен находиться в обособленном месте (сейф‚ металлический шкаф‚ спецпомещение) с ограниченным доступом.

Ошибки при сдаче в архив

Организация архивного хранилища отдела кадров

Законодательство (ФЗ «Об архивном деле»‚ Приказ Минкультуры/Росархива) требует создания условий для сохранности.

Варианты размещения:

1. Специализированное хранилище (идеально): Отдельное помещение с контролем температуры (18±2°C)‚ влажности (50±5%)‚ пожароподавлением‚ металлическими стеллажами.
2. Обособленное место в офисе (минимум): Металлический шкаф или сейф в кабинете кадровика/начальника отдела кадров‚ запертый на ключ. Доступ только у ответственных лиц.
3. Аутсорсинг (передача в специализированный центр хранения): Договор с лицензированной организацией. Работодатель все равно несет ответственность за правильность подготовки дел перед передачей.

Совет: Коммерческие организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов и закрепить его в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 Закона «Об архивном деле»).

Электронный документооборот и архив: новые реалии

С переходом на СТД-Р (электронные трудовые книжки) и электронный документооборот (ЭДО) роль сотрудников архива трансформируется:

• Архивирование метаданных: Не бумажные папки‚ а электронные дела в СЭД (системе электронного документооборота) с квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Сроки хранения ЭДО: Соответствуют бумажным аналогам (50/75 лет для личных дел).
• Номенклатура ЭДО: Обязательно закрепление мест хранения отчетных форм в отделе кадров и бухгалтерии для правильного формирования годовых описей.
• Исключение дублирования: Не нужно хранить и бумажный‚ и электронный вариант одного документа одновременно (выбрать один вид первичного документа в учетной политике).

Квалификационные требования и обучение

Сотрудники‚ работающие с архивом кадров‚ должны обладать компетенциями:

• Знание Трудового кодекса РФ‚ ФЗ-152‚ Закона «Об архивном деле»‚ приказов Росархива/Минкульта.
• Навыки работы со справочно-правовыми системами (КонсультантПлюс‚ Гарант).
• Умение составлять номенклатуры‚ описи‚ акты отбора/уничтожения.
• Навыки работы в 1С:ЗУП‚ СЭД (Диадок‚ СБИС‚ Контур и др.)‚ личном кабинете ПФР/СФР.

Рекомендуется регулярное повышение квалификации (курсы по архивному делу‚ кадровому делопроизводству‚ защите персональных данных). Отсутствие обучения, частая причина ошибок при проверках.

Чек-лист для Начальника отдела кадров (Контрольная точка)

1. [ ] Утверждено Положение об архиве организации?
2. [ ] Назначен приказом ответственный за архивное дело (ФИО‚ должность)?
3. [ ] Разработана и согласована с архивным органом номенклатура дел на текущий год?
4. [ ] Личные дела сотрудников хранятся отдельно от бухгалтерских и прочих?
5. [ ] Обеспечен физический доступ (сейф/шкаф/помещение) и информационная безопасность (152-ФЗ)?
6. [ ] Проводится ежегодная экспертиза документов на предмет сроков хранения (отбор к уничтожению/продлению)?
7. [ ] Удалены ли служебные записки и заявления из дел‚ сдаваемых в архив?
8. [ ] Ведется журнал учета движений личных дел (выдача/возврат)?
9. [ ] Сданы в архив дела с истекшими сроками хранения в установленные сроки (1–3 года после завершения)?
10. [ ] Обучены ли все кадровики правилам архивного дела и защите ПДн за последний год?

Сотрудники отдела кадров архива — это не просто «хранители бумаг». Это специалисты высокого профиля‚ обеспечивающие правовую защищенность организации и социальные права работников на десятилетия вперед. В 2026 году‚ в условиях тотальной цифровизации (СТД-Р‚ ЭДО‚ Госуслуги)‚ их роль смещается от физического шитья папок к управлению жизненным циклом электронных документов‚ обеспечению кибербезопасности персональных данных и соблюдению сложной процедуры экспертизы сроков хранения.

Главное правило: Архив кадровика начинается не в кладовке‚ а в момент приема сотрудника на работу. Качество первичной документации определяет качество архива через 75 лет. Инвестиции в компетенции кадровиков‚ правильное ПО и организацию хранилища — это лучшая страховка от штрафов‚ судов и репутационных потерь.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ‚ 152-ФЗ‚ ФЗ «Об архивном деле»)‚ рекомендаций Росархива и судебной практики на 2026 год. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному юристу или архивисту.