Современное архивное дело в Российской Федерации тесно взаимодействует с законодательством о защите персональных данных. Документы, содержащие сведения о частных лицах, представляют собой важную часть архивного фонда, но их обращение требует особого внимания к требованиям конфиденциальности, безопасности и законного использования.

Нормативная база

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152‑ФЗ «О персональных данных» – основной акт, регулирующий сбор, хранение, использование и уничтожение персональных данных.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от ) – определяет порядок комплектования, описания, учета и использования архивных документов.
• Приказы и методические рекомендации Федерального архивного агентства (Росархива):
  • Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах.
  • Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ (приказ Росархива от № 143).
  • Письмо Федерального архивного агентства от 19 марта 2020 г. Р/В‑534 «Об организации хранения, комплектования, учете и использовании содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ».
• Правила организации хранения архивных документов (п. 31) – регламентируют уничтожение документов с пометкой «Для служебного пользования» и информацией ограниченного доступа.

Какие документы относятся к категории «с персональными данными»

В государственных и муниципальных архивах можно выделить следующие типы документов, содержащие сведения о частных лицах:

1. Личные дела сотрудников (трудовые книжки, приказы о приеме/увольнении, аттестационные листы).
2. Документы об образовании (дипломы, справки об окончании учебных заведений, зачетные книжки).
3. Материалы о семейном положении (свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти).
4. Пенсионные и социальные выплаты (справки о доходах, выплатах пособий, пенсионные дела).
5. Медицинские карты и справки (в случае их передачи в архив по решению учреждения здравоохранения).
6. Судимости и уголовные дела (при условии их архивного хранения после истечения сроков давности).
7. Документы личного происхождения (дневники, переписка, фотографии, мемориальные материалы, переданные гражданами на добровольной основе).

Принципы работы с персональными данными в архивах

Законность и целесообразность

Сбор и хранение персональных данных допускаются только при наличии законного основания (согласия субъекта, исполнения обязательств по закону, выполнения государственных функций).

Минимизация данных

В архив следует передавать лишь те сведения, которые необходимы для достижения архивных целей (историческое исследование, подтверждение прав и т.д.). Избыточная информация подлежит исключению на этапе комплектования.

Обеспечение безопасности

Для защиты персональных данных применяются:

• Физическая защита (ограниченный доступ к хранилищам, системы контроля доступа).
• Техническая защита (шифрование электронных копий, антивирусные средства, резервное копирование).
• Организационные меры (инструкции по работе с персональными данными, обучение сотрудников, ведение журнала доступа).

Сроки хранения и порядок уничтожения

Сроки хранения определяются соответствующими нормативными актами (например, Перечнем сроков хранения документов). По истечении установленного срока документы, содержащие персональные данные, подлежат уничтожению способом, исключающим возможность восстановления информации:

• Механическое измельчение (шредирование).
• Сжигание в специализированных печах.
• Иные методы, обеспечивающие необратимое уничтожение (химическое разложение, магнитное стирание для электронных носителей).

При уничтожении составляется акт, в котором фиксируются способ, дата, ответственные лица и ссылка на нормативный акт, регулирующий срок хранения.

Порядок комплектования и учета документов с персональными данными

1. Прием документов – оформление приемо‑передаточного акта, в котором указываются состав transferred материалов, наличие пометок о конфиденциальности и согласие субъекта на обработку данных (если требуется).
2. Первичная обработка – проверка комплектности, удаление дубликатов, выделение документов, требующих особого режима доступа.
3. Описание и cataloguing – создание bibliographic записей, в которых отмечается наличие персональных данных и уровень доступа (открытый, ограниченный, закрытый).
4. Внесение в учетную систему – запись в единый реестр (бумажный или электронный) с указанием:
   • наименования документа;
   • даты создания;
   • сведения о субъекте персональных данных (ФИО, дата рождения – только в случае необходимости и при соблюдении мер защиты);
   • срока хранения;
   • условий доступа.
5. Хранение – размещение в специализированных фондах с соответствующей маркировкой (например, «Личные данные – ограниченный доступ»).
6. Предоставление пользователям – выдача копий или предоставление доступа к оригиналам только после проверки цели использования и получения разрешения у ответственного лица (архивариуса, руководителя подразделения). При предоставлении электронных копий применяются технологии защиты (водяные знаки, ограничение печати/копирования).

Примеры из практики

Пример 1: Личное дело работника государственного учреждения

После увольнения сотрудника его личное дело (трудовая книжка, приказы, аттестационные листы) передается в муниципальный архив на хранение сроком 75 лет. При приеме оформляется акт, в котором указывается, что дело содержит персональные данные и требует ограниченного доступа. Доступ к делу предоставляется только по запросу судебных органов или по письменному согласию бывшего сотрудника.

Пример 2: Документы личного происхождения, переданные гражданином

Гражданин передал в государственный архив свой семейный архив: фотографии, письма, дневники. При оформлении фонда архивариус выделяет материалы, содержащие сведения о третьих лицах (например, письма родственников). Эти документы получают пометку «Для служебного пользования» и хранятся в закрытом доступе. Доступ к ним возможен только для научных исследований после получения согласия от живых родственников или при истечении срока давности конфиденциальности (обычно 30 лет после смерти субъекта).

Пример 3: Уничтожение просроченных документов

По истечении срока хранения (например, 10 лет для определенных бухгалтерских справок, содержащих персональные данные) архив проводит процедуру шредирования. Составляется акт уничтожения, в котором фиксируються: наименование дела, дата уничтожения, способ (шредирование на частицы менее 5 мм), ответственные лица и ссылка на пункт правил хранения, регламентирующий срок.

Рекомендации для архивных учреждений

• Разработать внутренний нормативный акт «Политика работы с персональными данными в архиве», соответствующий ФЗ‑152 и архивному законодательству.
• Назначить ответственного за защиту персональных данных (ДПО или уполномоченного по архивному делу).
• Проводить регулярное обучение сотрудников основам конфиденциальности и безопасной работы с документами.
• Внедрить систему учета доступа к документам с персональными данными (журнал регистрации запросов, электронная система контроля доступа).
• Обеспечить резервное копирование электронных копий документов в зашифрованном виде и хранить резервные носители в отдельном защищенном помещении.
• Проводить периодический аудит соблюдения требований по хранению и уничтожению персональных данных.
• При передаче документов в другие организации (например, для научных исследований) использовать соглашения о обработке персональных данных (ДОУ) и обеспечивать соблюдение принципов минимизации и целесообразности.

Документы, содержащие персональные данные, представляют собой ценный историческую и социальную значимость, однако их обращение в государственных и муниципальных архивах требует строгого соблюдения законодательства о защите персональных данных и архивных норм. Комплексный подход — от правового основания приема до безопасного хранения и законного уничтожения, позволяет сохранить доверие граждан к архивным учреждениям, обеспечить сохранность культурного наследия и минимизировать риски нарушения прав субъектов персональных данных.