Создание архива электронных документов требует четко регламентированного порядка приема, хранения и использования информации. Ниже представлен подробный материал, который можно использовать при разработке собственного регламента, основанный на действующих нормативных актах и методических рекомендациях (ГОСТ Р 7.0.97‑2016, приказы Минкультуры РФ, рекомендации Федерального архивного агентства и др.).

Нормативная и методическая база

• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно‑распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства по применению ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (разъясняют положения стандарта, содержат методику практического использования).
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН.
• Приказ Министерства культуры РФ от … (о перезаписи электронных документов при изменении форматов).
• Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов (2011‑2020 гг.).
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.
• Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций.

Эти документы формируют правовую основу для разработки регламента приема электронных документов в архив.

Основные принципы приема электронных документов

1. Юридическая значимость – документы должны сохранять свою юридическую силу на весь срок хранения.
2. Целостность и подлинность – необходимы контрольные суммы, электронные подписи и журналы изменений.
3. Формат и совместимость – предпочтительно использовать открытые, долговечные форматы (PDF/A, TIFF, XML, ODF и т.п.).
4. Метаданные – каждый документ сопровождается набором обязательных атрибутов (наименование, дата создания, автор, номер дела, уровень доступа и т.д.).
5. Контроль доступа – разграничение прав в соответствии с классификацией информации (для служебного пользования, конфиденциально и т.п.).
6. Прослеживаемость – ведение журнала приема‑передачи, регистрация каждого этапа обработки.

Этапы приема электронных документов в архив

Подготовка к приему

• Определение перечень видов документов, подлежащих передаче на постоянное хранение (по номенклатуре дел, классификатору).
• Согласование с ИТ‑службой требований к форматам, средствам защиты и метаданным.
• Подготовка шаблонов сопроводительных документов (акт приема‑передачи, опись, реестр).

Прием и первичная проверка

• Получение электронного пакета (файлы + метаданные) от подразделения‑источника или СЭД.
• Проверка соответствия файлов заявленным форматам и наличия обязательных метаданных.
• Контроль целостности: вычисление контрольных сумм (MD5, SHA‑256) и сравнение с указанными в сопроводительном документе.
• Проверка наличия и валидности электронной подписи (если требуется).
• Выявление и фиксирование отклонений (несоответствие формата, отсутствие метаданных, поврежденные файлы).

Оформление и регистрация

• Составление акта приема‑передачи электронных документов (в соответствии с шаблоном, утвержденным положением об архиве).
• Внесение сведений о принятых документах в реестр архивного фонда (номер дела, дата приема, объем, ответственный).
• Назначение уникального идентификатора (штрих‑кода, UUID) каждому файлу или набору файлов.
• Размещение документов в структуре хранения архива (по годам, по подразделениям, по уровням доступа).

Долгосрочное хранение и мониторинг

• Перевод файлов в архивное хранилище с резервированием (минимум две копии на разных носителях).
• Периодическая проверка целостности (например, раз в год) и обновление контрольных сумм.
• При изменении программно‑аппаратной среды – выполнение перезаписи в новые форматы согласно приказу Минкультуры РФ.
• Ведение журнала событий (доступ, изменение, резервное копирование).

Предоставление документов пользователям

• Обеспечение контролируемого доступа через систему управления правами (роли, группы, уровни конфиденциальности).
• Выдача копий или предоставление удаленного доступа с сохранением аудита запросов.
• Архивирование запросов на предоставление документов (для отчетности и контроля).

Требования к документам, принимаемым в архив

При несоответствии любого из пунктов документ возвращается отправителю для доработки.

Роли и ответственность

• Руководитель организации – утверждает регламент, обеспечивает выделение ресурсов, контролирует соблюдение требований.
• Архивариус (ответственный за архив) – разрабатывает и поддерживает регламент, осуществляет прием, проверку, регистрацию и хранение документов.
• ИТ‑служба – обеспечивает техническую инфраструктуру (хранилище, резервное копирование, средства контроля целостности, СЭД).
• Подразделения‑источники – готовят документы к передаче, формируют метаданные, подписывают акты приема‑передачи.
• Служба безопасности информации – контролирует соблюдение требований по защите конфиденциальной информации и электронной подписи.

Структура регламента приема электронных документов

1. Термины и определения.
2. Общие принципы приема.
3. Перечень документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.
4. Требования к форматам, метаданным и защите информации.
5. Этапы приема (подготовка, прием и проверка, оформление, хранение, предоставление).
6. Ответственность участников процесса.
7. Контроль и аудит соблюдения регламента.
8. Порядок обновления и внесения изменений в регламент.
9. Приложения:
   • Образец акта приема‑передачи электронных документов.
   • Шаблон описи и реестра принятых документов.
   • Список допустимых форматов и требований к метаданным.
   • Журнал событий (пример).

Примерный шаблон акта приема‑передачи электронных документов

АКТ № ___
о приеме‑передаче электронных документов на постоянное хранение

г. ___________ «___» ___________ 20__ г.

Наименование организации‑отправителя: ______________________________
Наименование организации‑получателя (архив): ________________________

Сведения о передаваемых документах:
№ п/п | Наименование дела | Количество файлов | Формат | Дата создания | Хеш‑сумма (SHA‑256) | Примечания
------|-------------------|-------------------|--------|---------------|---------------------|-----------
1 | Приказ № 123 | 1 | PDF/A‑2| | a3f5… | Подписан КЭП
2 | Договор № 456 | 2 | TIFF | | 9b1c… | Без подписи

Подписи:
Ответственный за архив ___________________ / ___________________
Ответственный за подразделение‑отправитель ___________________ / ___________________

Примечание: акт оформляется в двух экземплярах (один остается в архиве, второй – у отправителя).

Контроль, аудит и обновление регламента

• Внутренний аудит проводится не реже одного раза в год; проверяется соблюдение всех этапов приема, наличие резервных копий и актуальность метаданных.
• При выявлении нарушений составляется акт, определяются корректирующие действия и сроки их выполнения.
• Регламент подлежит пересмотру при:
• изменении нормативной базы (новые ГОСТы, приказы);
• внедрении новых технологий хранения (облачные решения, блокчейн и т.д.);
• выявлении системных недостатков в процессе приема.
• Все изменения фиксируются в журнале версий регламента с указанием даты, причины и ответственного лица.

Разработка и внедрение регламента приема электронных документов в архив – важный элемент обеспечения документационной безопасности и сохранности информационного ресурса организации. Следуя представленным рекомендациям, опираясь на ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и другие нормативные акты, можно создать прозрачную, контролируемую и соответствующую законодательству систему приема, которая гарантирует юридическую значимость, целостность и доступность электронных архивных документов на протяжении всего срока их хранения.

Успешная реализация регламента зависит от четкого распределения ролей, регулярного контроля и готовности к адаптации под изменяющиеся технологические и правовые условия.

Статья подготовлена на основе информации, доступной на .