Архив – это систематизированный фонд документов, сохраняемых в течение установленного законодательством срока и предназначенных для последующего использования. В современных компаниях архивы стали неотъемлемой частью системы управления данными, обеспечивая юридическую безопасность, эффективность бизнес‑процессов и сохранность исторической информации.

Правовая база и нормативные документы

Основу для организации архивов в России составляют следующие нормативные акты:

• Приказ Росархива №236 от «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Этот документ фиксирует:
  • Перечень документов, подлежащих архивированию;
  • Сроки их хранения (постоянные, длительные, краткосрочные);
  • Ответственность руководителей за соблюдение сроков.
• Федеральный закон «Об архивном деле» (№ 125-ФЗ);
• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (№ 149-ФЗ);
• Трудовой кодекс РФ (требования к хранению личных дел сотрудников);
• Налоговый кодекс (сроки хранения бухгалтерской и налоговой документации).

Все организации обязаны изучить эти нормативные акты перед тем, как начинать формировать архив.

Ключевые понятия и классификация документов

Согласно Приказу Росархива, управленческие архивные документы делятся на несколько групп:

1. Учредительные документы – устав, учредительный договор, лицензии.
2. Личные дела сотрудников – трудовые книжки, договоры, аттестационные листы.
3. Финансово‑бухгалтерские документы – бухгалтерские отчёты, налоговые декларации, счета‑фактуры.
4. Договорная документация – контракты с контрагентами, акты выполненных работ.
5. Корпоративные регламенты и процедуры – инструкции, положения, методики.
6. Документы, связанные с охраной труда, безопасностью и экологией.

Каждая из групп имеет свои сроки хранения, которые могут быть:

• Краткосрочные (до 3 лет);
• Среднесрочные (от 3 до 10 лет);
• Длительные (от 10 до 50 лет);
• Постоянные (неограниченный срок).

Организационная структура архивного подразделения

В зависимости от объёма документооборота архив может быть оформлен как:

• Самостоятельное структурное подразделение (например, Отдел архивного обеспечения);
• Подразделение в составе службы документационного обеспечения (делопроизводства).

В малых организациях часто функции архивирования совмещаются с делопроизводством, однако при росте объёма документов это приводит к перегрузке персонала и риску потери информации.

Пошаговый алгоритм создания архива организации

Шаг 1. Анализ текущего документооборота

Определите типы и объёмы документов, которые образуются в вашей компании. Составьте номенклатуру дел согласно Перечню типовых управленческих архивных документов.

Шаг 2. Формирование политики архивирования

Разработайте внутренний документ, в котором фиксируются:

• Ответственные лица (руководитель архива, архивариус, ИТ‑специалист);
• Сроки хранения для каждой категории документов;
• Порядок доступа и использования архивных материалов;
• Требования к защите конфиденциальной информации.

Шаг 3. Выбор формы хранения

Существует два основных направления:

1. Физический архив – бумажные документы, хранящиеся в специально оборудованных помещениях (контроль температуры, влажности, защита от пожара).
2. Электронный архив – сканированные копии и «родные» электронные файлы, размещённые в системе электронного документооборота (ЭДО) или в облачном хранилище.

Шаг 4. Оборудование и программное обеспечение

Для эффективного управления архивом рекомендуется использовать:

• Систему ЭДО (например, 1С:Документооборот, КОРУС, DocsVision);
• Систему архивного управления (АРХИВ+, iArch, OpenKM);
• Сканеры с функцией OCR (распознавание текста) для создания поисковых копий;
• Средства резервного копирования и восстановления данных.

Шаг 5. Миграция и классификация документов

Проводите миграцию в несколько этапов:

1. Отбор документов, подлежащих архивированию (по срокам и важности);
2. Сканирование бумажных носителей и присвоение им уникального архивного номера;
3. Ввод метаданных (дата создания, тип, ответственный, срок хранения) в архивную систему;
4. Физическое хранение оригиналов (если требуется) в архивных шкафах.

Шаг 6. Обучение персонала

Проведите инструктаж и тренинги для сотрудников, отвечающих за документооборот, чтобы они знали:

• Как правильно оформлять и регистрировать документы;
• Кому и когда передавать материалы в архив;
• Как пользоваться системой ЭДО и архивного поиска;

Шаг 7. Контроль и аудит

Регулярно проверяйте соответствие фактического хранения установленным срокам. Проводите внутренний аудит не реже одного раза в год.

Электронный архив: особенности и преимущества

Электронный архив позволяет решить ряд проблем традиционного бумажного хранения:

• Сокращение физических площадей – документы хранятся в цифровом виде;
• Быстрый поиск – метаданные и OCR‑текст позволяют находить нужный файл за секунды;
• Повышенная безопасность – контроль доступа, шифрование, резервные копии;
• Автоматизация сроков уничтожения – система автоматически помечает документы к утилизации по истечении срока.

При внедрении электронного архива следует учитывать:

1. Соответствие требованиям ФЗ‑149 о защите информации;
2. Наличие сертификата соответствия (если архив используется в государственных структурах);
3. Регулярные проверки целостности файлов (контрольные суммы, хеш‑функции);
4. Политику резервного копирования (минимум 3 копии, хранение в разных географических локациях).

Технологические решения от ведущих поставщиков

На рынке представлено несколько проверенных решений, которые помогают экономить до 35 % расходов на обработку документов и ускоряют бизнес‑процессы:

• ОСГ – система архивного хранения (25‑летний опыт). Предлагает модульный подход: сканирование, классификация, хранение, контроль доступа.
• 1С:Документооборот – интегрирован с бухгалтерией и ERP, удобен для компаний, использующих 1С.
• OpenKM – открытая платформа с гибкой настройкой метаданных и поддержкой электронных подписей.
• Microsoft SharePoint + Power Automate – решение для компаний, работающих в экосистеме Microsoft 365.

Ответственность и контроль

Согласно законодательству, за соблюдение сроков хранения и правильность ведения архива отвечают:

• Руководитель организации – общая ответственность за соблюдение нормативов.
• Руководитель архивного подразделения (архивариус) – непосредственное ведение архива, контроль сроков, организация доступа.
• Ответственный за ИТ‑безопасность – защита электронных архивов от несанкционированного доступа.

Нарушения могут привести к административным штрафам, а в случае судебных разбирательств – к невозможности предъявить необходимые доказательства.

Лучшие практики ведения архивов

1. Стандартизация номенклатуры – используйте единый кодовый набор для всех типов документов.
2. Регулярный пересмотр сроков хранения – законодательство может изменяться, проверяйте актуальность сроков раз в 2–3 года.
3. Разделение доступа – только уполномоченные сотрудники могут просматривать конфиденциальные архивные материалы.
4. Документирование всех действий – журнал регистрации, журнал доступа, журнал утилизации.
5. Тестирование восстановления – минимум один раз в год проверяйте возможность восстановления данных из резервных копий.

Создание и поддержание архивов – это не просто юридическая обязанность, а стратегический инструмент управления организацией. Правильно построенный архив позволяет:

• Сократить риски потери важной информации;
• Ускорить процесс принятия решений за счёт быстрого доступа к историческим данным;
• Снизить издержки на хранение и обработку бумажных документов;
• Обеспечить соответствие требованиям законодательства.

Следуя изложенному пошаговому алгоритму, учитывая нормативные требования и применяя современные ИТ‑решения, любая организация – от малого предприятия до крупного корпоратива – сможет построить надёжную и эффективную систему архивного управления.

Дата публикации: 19:36:13