Дата подготовки статьи: 12:18:39

Общие положения

Создание архивного фонда в федеральном органе – это обязательный процесс, регламентированный федеральным законодательством и нормативными актами Росархива. Основой правового регулирования являются:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивных фондах»;
• Приказ Министерства культуры РФ от 2 марта 2020 г. (с изменениями от 26 сентября 2022 г.) «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
• Положения об Архивном фонде РФ, утверждённые в 1993 г.;
• Методические рекомендации ВНИИДАД по комплектованию, описанию и учёту документов личного происхождения.

Все действия по созданию архива должны соответствовать этим документам, а также требованиям к информационным системам, если речь идёт о электронных архивах.

Нормативно-правовая база

Основные законы и приказы

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ (2004) – определяет понятие архивного фонда, порядок его формирования, сроки хранения и правила доступа.
2. Приказ Росархива от  г. (в ред. от ) – устанавливает Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях.
3. Приказ Министерства культуры РФ – регламентирует создание документального фонда организации, включая составление номенклатуры дел и формирование дел на основе нормативных правовых актов.
4. Методические рекомендации ВНИИДАД – дают практические указания по работе с документами личного происхождения.

Сроки хранения

Сроки хранения документов фиксируются в перечнях типовых архивных документов и утверждаются в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона № 125‑ФЗ. Для каждого типа документа определяется:

• Срок обязательного хранения;
• Срок хранения в архиве после завершения служебного периода;
• Условия уничтожения или передачи в исторический фонд.

Этапы создания архива в федеральном органе

Подготовительный этап

1. Назначение ответственного лица – обычно это главный архивист или руководитель отдела документационного обеспечения.
2. Формирование рабочей группы – включить специалистов по документообороту, ИТ‑поддержке, юридическому сопровождению.
3. Анализ текущего документооборота – выявить виды документов, их объём, существующие системы учёта.
4. Определение целей архива – долгосрочное хранение, обеспечение доступа, защита от утраты.

Разработка нормативных документов

• Составление нормативных актов (приказов, инструкций) о создании архива, их утверждение руководством.
• Разработка номенклатуры дел – перечня дел, подделов и их классификаторов в соответствии с типовыми перечнями.
• Подготовка положения о порядке комплектования и учёта архивных документов.

Формирование архивных фондов

1. Идентификация документов – отбор документов, подлежащих передаче в архив, согласно установленным срокам хранения.
2. Комплектование дел – формирование дел (папок, электронных наборов) по номенклатуре, включающее:
   • Оформление входных и исходных документов;
   • Создание сопроводительных листов;
   • Указание метаданных (дата, номер, автор, тема).
3. Описательная работа – составление описей (описание фонда, описи дел, карточки документов) в соответствии с ГОСТ 7.32‑2001;
4. Учет в информационной системе – ввод данных в автоматизированную систему учёта (например, «Электронный архив»), обеспечение соответствия требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных», если в документах содержатся такие сведения.

Организация физического и электронного хранения

• Физическое хранение – подбор помещений с контролем микроклимата, пожарной безопасности, ограничением доступа (по требованиям ФЗ‑115 «О противодействии коррупции»).
• Электронное хранение – создание или подключение к информационной системе архива, соответствующей требованиям законодательства о государственных информационных системах (ФЗ‑149).
• Обеспечение резервного копирования и долгосрочной миграции данных в новые форматы.

Осуществление контроля и аудита

1. Проведение внутренних проверок по соблюдению сроков хранения и правильности комплектования.
2. Регулярный аудит ИТ‑инфраструктуры (проверка целостности электронных архивов, соответствие требованиям к защите информации).
3. Подготовка отчетов для Росархива и контролирующих органов.

Специфика создания архива в федеральных органах

Особенности документооборота

Федеральные органы работают с документами, относящимися к государственной тайне, персональным данным, а также к документам, имеющим юридическую силу. Поэтому необходимо:

• Разделять документы по уровням доступа (открытый, ограниченный, секретный).
• Вести отдельные реестры для документов личного происхождения (по методическим рекомендациям ВНИИДАД).
• Обеспечить шифрование электронных архивов, содержащих конфиденциальную информацию.

Взаимодействие с другими архивными учреждениями

Федеральный орган обязан передавать в Федеральный архивный фонд документы, отнесённые к государственной собственности, а также взаимодействовать с региональными архивами при необходимости передачи или получения документов.

Учет в системе «Единый государственный реестр архивных фондов»

Все созданные архивные фонды регистрируются в единой системе реестра, где указываются:

1. Наименование фонда;
2. Код ОКВЭД (по классификатору видов экономической деятельности);
3. Сроки хранения;
4. Ответственное лицо и контактные данные.

Практические рекомендации

• Начинайте с пилотного проекта. Выберите одну деловую единицу, сформируйте её архивный фонд, отработайте процесс и только после этого масштабируйте на весь орган.
• Обучайте персонал. Регулярные семинары по работе с архивными документами и использованию ИТ‑системы снижают риск ошибок.
• Документируйте каждый шаг. Наличие протоколов, актов приема‑передачи и журналов контроля упрощает аудит.
• Контролируйте сроки. Используйте автоматические напоминания в системе учёта о приближающихся датах уничтожения или продления хранения.
• Обеспечьте резервные копии. Храните их в разных географических точках, соблюдая требования к защите информации.

Создание архива в федеральном органе – это сложный, но систематизированный процесс, который требует строгого соблюдения нормативных актов, тщательной подготовки документации и внедрения современных ИТ‑решений. При правильном подходе архивный фонд обеспечивает:

• Сохранность исторически ценных документов;
• Гарантированный доступ к информации для законных целей;
• Соответствие требованиям законодательства о хранении и защите информации.

Следуя изложенным рекомендациям и опираясь на актуальные правовые акты, любой федеральный орган сможет эффективно сформировать и поддерживать свой архивный фонд.

Статья подготовлена на основе публичных нормативных актов, опубликованных на официальных ресурсах Федерального архивного агентства, Министерства культуры РФ и ВНИИДАД.