Создание единой системы централизованного хранения нотариальных документов — одна из ключевых реформ в сфере нотариата и архивного дела последних лет. Путь от идеи до действующего законодательства занял несколько лет и прошел этапы от правительственного законопроекта до принятия Федерального закона № 339-ФЗ. В данной статье подробно разбирается история вопроса, нормативная база, механика работы новых архивов и ожидаемые социально-экономические эффекты.

Предыстория и хронология законодательной инициативы

Проблема разрозненного хранения нотариальных документов у тысяч частных нотариусов и государственных нотариусов давно требовала системного решения. Риск утраты документов при прекращении деятельности нотариуса, пожарах, наводнениях или простой халатности делал поиск документов для граждан сложным и часто судебным процессом.

Основные этапы:

1. 2018 год — Зарождение инициативы. По информации Управления Минюста по Республике Татарстан, Министерство юстиции России разработало план законопроектной деятельности. Цель: облегчить поиск и восстановление бумаг, снизить вероятность утраты архивов, разгрузить суды от дел об установлении фактов, имеющих юридическое значение. Планировалось направить проект в Кабмин в мае, а в Госдуму — в октябре 2018 года.
2. 23 сентября 2020 года — Первое чтение в Госдуме. ТАСС сообщило о принятии законопроекта в I чтении. Ключевая идея: формирование нотариальных архивов из документов, образовавшихся при совершении нотариальных действий нотариусами, при нотариальных палатах, образованных в субъектах РФ. Предлагалась централизованная модель: палаты каждого субъекта создают архивы, куда по истечении сроков хранения поступают документы от всех нотариусов региона (частной практики и госнотариуса).
3. 14 июля 2022 года — Принятие ФЗ № 339-ФЗ. Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» вступил в силу. Он внес фундаментальные изменения в ФЗ «Об архивном деле в РФ» (№ 125-ФЗ) и Закон «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате». Была введена статья 39;1 «Нотариальные документы, нотариальный архив». Терминология уточнена: вместо «формирования нотариального архива» закреплено понятие «организации хранения нотариальных документов».
4. 13 декабря 2024 года — Актуальная редакция 125-ФЗ. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» действует в редакции, закрепляющей обязанности нотариальных палат и порядок включения документов в Архивный фонд РФ.

Нормативная база: ключевые правовые акты

На текущий момент (октябрь 2026 года) регулирование вопросов хранения и формирования нотариальных архивов строится на двух столпах:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ). Статья 4, ч. 2 и 3: нотариальные палаты субъектов РФ обязаны создавать нотариальные архивы для хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов.
• Федеральный закон от № 339-ФЗ. Внес изменения, введя ст. 39.1 в Закон «Основы законодательства РФ о нотариате» и скорректировав 125-ФЗ. Установил правовой режим нотариальных документов (бумажные и электронные), порядок их передачи в архив, уничтожения и использования.

Статья 39.1 «Нотариальные документы, нотариальный архив»: суть нововведений

Введенная ФЗ № 339-ФЗ статья 39.1 Закона «Основы законодательства РФ о нотариате» стала «конституцией» нотариальных архивов. Она определяет:

• Понятие нотариальных документов: созданные на бумажном носителе или в электронном виде документы, подлежащие обязательному хранению в соответствии с правилами нотариального делопроизводства.
• Обязанность нотариуса: нести ответственность за нарушение требований к хранению до передачи в архив (ср. п. 3 ст. 39.1 и правила нотариального делопроизводства).
• Роль нотариальной палаты: создание архива, хранение переданных документов, их уничтожение по истечении сроков временного хранения, использование (выдача подлинников, копий, возврат).
• Порядок выдачи копий и подлинников: регламентирован полномочиями палаты как архивного хранителя.

Механика централизованного хранения: от нотариуса к палате

Реформа переводит систему с децентрализованной (каждый нотариус, свой архив) на централизованную региональную модель.

Этапы жизненного цикла документа:

1. Создание и временное хранение у нотариуса. Нотариус хранит документы в течение установленного срока (обычно до прекращения деятельности или истечения срока временного хранения по номенклатуре).
2. Передача в нотариальный архив палаты. По истечении сроков хранения у нотариуса (или при прекращении его полномочий) документы передаются в архив нотариальной палаты соответствующего субъекта РФ.
3. Хранение в нотариальном архиве палаты (срок — 75 лет). Согласно п; 4 ст. 19 125-ФЗ (ред. от 2024 г.), записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы приватизации хранятся в нотариальных архивах 75 лет до передачи в государственные архивы (в состав Архивного фонда РФ).
4. Передача в государственные архивы (Архивный фонд РФ). По истечении 75 лет документы передаются в вечное хранение в архивные органы субъектов РФ / Росархив.
5. Уничтожение. Документы, не подлежащие включению в Архивный фонд РФ и истекшие сроки хранения, уничтожаются палатой в установленном порядке.

Порядок использования архивов: права граждан и нотариусов

Минюстом России был предложен и узаконен детальный порядок взаимодействия с архивом:

• Выдача копий нотариальных документов: гражданам и организациям — на основании заявления, нотариусам, для совершения нотариальных действий.
• Выдача подлинников: в исключительных случаях (например, для совершения нотариального действия, требующего оригинала) с обязательным возвратом в архив.
• Информационное обслуживание: выдача справок о наличии/отсутствии документов, поиск сведений.

Это исключает необходимость для граждан искать «своего» нотариуса по всей стране или обращаться в суд для установления факта совершения сделки, если нотариус ушел на пенсию или умер.

Ожидаемые эффекты и социальная значимость

Внедрение системы нотариальных архивов при палатах решает ряд системных проблем:

Ответственность и контроль

Законодательно закреплена ответственность за нарушение режима хранения:

• Нотариус: дисциплинарная (до лишения лицензии), гражданско-правовая (возмещение ущерба), административная (КоАП РФ) и уголовная (при умысле) за нарушение правил хранения до передачи в архив палаты.
• Нотариальная палата: ответственность за сохранность документов после их приема в архив. Палата выступает профессиональным архивным хранителем.

Текущий статус на 2026 год

На октябрь 2026 года реформа перешла в стадию полноценной практической реализации:

• Во всех субъектах РФ нотариальные палаты сформированы и функционируют как архивные учреждения.
• Завершено массовое перебронирование документов из офисов нотариусов в архивы палат (документы, истекшие 75-летний срок или сроки временного хранения).
• Работают электронные информационные системы палат для удаленного заказа копий и справок (интеграция с ЕРН — Единым реестром нотариальных действий).
• Проводится работа по оцифровке фондов для обеспечения долгосрочного сохранения и удаленного доступа.

Законопроект, ставший Федеральным законом № 339-ФЗ, и последующие изменения в ФЗ № 125-ФЗ завершили длительный процесс законодательного оформления института нотариальных архивов. Переход к централизованной модели хранения при нотариальных палатах субъектов РФ обеспечил:

1. Гарантии сохранности нотариального наследия нации (75 лет в палате + вечное в госархиве).
2. Доступность документов для граждан и бизнеса (простая процедура получения копии без суда).
3. Профессионализацию архивного дела в нотариате (палаты как специализированные архивы).
4. Снижение коррупционных рисков и факторов человеческого фактора при хранении у частных нотариусов.

Дальнейшее развитие системы лежит в плоскости полной цифровизации фондов, интеграции с государственными информационными системами (ЕСИА, Госуслуги, Росреестр) и внедрения технологий блокчейн/КЭП для верификации подлинности архивных копий в электронном виде.

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов (125-ФЗ, 339-ФЗ, Закон «Основы нотариата»), материалов ТАСС, КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Минюста России и Управления Минюста по РТ. Актуально на .