Электронный архив (ЭА) – это система, позволяющая хранить, управлять и обеспечивать доступ к документам в цифровом виде, соблюдая все нормативные требования к их сохранности и учёту. На сегодняшний день создание ЭА стало обязательным этапом цифровой трансформации большинства организаций.

Почему стоит внедрять электронный архив?

• Сокращение расходов на хранение бумажных носителей и их обслуживание.
• Ускорение доступа к документам – поиск по любым параметрам за секунды.
• Повышение безопасности – контроль доступа, резервное копирование, защита от несанкционированных изменений.
• Соответствие законодательству (ФЗ‑63, ФЗ‑152 и др.) о хранении и учёте документов.
• Подготовка к проверкам – автоматическое формирование отчётов и выборки документов.

Ключевые нормативные требования

При создании электронного архива необходимо учитывать:

1. Требования к срокам хранения (от 1 года до 75 лет в зависимости от типа документа).
2. Обеспечение неизменности и подлинности электронных копий (ЭЦП, ХЭШ‑подписи).
3. Наличие системы резервного копирования и восстановления данных.
4. Контроль доступа в соответствии с ролями сотрудников.
5. Возможность аудита действий пользователей.

Этапы работ по созданию электронного архива

Процесс создания ЭА делится на несколько логически связанных этапов. Ниже – подробный план действий, который используют компании‑поставщики, в т.ч. Инфолоджистикс.

Определение целей и задач

• Анализ бизнес‑процессов, в которых используется документация.
• Формулирование требований к функционалу архива (поиск, интеграция с СЭД, автоматическое уничтожение).
• Определение объёма и типов документов (договоры, бухгалтерские отчёты, техническая документация, нормативно‑правовые акты).

Выбор программного обеспечения

Выбор ПСЭ (программного средства электронного архива) – критический шаг, от которого зависят эффективность и безопасность:

• Поддержка международных стандартов (ISO 15489, ISO 27001).
• Возможность интеграции с уже используемыми системами (SAP, 1С, IBM Notes/Domino, Microsoft SharePoint).
• Наличие модулей сканирования, распознавания текста (OCR) и автоматической классификации.
• Гибкая система управления правами доступа.

Подготовка инфраструктуры

1. Развертывание серверов хранения (NAS, SAN) с учётом требуемой ёмкости.
2. Настройка сетевого доступа и VPN‑каналов для удалённого доступа.
3. Организация резервного копирования (полные и инкрементные копии, хранение в облаке).

Оцифровка и миграция существующих документов

Сканирование и систематизация – один из самых трудоёмких, но важных этапов.

• Подготовка бумажных документов (удаление скрепок, выравнивание).
• Сканирование в формате PDF/A‑2/3 с разрешением 300‑600 dpi.
• Применение OCR для создания поисковых текстовых слоёв.
• Назначение метаданных (дата, тип, ответственный, проект).
• Проверка качества сканов и корректировка ошибок.

Формирование структуры архива и классификаторов

Создаётся иерархия папок и классификаторов, соответствующая бизнес‑процессам организации. Пример:

/Документация_Организации
 /Бухгалтерия
 /Отчеты_2025
 /Налоговые_декларации
 /Техническая_документация
 /Проекты
 /Эксплуатация
 /Нормативно‑правовые_акты

Настройка доступа и безопасности

• Создание ролей (администратор, архивист, пользователь, аудитор).
• Внедрение двухфакторной аутентификации.
• Шифрование данных в покое и в передаче (TLS, AES‑256).
• Регистрация всех действий в журнале аудита.

Интеграция с системами электронного документооборота (СЭД)

Для полной автоматизации бизнес‑процессов архив интегрируется с СЭД, что позволяет:

• Автоматически сохранять входящие/исходящие документы в архив.
• Связывать электронный архив с задачами и процессами BPM.
• Генерировать отчёты о состоянии архива в реальном времени.

Обучение персонала и запуск пилотного проекта

1. Проведение тренингов для архивистов и конечных пользователей.
2. Запуск пилотного участка (например, бухгалтерия) и сбор обратной связи.
3. Корректировка процессов и масштабирование на всю организацию.

Пример реализации от компании «Инфолоджистикс»

Компания Инфолоджистикс предлагает комплексный сервис «под ключ», включающий все перечисленные этапы. За годы работы они:

• Оцифровали более 20 000 000 страниц документов.
• Выполнили более 400 крупных проектов по созданию электронных архивов.
• Разработали собственную платформу на базе IBM Notes/Domino (бывший БОСС‑Референт), адаптированную под распределённые территории.
• Обеспечили защищённый доступ к архиву из любой точки мира, используя VPN и облачные хранилища.

Преимущества сотрудничества с профессиональными провайдерами

Типы электронных архивов

В зависимости от целей организации различают несколько видов ЭА:

1. Архив бухгалтерской документации – хранение первичных бухгалтерских документов, налоговых деклараций, финансовой отчётности.
2. Технический архив – проектная документация, чертежи, эксплуатационные инструкции.
3. Архив нормативно‑правовых актов – законы, стандарты, внутренние регламенты.
4. Корпоративный архив – исторические материалы, бренд‑материалы, отчёты о деятельности.

Чек‑лист для организации собственного электронного архива

• Определить цели проекта – какие задачи решает архив?
• Сформировать команду – проект‑менеджер, архивисты, ИТ‑специалисты.
• Выбрать платформу – сравнить функционал, стоимость, совместимость.
• Оценить объём документов и требуемую ёмкость хранилища.
• Разработать политику доступа и процедуры аудита.
• Планировать сканирование – оборудование, стандарты качества.
• Настроить резервное копирование и план восстановления.
• Провести обучение персонала и запустить пилот.
• Собрать обратную связь и оптимизировать процессы.

Создание электронного архива документации – это комплексный процесс, включающий определение целей, выбор технологий, оцифровку, настройку безопасности и интеграцию с существующими бизнес‑системами. При правильном подходе организация получает:

• Ускоренный доступ к информации;
• Снижение затрат на хранение;
• Гарантированное соответствие законодательству;
• Повышенную защиту данных от потери и несанкционированного доступа.

Если вы хотите внедрить электронный архив быстро, без риска ошибок и с полной поддержкой, обратитесь к профессионалам, например к Инфолоджистикс, которые уже реализовали более 400 проектов и оцифровали более 20 млн страниц.

Дата публикации: