Создание электронного архива, это сложный, многоступенчатый процесс, который требует не только технической инфраструктуры, но и строгого соблюдения законодательства, архивных стандартов и внутренних регламентов организации; В данной статье подробно рассматриваются правовые основы, этапы формирования, требования к системам хранения и ключевые аспекты организации работы с электронными архивными документами (ЭАД).

Правовая и нормативная основа

Деятельность по созданию и ведению электронных архивов в Российской Федерации регулируется иерархией нормативных актов. Незнание или игнорирование этих документов ведет к потере юридической значимости документов и штрафным санкциям.

Ключевые нормативные акты:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, устанавливающий правовые основы создания, комплектования, хранения и использования архивных документов любых форм, включая электронные. Регламентирует права и обязанности организаций и государственных архивов по обеспечению сохранности документов и их юридической значимости.
• Приказ Росархива от № 77 (ред. от ) — утверждает Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов. Данный документ обязателен для госорганов и рекомендуется к применению в коммерческих организациях как эталон лучших практик.
• Приказ Росархива от № 32 — рекомендации по подготовке перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.
• Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением коллегии Росархива от ) — базовый документ по организации архивного дела на предприятии.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.100-2018 и серия стандартов ГОСТ Р 7.0.99 — определяют состав, порядок создания, обращения и хранения научно-технической и иной документации на бумажных и электронных носителях.
• Проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (разрабатывается Росархивом) — методический материал для практического внедрения.

Подготовительный этап: планирование и проектирование

До закупки оборудования и ПО необходимо провести аналитическую работу. Ошибки на этом этапе стоят дорого на эксплутации.

Определение целей и объемов

Необходимо ответить на вопросы:

• Какие документы будут архивироваться (НТД, управленческая, кадровая, бухгалтерская документация)?
• Какой объем данных планируется к загрузке (миграции) и какой прирост ожидается ежегодно?
• Каковы сроки хранения для каждой категории документов (временные, постоянные)?
• Требуется ли обеспечение юридической значимости (КЭП, штампы времени, блокчейн)?

Разработка внутренних регламентов

На этом этапе создается нормативная база организации:

1. Политика управления электронными документами — стратегический документ.
2. Регламент об ЭДО (электронном документообороте) — документ, содержащий определения терминов, правила работы с СЭД, порядок регистрации, согласования, подписания и передачи в архив.
3. Инструкция по комплектованию и передаче ЭАД в архив — процедура формирования дел, проверки носителей на соответствие требованиям ГОСТа, подготовки файлов.
4. Календарный план комплектования архива — график передачи дел в архив (ежегодно/квартально).

Назначение ответственных лиц

Определяется команда проекта: руководитель проекта, архивист-электронщик, администратор СХЭД, специалист по информационной безопасности, юрист.

Техническое проектирование и выбор программного обеспечения

Выбор платформы — критический момент. Система должна соответствовать Типовым требованиям Росархива (Приказ № 77).

Требования к аппаратной части (по данным GlobalCIODigitalExperts):

• Значительные аппаратные ресурсы: дисковое пространство (с запасом на 3-5 лет), оперативная память, вычислительные мощности для индексации и верификации.
• Отказоустойчивая инфраструктура (RAID-массивы, кластеризация, резервное копирование в удаленное ЦОД).
• Наличие TSP-сервера (Time Stamping Authority) для простановки доверенных штампов времени — обязательно для долгосрочного хранения и подтверждения целостности документов.

Функциональные требования к СХЭД (согласно Приказу Росархива № 77):

Процесс формирования электронного архива (Эксплуатационный этап)

Согласно информации из открытых источников и практике Росархива, процесс формирования ЭАД включает последовательные процедуры:

Этап 1: Комплектование дел (Формирование SIP)

• Отбор документов по истечении срока хранения в текущем делопроизводстве (обычно после 1-3 лет в СЭД).
• Формирование архивных дел в соответствии с номенклатурой дел организации.
• Проверка носителей и файлов на соответствие требованиям ГОСТ (форматы, кодировки, наличие ЭП/КЭП, читаемость).
• Создание пакета передачи (SIP) с манифестом (описанием структуры, хеш-суммами, метаданными).

Этап 2: Приемка в систему хранения (Ingest)

• Автоматизированная загрузка SIP в СХЭД.
• Валидация: проверка хеш-сумм, валидация форматов (например, через VeraPDF для PDF/A), проверка цепочек сертификатов ЭП/КЭП на момент подписания.
• Присвоение уникальных идентификаторов (UUID/ARK), регистрация в журнале учета ЭАД.
• Размещение в защищенном хранилище (AIP — Archival Information Package).

Этап 3: Долгосрочное хранение (Preservation)

• Регулярный контроль целостности (пересчет хешей по расписанию).
• Мониторинг устаревания форматов и носителей.
• Миграция данных на новые носители/форматы при необходимости (с сохранением всех метаданных и ЭП).
• Обновление штампов времени (продление доверия к ЭП).

Этап 4: Предоставление пользователям (Access / DIP)

• Поиск по метаданным и полнотекстовый поиск.
• Формирование пакета выдачи (DIP) с простановкой отметки о выдаче/копировании.
• Верификация подлинности выдаваемой копии получателем.

Особенности для различных категорий организаций

Государственные органы и госорганизации

Строгое соблюдение Приказа Росархива № 77 (Типовые требования). Обязательная аттестация СХЭД ФСТЭК/ФСБ при обработке гостайны или КС (критической информации). Передача документов постоянного хранения в государственные архивы в установленном порядке (передача AIP).

Коммерческие организации

Имеют больше свободы в выборе ПО, но обязаны соблюдать 125-ФЗ, ГОСТы и требования налогового/твого законодательства (хранение первички в электронном виде — ст. 313 НК РФ, приказ ФНС ММВ-7-15/820@). Критично: обеспечение юридической значимости для судебных споров и налоговых проверок.

Организации с НТД (Научно-техническая документация)

Применяются специальные правила (утв. Росархивом, с учетом ГОСТ ЕСКД/ЕСПД/АСУ). Особое внимание к версионности, связям между документами (сборки, спецификации), 3D-моделям (STEP, JT, IFC) и программной документации.

Типичные ошибки и риски

1. Отсутствие регламента ЭДО до запуска СХЭД. Система работает, но порядок передачи в архив не описан, документы накапливаются в «горячем» контуре бесконтрольно.
2. Игнорирование форматов долгосрочного хранения. Хранение в проприетарных форматах (DWG, PSD, специфические ERP-форматы) без конвертации в PDF/A, XML, TIFF/JP2 ведет к потере читаемости через 5-10 лет.
3. Отсутствие TSP-сервера и контроля ЭП. Через 10 лет сертификаты подписантов истекут, ЦС несуществует — доказать подлинность документа будет невозможно без доверенного штампа времени.
4. Неполные метаданные. Документ загружен, но нет автора, даты, типа документа, номенклатуры, найти его через год невозможно.
5. Экономия на резервном копировании и ДРЦ (Disaster Recovery Center). Потеря архива = потеря истории организации, штрафы, судебные риски.

Чек-лист готовности к запуску электронного архива

• [ ] Утверждены: Номенклатура дел, График сроков хранения, Регламент ЭДО, Инструкция по передаче в архив.
• [ ] Назначены ответственные: Архивист-электронщик, Администратор СХЭД, Ответственный за ИБ.
• [ ] Развернута СХЭД, соответствующая Типовым требованиям Росархива (Приказ № 77).
• [ ] Настроена интеграция с TSP-сервером (штампы времени).
• [ ] Проведена пилотная загрузка тестового пакета (SIP) с прохождением полного цикла: загрузка -> валидация -> хранение -> выдача (DIP).
• [ ] Проведена аттестация объекта ИС (при необходимости по 152-ФЗ, ГОСТАЙНЕ, КИИ).
• [ ] Обучены пользователи и администраторы.
• [ ] Подписан Акт ввода в эксплуатацию.

Создание электронного архива — это не разовая акция закупки сервера и установки программы, а непрерывный управляемый процесс. Успех зависит от трех китов: нормативной базы (законы, ГОСТы, внутренние регламенты), технологической зрелости (СХЭД, форматы, TSP, ИБ) и архивной дисциплины (комплектование, описание, контроль целостности). Только системный подход, основанный на требованиях 125-ФЗ, Приказа Росархива № 77 и серии ГОСТ Р 7.0.x, гарантирует, что электронные документы сохранят свою юридическую силу и читаемость на протяжении всего установленного срока хранения, будь то 10, 50 или 75 лет.

Статья подготовлена на основе актуальной на нормативной базы (125-ФЗ, Приказ Росархива № 77 от , ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.100-2018) и методологических рекомендаций ФАРФ (Росархива).