В условиях тотальной цифровизации бизнес-процессов создание электронного архива скан-копий перестало быть просто трендом — это необходимость для обеспечения юридической значимости документов, скорости поиска и соблюдения законодательства о сроках хранения. Сегодня, , подходы к формированию таких архивов строго регламентированы системой ГОСТов, правилами Росархива и практикой применения электронного документооборота (ЭДО).

Ключевые понятия и терминология

Прежде чем приступить к технической реализации, критически важно разграничить понятия, которые часто смешивают на практике. Новый ГОСТ «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели» вводит четкие определения:

• Электронный образ документа (скан-копия) — документ, переведенный в электронную форму с помощью средств сканирования из бумажного носителя, заверенный электронной подписью (ЭП) в порядке, установленном законодательством РФ.
• Электронный документ — документ, изначально созданный в электронной форме (рожденный цифровой).
• Гибридное дело — дело, содержащее как электронные документы (и их копии), так и документы на бумажном носителе.

Важное предупреждение: В актуальных стандартах не отражена ранее принятая практика создания «двойных подлинников» (бумажного и электронного одновременно) или изготовления бумажного дубликата электронного документа. Это следует учитывать при разработке внутренних регламентов.

Нормативно-правовая база и стандарты (Актуально на 2026 год)

Строительство архива без ссылки на стандарты несет риски непризнания документов в суде или при проверках. Основной пакет документов:

1. ГОСТ Р 7.0.95-2015 — «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики». Базовый стандарт для форматов и реквизитов.
2. ГОСТ Р 7.0.109-2024 — Работа с метаданными в СЭД (Системах электронного документооборота). Критичен для обеспечения поиска и юридической силы.
3. Правила ведения делопроизводства (утв. Постановлением Правительства РФ № 77, п. 141) — Требования к структуре электронного архива документов (ЭАД).
4. Типовые функциональные требования к СЭД и системам хранения (Росархив) — Обеспечение приема, учета, хранения и использования электронных архивных документов без предварительного документирования на бумаге.
5. ГОСТ 2.051-2013 (ЕСКД) — Общие требования к выполнению документов на бумажных и электронных носителях (актуален для технической документации).

Этапы создания электронного архива: От бумаги к PDF/A

Подготовительный этап: Аудит и номенклатура

Перед сканированием необходимо:

• Провести экспертизу ценности и сроков хранения документов (по номенклатуре делаов).
• Разделить фонды на: подлежащие оцифровке (активные, часто запрашиваемые) и подлежащие только учету в базе (архивные, редко используемые).
• Определить ответственных: по требованиям Росархива, работой по оцифровке (сканированию, учету) должны заниматься штатные сотрудники архива с соответствующей квалификацией (Единый квалификационный справочник).

Процесс оцифровки: Технические требования к сканам

Качество скана определяет его юридическую пригодность. Основные требования (с учетом требований Госуслуг и архивных стандартов):

Формирование электронных дел (Структура ЭАД)

Согласно п. 141 Правил № 77, структура дела в электронном архиве должна формироваться по принципу разделения томов:

1. Том 1 (Электронный): Содержит оригиналы файлов в формате PDF/A — электронные документы (рожденные цифровые, подписанные ЭП) и электронные копии бумажных документов (сканы, заверенные ЭП).
2. Том 2 и последующие (Бумажные): Оригиналы бумажных документов, если они сохраняются (гибридное дело);

Ключевой принцип: Хранить нужно именно оригиналы файлов, созданные в СЭД и подписанные ЭП. Просто «картинки» без ЭП и метаданных в архиве юридически незначимы.

Юридическая значимость: Электронная подпись и верификация

Скан-копия становится «Электронным образом документа» только после наложения усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) уполномоченным лицом (обычно руководителем или уполномоченным архивистом).

Процедура заверения:

1. Сканирование по стандартам (выше).
2. Формирование пакета (контейнера) или подписание самого файла PDF/A (PAdES).
3. Проверка валидности ЭП на момент подписания (действующий сертификат УЦ, актуальные списки отзыва CRL/OCSP).
4. Ежегодная верификация (проверка) архива. Согласно ГОСТ Р 7.0.109-2024 и практике СЭД, электронный архив документов (срок действия ЭП истек, но не истек срок хранения) должен ежегодно проверяться на наличие архивных документов в соответствии со справочником-номенклатурой. Это включает проверку цепочек сертификатов и актуальности отзывов.

Метаданные: «Сердце» поиска и учета (ГОСТ Р 7.0.109-2024)

Без метаданных архив — это «черная дыра». Метаданные заполняются на этапе регистрации скана в СЭД/СХЭД (Система хранения электронных документов). Обязательный минимум:

• Идентификационные: Уникальный код (UID), регистрационный номер, дата регистрации.
• Атрибутивные: Вид документа (договор, акт, приказ), автор, контрагент, тема, дата документа.
• Архивные: Срок хранения, категория ценности, шифр дела, номер тома, номер листа (последовательный в деле).
• Технические: Формат (PDF/A-2b), размер файла, хеш-сумма (SHA-256) для контроля целостности, данные ЭП (подписавший, сертификат, время подписания).
• Связи: Ссылки на родительский документ, приложения, связанные исходящие/входящие.

Организация хранения и доступа (СХЭД)

Типовые требования Росархива к системам хранения (СХЭД) включают:

• Целостность: Контроль хеш-сумм при приеме, периодическая репликация/проверка (fixity checks).
• Доступность: Ролевая модель доступа (RBAC), разделение прав: чтение, экспорт, администрирование, уничтожение (по акту).
• Журналирование (Audit Trail): Неизменяемый лог всех действий с документами (просмотр, печать, подписание, изменение метаданных, удаление).
• Миграция: Планируемая смена носителей и форматов (например, переход с PDF/A-1 на PDF/A-2/3) без потери ЭП и метаданных.
• Резервное копирование: Соответствие правилу 3-2-1 (3 копии, 2 типа носителей, 1 удаленная), географически распределенные ЦОД.

Типичные ошибки и риски

1. Сканирование «для галочки»: Низкое разрешение (150-200 dpi), формат JPG с сильным сжатием, отсутствие OCR. Результат: документ нечитаем, суд не принимает.
2. Отсутствие ЭП на скане: Файл лежит в папке на сервере без подписи. Юридическая сила = 0.
3. Игнорирование верификации ЭП: Сертификат УЦ истек или отозван через 2 года после подписания. Документ теряет доверие без процедуры архивной верификации (проверки статуса на момент подписания).
4. Нарушение структуры дела: Смешивание сканов и рожденных цифровых документов в одном томе без порядка, отсутствие нумерации листов.
5. Хранение только в СЭД, без выделения в архив: СЭД — рабочий инструмент. Архив (СХЭД) — это отдельная зона с режимом «только чтение» и строгими процедурами уничтожения.

Чек-лист внедрения электронного архива скан-копий

• [ ] Утвержден Положение об электронном архиве / Регламент оцифровки.
• [ ] Выбрана и настроена СХЭД (сертифицированная ФСТЭК/ФСБ при необходимости).
• [ ] Закуплены сканеры планшетные/пропускного типа с поддержкой TWAIN/ISIS, соответствующие ГОСТ Р 7.0.95.
• [ ] Настроены профили сканирования: PDF/A-2b, 300/600 dpi, OCR (Tesseract/ABBYY), контроль качества (QC).
• [ ] Выданы УКЭП ответственным лицам (руководитель, главный архивист, уполномоченные).
• [ ] Настроена интеграция СЭД ↔ СХЭД (передача дел по номенклатуре).
• [ ] Проведена пилотная оцифровка одного фонда/года с полным циклом: скан → метаданные → ЭП → передача в архив → верификация.
• [ ] Разработан план ежегодной верификации ЭП и контроля целостности (хеш-сумм).
• [ ] Обучен персонал (сканирование, работа с метаданными, ЭП).
• [ ] Проведен аудит безопасности и оформлен акт категорирования объекта информатизации (при ГИС/КИИ).

Создание электронного архива скан-копий — это системная инженерная задача, затрагивающая ИТ-инфраструктуру, архивоведение, криптографию и корпоративное право. На 2026 год «золотым стандартом» является связка: PDF/A + УКЭП (PAdES) + Богатые метаданные (ГОСТ Р 7.0.109) + СХЭД с верификацией. Только такой подход гарантирует, что ваши сканы останутся юридически значимыми, читаемыми и доступными на протяжении всего установленного срока хранения — будь то 5, 50 или 75 лет.

Статья подготовлена на основе актуальных на г. данных: ГОСТ Р 7.0.95-2015, ГОСТ Р 7.0.109-2024, Постановление Правительства РФ № 77, Типовые требования Росархива, практика применения ФЗ-63 «Об электронной подписи».