Создание государственного архива — это сложный, многоступенчатый процесс, который регулируется строгим комплексом нормативных правовых актов․ Основанием для создания любого государственного архива (будь то федеральный, региональный или отраслевой) служит совокупность законодательных предписаний, уставных документов и административных решений, обеспечивающих сохранность документированного наследия страны․

Законодательная база: фундамент архивного дела

В Российской Федерации (как и во многих других странах) первоосновой является Конституция, закрепляющая обязанность государства сохранять историческую память и обеспечивать доступ к информации․ Однако прямым регулятором выступают специальные законы․

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ от )

Это главный документ, определяющий правовые основы создания архивов․ Согласно статье 15 данного Закона, государственные архивы создаются:

• Федеральными органами исполнительной власти (федеральные архивы);
• Органами исполнительной власти субъектов РФ (архивы субъектов Федерации);
• Местными органами самоуправления (муниципальные архивы)․

Ключевой момент: создание архива невозможно без принятия соответствующего нормативного правового акта (постановления Правительства, указа Президента, распоряжения главы администрации и т․д․), который устанавливает статус, структуру и полномочия учреждения․

Иные нормативные акты

Помимо базового закона, основанием служат:

1. Федеральный закон «Об основных гарантиях прав избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ» (в части хранения выборных документов)․
2. Гражданский кодекс РФ (статьи, касающиеся хранения документов юрлиц)․
3. Федеральный закон «О предоставлении гражданам и организациям доступа к сведениям, составляющим государственную тайну» (режим доступа)․
4. Постановления Правительства РФ (например, Положение о Федеральном архивном агентстве — Росархиве)․
5. Отраслевые приказы и инструкции (Минкульта, Росархива, ФСБ, МВД и др․) по вопросам формирования фондов и режима секретности․

Административно-организационные основания

Наличие закона — необходимое, но недостаточное условие․ Для реального функционирования архива требуются конкретные управленческие решения:

Учредительный документ (Устав)

Каждый государственный архив действует на основании Устава, утверждаемого учредителем (министерством, ведомством, администрацией региона)․ Устав определяет:

• Полное и сокращенное наименование;
• Место нахождения;
• Предмет и цели деятельности;
• Права и обязанности архива;
• Структуру и порядок формирования фондов;
• Порядок реорганизации и ликвидации․

Материально-техническая база и штатное расписание

Основанием для начала работы является:

• Выделение помещений, соответствующих санитарно-техническим нормам (ГОСТ Р 7․0․99-2018, СП 111․13330) для хранения документов (температура, влажность, пожаробезопасность);
• Оснащение архивным оборудованием (стеллажи, кондиционирование, системы пожаротушения, средства защиты от несанкционированного доступа);
• Утверждение штатного расписания с квалифицированными кадрами (архивисты, реставраторы, библиографы, IT-специалисты, охрана)․

Лицензирование и аккредитация (при необходимости)

Если архив будет заниматься реставрацией документов или хранением персональных данных / гостайны, основанием для работы является получение соответствующих лицензий ФСБ (для гостайны) или Роскомнадзора (для ПДн), а также допуска к гостайне сотрудников․

Профессионально-методологические основания (Формирование фондов)

Архив не существует без документов․ Основанием для формирования архивного фонда являются:

Передача документов от создателей (организаций-производителей)

Согласно ст․ 18 Закона № 125-ФЗ, государственные органы, организации и учреждения обязаны передавать документы постоянного хранения в государственные архивы по истечении установленных сроков хранения (обычно 10 лет после завершения дела, но есть исключения)․

Документальное основание передачи:

• Акт приема-передачи документов (форма № 040-1/98 или иная утвержденная форма);
• Описи дел (номенклатуры), составленные в организации-производителе;
• Экспертная заключение о категории ценности хранения (постоянная / временная) и сроков хранения․

Приобретение и прием документов от частных лиц и негосударственных организаций

Основанием здесь выступают:

• Договоры дарения, купли-продажи;
• Завещания;
• Акты приема на хранение (без перехода права собственности)․

Исторические и социальные предпосылки

Если рассматривать вопрос шире, чем только правовое поле, то основаниями создания государственных архивов исторически являлись:

1. Необходимость управления государством: хранение законов, указов, ревизских сказок, земельных межевых книг для подтверждения прав собственности и легитимности власти (Приказная палата, Сенат, Архив Древних Актов)․
2. Правовая защита прав граждан и организаций: документы, подтверждающие стаж, образование, право на недвижимость, реабилитацию․
3. Научная и культурная ценность: сохранение первоисточников для исторической науки, геноалогии, социологии․
4. Информационная безопасность: централизованный учет и защита сведений, составляющих гостайну или коммерческую тайну․

Этапы процедуры создания (Алгоритм)

Резюмируя вышесказанное, процесс создания государственного архива выглядит как последовательность следующих шагов:

Особенности создания различных типов государственных архивов

Федеральные архивы (РГАДА, РГВИА, РГАНИ, ГАРФ и др․)

Создаются указом Президента РФ или постановлением Правительства РФ․ Подчинены Росархиву (или ведомству, в состав которого входят)․ Имеют статус особо ценных объектов культурного наследия;

Архивы субъектов РФ (Краевые, областные, республиканские)

Создаются законами субъекта РФ и постановлениями правительств субъектов․ Финансируются из бюджетов регионов․ Координируются Росархивом методологически․

Ведомственные архивы (МВД, МЧС, ФСИН, банковские архивы ЦБ и др․)

Создаются приказами министров/глав ведомств․ Хранят документы конкретной отрасли․ Могут быть перепрофилированы в государственные архивы фондов по решению Правительства РФ․

Муниципальные архивы

Создаются решениями представительных органов местного самоуправления․ Хранят документы органов местного самоуправления и муниципальных учреждений․

Таким образом, основанием создания государственного архива является иерархическая система документов:

1. Высший уровень: Конституция и Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле»․
2. Управленческий уровень: Акт создания (постановление, указ) и Устав учреждения․
3. Ресурсный уровень: Документы на недвижимость, оборудование, штатное расписание, лицензии․
4. Контентный уровень: Акты приема-передачи документов-фондообразователей (номенклатуры, экспертизы)․

Отсутствие хотя бы одного звена этой цепи (например, отсутствие лицензии ФСБ для хранения гостайны или неустановленные сроки хранения в номенклатуре) делает деятельность архива неполноценной или незаконной․ Современное архивное строительство также требует учета цифровой трансформации: создание электронных архивов, систем электронного документооборота (СЭД) и обеспечение долгосрочного хранения электронных документов (ДХЭД) становится неотъемлемым основанием для функционирования архива в XXI веке․

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (на 2026 год) и профессиональных стандартов архивного дела (Профстандарт 06․037 «Архивист», ГОСТ Р 7․0․99-2018, Приказ Минкульта РФ от № 1990)․