Дата актуализации: 10 июля 2026 г., 10:43:25

Общие положения

Создание государственных архивов – это комплексный процесс, регулируемый нормативно-правовыми актами и направленный на обеспечение сохранности, систематизации и доступа к документам, имеющим историческую, правовую и информационную ценность. Основой правового регулирования в Республике Беларусь является Постановление Министерства юстиции от 31 августа 2022 г. № 119, в котором утверждены правила работы государственных архивов.

Правовая база

Для организации и функционирования государственных архивов необходимо учитывать следующие нормативные акты:

1. Конституция Республики Беларусь – гарантирует право граждан на доступ к информации.
2. Закон Республики Беларусь «Об архивном деле» (от 28 апреля 2005 г.).
3. Постановление Министерства юстиции от 31 августа 2022 г. № 119 «О правилах работы государственных архивов».
4. Приказы и методические рекомендации Министерства культуры и Министерства юстиции, касающиеся классификации, хранения и оцифровки архивных материалов.

Эти документы определяют правовой статус архивов, их структуру, права и обязанности органов, ответственных за их создание и эксплуатацию.

Этапы создания государственного архива

Процесс создания архива делится на несколько последовательных этапов. Каждый из них имеет свои задачи, требования и контрольные точки.

Подготовительный этап

• Определение цели и задач архива. Формулируются миссия, основные функции (сохранение, систематизация, обеспечение доступа).
• Выбор юридической формы. Оформление архива как государственного учреждения в соответствии с законодательством.
• Разработка концепции и устава. Устав определяет структуру, органы управления, порядок формирования фондов.
• Согласование с органами государственной власти. Получение разрешений от Министерства юстиции, Министерства культуры и иных профильных ведомств.

Планирование инфраструктуры

• Выбор помещения. Требования к климатическому контролю, пожарной безопасности, защите от влаги и механических повреждений.
• Проектирование архивных помещений. Схемы хранения, зоны доступа, зоны обработки и оцифровки.
• Оснащение техническими средствами. Системы климат-контроля, видеонаблюдения, системы доступа, специализированные стеллажи.
• Разработка ИТ‑инфраструктуры. Серверы, системы управления архивными фондами (ЭАИС), резервное копирование.

Формирование архивного фонда

Сбор и прием документов происходит в несколько подэтапов:

1. Идентификация источников. Определение государственных органов, предприятий, учреждений, от которых будет поступать архивный материал.
2. Согласование перечня документов. Составление реестра документов, подлежащих передаче в архив.
3. Оценка ценности; Классификация документов по их исторической, правовой и информационной значимости (высокая, средняя, низкая).
4. Подготовка к приему. Оформление актов приема‑передачи, проверка целостности и соответствия требованиям.
5. Классификация и описание. Присвоение уникальных идентификаторов, составление описательных карточек (метаданных) согласно правилам классификации из Постановления № 119.

Организация хранения

• Размещение в архивных стеллажах. С учётом рекомендаций по температуре (18‑20 °C) и относительной влажности (45‑55 %).
• Создание системы доступа. Регистрация пользователей, выдача пропусков, ведение журналов доступа.
• Обеспечение охраны. Системы видеонаблюдения, сигнализации, контроль доступа.
• Регулярный мониторинг условий хранения. Автоматизированные датчики и периодические проверки.

Оцифровка и создание электронных копий

Согласно правилам, установленным в Постановлении № 119, каждый документ, поступающий в архив, подлежит оценке возможности оцифровки.

1. Выбор формата сканирования (TIFF, PDF/A).
2. Сканирование с сохранением оригинального качества.
3. Привязка электронных копий к метаданным в архивной информационной системе.
4. Хранение электронных копий в резервных хранилищах (надежные серверы, облако).
5. Обеспечение доступа к электронным копиям через публичные и закрытые порталы.

Оформление документации и регистров

Для контроля и управления архивным фондом создаются следующие регистры:

• Реестр поступивших документов.
• Картотека описей (описательные карточки).
• Журнал доступа и выдачи материалов.
• Отчет о состоянии фонда (периодический).

Обучение персонала и формирование компетенций

Персонал архива должен пройти обучение по следующим направлениям:

• Архивоведение и нормативно-правовая база.
• Техника обращения с документами (консервация, реставрация).
• Работа с архивными информационными системами.
• Охрана труда и пожарная безопасность.

Ввод в эксплуатацию и контроль качества

После завершения всех подготовительных работ проводится:

1. Тестовый запуск всех систем (охрана, ИТ, климат‑контроль).
2. Проверка соответствия реестра фактическому содержимому.
3. Аудит со стороны Министерства юстиции.
4. Утверждение акта ввода в эксплуатацию.

Основные требования, установленные Постановлением № 119

В документе от 31 августа 2022 г. № 119 указаны ключевые требования к работе государственных архивов:

• Структурная независимость. Архивы должны иметь самостоятельный управленческий аппарат.
• Систематизация фондов. Применение единой классификационной схемы (по тематикам, периодам, типам документов).
• Обеспечение доступа. Публичный доступ к документам, не подпадающим под ограничения, через электронные каталоги;
• Консервация и реставрация. Применение современных методов сохранения бумажных и мультимедийных материалов.
• Оцифровка. Поэтапное создание цифровых копий всех поступающих документов.
• Контроль и аудит. Регулярные проверки со стороны контролирующих органов.
• Защита информации. Соблюдение требований к защите персональных данных и государственной тайны.

Ответственность и контроль

За соблюдение порядка создания и функционирования государственных архивов отвечают:

• Глава архива. Обеспечивает выполнение всех нормативных требований.
• Контрольный орган Министерства юстиции. Проводит инспекции, выдает аккредитацию.
• Служба внутреннего аудита. Осуществляет проверку внутренней документации и процессов.

Практические рекомендации для будущих архивов

1. Сформировать комплексный проект с привлечением экспертов в области архивоведения, ИТ и строительства.
2. Заранее согласовать бюджет на все этапы – от строительства помещений до закупки оборудования и программного обеспечения.
3. Внедрить систему управления архивными фондами (ЭАИС) с поддержкой международных стандартов (ISAD(G), RDA).
4. Обеспечить постоянный мониторинг условий хранения с помощью автоматизированных датчиков.
5. Разработать политику открытого доступа и обеспечить её публикацию на официальном сайте архива.
6. Проводить регулярные тренинги для персонала и обновлять их квалификацию.
7. Внедрить план резервного копирования цифровых архивов, включая офлайн‑хранилища.

Создание государственного архива – это многоступенчатый процесс, требующий строгого соблюдения правовых норм, технических требований и профессиональных стандартов. Постановление Министерства юстиции от 31 августа 2022 г. № 119 задаёт фундаментальные правила работы архивов, а их практическая реализация включает планирование инфраструктуры, формирование и классификацию фондов, их консервацию, оцифровку и обеспечение доступа.

Только при комплексном подходе, включающем юридическую, техническую и кадровую составляющие, государственный архив сможет выполнять свою миссию – сохранять наследие страны для будущих поколений.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами на дату .