Электронный архив – это систематизированный набор электронных документов и их копий, хранящийся на цифровых носителях в соответствии с нормативными требованиями и внутренними регламентами организации. Он решает те же задачи, что и традиционный бумажный архив, но обеспечивает более быстрый доступ, надёжную защиту и возможность автоматизации процессов.

Почему важно создавать электронный архив?

• Сокращение физического пространства и расходов на хранение бумажных документов.
• Ускорение поиска и выдачи документов (поиск по метаданным,‑поиск).
• Повышение уровня безопасности: шифрование, контроль доступа, резервное копирование.
• Соответствие современным требованиям законодательства (ГОСТ Р 7.0.8‑2025, ГОСТ Р ИСО 15489‑1‑2019, Приказы Росархива).
• Возможность интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, СЭД).

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, регламентирующие работу электронных архивов в России:

1. ГОСТ Р 7.0.8‑2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело».
2. ГОСТ Р ИСО 15489‑1‑2019 «Управление документами. Общие положения».
3. ГОСТ Р ИСО 13008‑2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов».
4. Приказы Росархива от № 77, № 236 и др.
5. Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивных фондах» и закон № 402‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Основные этапы формирования электронного архива

Подготовительный этап

• Определение объектов переноса. Выявляются документы, подлежащие оцифровке (деловые, бухгалтерские, кадровые, юридические и др.).
• Установление сроков хранения. На основании нормативных актов и внутренних регламентов задаются сроки (постоянное, среднесрочное, краткосрочное хранение).
• Классификация и оценка ценности. Документы делятся по видам, значимости и уровню доступа (общедоступные, конфиденциальные, секретные).
• Разработка регламентов. Создаются внутренние положения: правила именования файлов, структура каталогов, порядок заполнения метаданных.
• Назначение ответственных. Определяется команда (архивисты, ИТ‑специалисты, руководитель проекта) и ответственный за каждый процесс.

Оцифровка и первичная обработка

1. Сканирование бумажных документов в соответствии с ГОСТом Р 7.0.109‑2024 (разрешение, цветность, формат TIFF/PDF/A).
2. Проверка качества сканов: отсутствие искажений, корректность ориентации.
3. Создание электронных копий (PDF/A, XML) и их привязка к оригиналам в электронном деле.
4. Формирование первого тома – электронные документы + электронные копии бумажных; второй и последующие тома – оригиналы бумажных документов (при необходимости).

Экспертиза ценности и решение о хранении

Каждый документ проходит экспертизу:

• Определяется, нужно ли хранить оригинал или достаточно записи в реестре с ссылкой на уничтоженные бумаги.
• Формируются архивные учетные документы: книга учёта поступления/выбытия, лист фонда, опись дел, опись электронных документов.

Формирование метаданных и их систематизация

Метаданные включают:

• Наименование, дата создания, автор, тип документа.
• Код архивного фонда, номер дела, классификатор (по ГОСТ Р 7.0.8‑2025).
• Статус доступа, срок хранения, ссылка на оригинал (если хранится в бумажном виде).

Техническое обеспечение

• Аппаратные средства. Надёжные цифровые носители (NAS, SAN, облачные хранилища) с соответствием ГОСТ Р 7;0.109‑2024 по надёжности.
• Программное обеспечение. Система хранения электронных документов (СХЭД) – лицензированная, поддерживающая электронную подпись и шифрование.
• Шифрование и электронная подпись. Все архивные копии подписываются квалифицированной ЭП и шифруются согласно требованиям ФСТЭК.
• Резервное копирование. Дублирование данных в географически разнесённых центрах обработки данных.

Ввод в эксплуатацию и контроль

1. Проверка соответствия носителей требованиям ГОСТ.
2. Тестовое восстановление данных из резервных копий.
3. Обучение персонала работе с СХЭД и правилам доступа.
4. Регулярный аудит (ежеквартальный) соответствия регламентам и законодательству.

Структура хранения и правила именования

Пример структуры каталога:

/Архив/
│
├── 2020/
│ ├── Финансы/
│ │ ├── 2020_Фин_Отчёт_01.pdf
│ │ └── 2020_Фин_Отчёт_02.pdf
│ └── Кадры/
│ ├── 2020_Кад_ТрудовойДоговор_Иванов.pdf
│ └── 2020_Кад_Приказ_О_повышении.pdf
├── 2021/
│ └── …

Правила именования (пример):

• ГГГГ_Подраздел_ТипДокумента_УникальныйИдентификатор.pdf
• Год – 4 цифры, Подраздел – сокращённое название, ТипДокумента – код (Отчёт, Договор, Приказ), УникальныйИдентификатор – порядковый номер или UUID.

Чек‑лист по созданию электронного архива в компании

1. Сформировать проектную группу и назначить руководителя проекта.
2. Провести инвентаризацию бумажных документов, определить объём оцифровки.
3. Разработать внутренние регламенты (структура, метаданные, правила именования).
4. Выбрать и установить СХЭД, обеспечить лицензирование и совместимость с ГОСТ.
5. Подготовить оборудование (сканеры, серверы, резервные хранилища) согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.109‑2024.
6. Оцифровать документы, проверить качество сканов, сохранить в формате PDF/A‑2.
7. Заполнить метаданные для каждого файла, привязать к электронному делу.
8. Провести экспертизу ценности, сформировать архивные учетные документы.
9. Подписать электронную подписью и зашифровать архивные копии.
10. Создать резервные копии и протестировать восстановление.
11. Обучить персонал работе с системой, установить процедуры доступа.
12. Запустить эксплуатацию, вести журнал контроля и проводить периодический аудит.

Преимущества электронного архива

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой формат файлов считается «архивным»?

Для долговременного хранения рекомендуется использовать форматы PDF/A‑2 (для текстовых документов) и TIFF (для сканов без текста). Для структурированных данных – XML или JSON, соответствующие ГОСТ Р ИСО 13008‑2015.

Можно ли хранить в электронном архиве документы, подписанные только сканированными копиями?

Да, но только если оригиналы уничтожены согласно решению экспертизы и в реестре указана ссылка на электронную копию с отметкой о заверении (штамп СХЭД) и подписью квалифицированной ЭП.

Как часто необходимо проводить аудит электронного архива?

Минимум раз в год, а в крупных организациях – ежеквартально. Аудит включает проверку целостности файлов, соответствия метаданных, актуальности прав доступа и соответствия требованиям ГОСТ.

Формирование электронного архива – многоэтапный процесс, требующий тщательного планирования, соблюдения нормативных требований и применения современных ИТ‑решений. При правильном подходе организация получает:

• Упорядоченную, безопасную и быструю работу с документами;
• Снижение расходов на хранение и обслуживание;
• Соответствие законодательству и готовность к проверкам;
• Возможность масштабировать архивную систему под рост бизнеса.

Следуя приведённому чек‑листу и рекомендациям, вы сможете построить надёжный электронный архив, который будет служить вашей компании многие годы.