Создание и ведение электронного архива — это не просто установка программного обеспечения, а сложный правовой и организационный процесс. Самое главное помнить, что отсутствие надлежащей нормативной оформленности делает электронные документы юридически незначимыми, а архив, несоответствующим требованиям законодательства, что несет риски штрафов, потери судебных споров и уничтожения ценной информации.

Ниже представлен подробный разбор нормативных документов, типовых требований и практических шагов по организации электронного архива в соответствии с актуальным законодательством РФ на 2026 год.

Фундаментальный уровень: Федеральные законы

Базу правового регулирования формируют три ключевых федеральных закона. Их положения являются императивными (неподлежащими изменению локальными актами организации).

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Это главный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.

• Статья 17 закрепляет право хранения документов на электронных носителях.
• Статья 23 определяет требования к системам хранения: обеспечение подлинности, целостности, доступности и читаемости документов на протяжении всего срока хранения.
• Закон вводит ключевые понятия: электронный архив, носитель информации, файл документа, база данных.

Федеральный закон от № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Регулирует использование электронной подписи (ЭП) для подтверждения авторства, факта подписания и целостности документа.

• Для архива критически важна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — только она приравнивает электронный документ к бумажному с собственноручной подписью (ст. 6, ч. 2).
• Требования к проверке ЭП при поступлении в архив и при длительном хранении (перепроверка на актуальность сертификатов УЦ).

Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

• Статья 14: требования к защите информации при ее обработке в информационных системах.
• Статья 15: классификация объектов информатизации (в т.ч. электронных архивов) по уровню значимости и категории защищаемой информации (ГИС, КИИ, ОД, ПДн).

Иные важные ФЗ

1. 152-ФЗ «О персональных данных» — если архив содержит ПДн (обязательны меры защиты, учет доступа, оценка вреда).
2. 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 7, 10), требования к хранению первичных учетных документов в электронном виде.
3. 229-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс гражданского процессудательства РФ…» — правила представления электронных доказательств в суд (обязательность соблюдения форматов, ЭП, хэш-сумм).

Ведомственный уровень: Приказы Росархива (Ключевой документ 2020 года)

Приказ Росархива от № 69

«Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов».

Хотя приказ формально адресован госорганам, он стал де-факто отраслевым стандартом для коммерческих организаций, так как суды и проверяющие органы ссылаются на него как на эталон «правильного» архива. На его основе разрабатывался программный комплекс «1С:Архив» и аналогичные решения.

Ключевые блоки требований Приказа № 69:

• Функции жизненного цикла: формирование, регистрация, исполнение, контроль, архивирование, поиск, выдача, уничтожение/перенос.
• Целостность и подлинность: защита от несанкционированного изменения, контроль хэш-сумм (ГОСТ Р 34.11-2012), версионирование.
• Электронная подпись: обязательная проверка ЭП при регистрации, поддержка долгосрочной валидации (LTV, Long Term Validation).
• Форматы файлов: предпочтение открытым стандартам (PDF/A-1b/2b/3b для документов, XML для метаданных, TIFF/JPEG2000 для изображений).
• Метаданные (профиль): обязательный набор атрибутов (автор, дата, вид документа, срок хранения, классификация, ссылки на дела).
• Журналирование (аудит): непрерывный протокол всех действий с документом (кто, когда, что сделал). Журнал нередактируем и хранится навсегда.
• Резервное копирование и аварийное восстановление: RPO/RTO в соответствии с категорией значимости системы.

Приказ Росархива от № 115

«Об утверждении Типовых требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, создаваемым в федеральных государственных учреждениях». Дополняет Приказ № 69 более детальными техническими параметрами для ФГУ.

Приказ Росархива от № 132

«Об утверждении Инструкции о порядке подготовки дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы, к передаче в архив». Регламентирует процесс «сдачи» архива: формирование описей, проверку целостности, акты приема-передачи.

Технические стандарты (ГОСТ и ISO)

Ссылки на эти стандарты содержатся в типовых требованиях и контрактах на разработку/закупку СЭД/СХЭД.

Внутренняя нормативная база организации (Локальные акты)

Законы и приказы устанавливают ЧТО делать. Локальные акты определяют КАК это делается именно в вашей организации. Без них архив не будет функционировать правомерно.

Приказ (Распоряжение) руководителя о создании электронного архива

Обязательные реквизиты:

• Основание (ссылки на 125-ФЗ, Приказ № 69, устав организации).
• Назначение ответственного лица (куратора проекта, администратора архива).
• Утверждение перечня систем, подлежащих архивированию (СЭД, 1С, почта, CRM, файловые серверы).
• Сроки внедрения и этапы (пилот, промышленная эксплуатация).
• Выделение бюджета и ресурсов.

Регламент электронного архива (Основной операционный документ)

Детально описывает бизнес-процессы. Структура регламента:

1. Общие положения: цели, нормативная база, термины, область действия.
2. Организационная модель: роли и права доступа (Архивариус, Администратор СХЭД, Владелец документов, Пользователь, Аудитор). Матрица доступа (RBAC).
3. Жизненный цикл документа:
   • Поступление/Рождение (импорт из СЭД, сканирование, API).
   • Верификация (проверка ЭП, хэш-сумм, формата, полноты метаданных).
   • Размещение в хранилище (структура фондов, описей, дел).
   • Хранение (контроль целостности, миграция форматов, обновление ЭП/LTV).
   • Поиск и выдача (правовая значимость копии, водяные знаки, учет выдач).
   • Уничтожение/Перенос в госархив (акты экспертизы стоимости, протоколы уничтожения).
4. Требования к электронным документам: допустимые форматы (PDF/A, XML, TIFF), требования к сканированию (DPI, цветовая глубина, OCR-слой), правила именования файлов.
5. Защита информации: модель угроз, меры защиты (разграничение доступа, шифрование каналов/дисков, антивирус, контроль целостности СКЗИ), учет инцидентов.
6. Резервное копирование и БЦП (BCP): регламент бэкапов (3-2-1), план аварийного восстановления, тестирование восстановления.
7. Контроль и аудит: внутренние проверки, анализ журналов аудита, отчетность перед руководством.

Номенклатура дел (Сроки хранения)

Документ, определяющий структуру архива (Фонд -> Опись -> Дело) и сроки хранения для каждого вида дел. Утверждается экспертной комиссией по оценке стоимости и сроков хранения документов. Обязателен для всех организаций (ст. 22 125-ФЗ).

Инструкции и регламенты по конкретным процедурам

• Инструкция по сканированию бумажных документов (технология «цифрового двойника»).
• Регламент миграции данных при смене ПО/железа.
• Инструкция администратора СХЭД (ежедневные/еженедельные проверки).
• Порядок действий при обнаружении нарушения целостности/утечке данных.

Особенности для разных типов организаций

Государственные органы и ФГУП/ГУП

• Строгое соблюдение Приказов Росархива № 69, № 115.
• Обязательная аттестация СХЭД ФСТЭК/ФСБ (если обрабатывается ГТ/КГИ/ПДн).
• Передача документов в госархивы по истечении сроков (Федеральный архивный фонд).

Коммерческие организации

• Гибкость в выборе ПО (нет жесткого требования к реестру Российского ПО, если нет крит. инф. инфраструктуры), но требования к доказательной силе в суде остаются теми же (ГК РФ, АПК РФ, ГПК РФ).
• Фокус на бухгалтерском и налоговом учете (402-ФЗ, 152-ФЗ, письма ФНС о форматах обмена).
• Внедрение ЭДО (Электронный документооборот) с контрагентами — требует соблюдения форматов ФНС (УПД, СЧФ, УКД в XML).

Организации, образующие Критически важную информационную инфраструктуру (КИИ)

• ФЗ-187, Постановление Правительства № 1309, Приказ ФСТЭК № 17.
• Обязательная категорирование объекта (1-3 категория).
• Внедрение СЗИ (Средств защиты информации) сертифицированных ФСТЭК/ФСБ.
• Непрерывный мониторинг безопасности (СОЦ/SIEM).

Практический чек-лист: «Архив готов к проверке»

Используйте этот список для самодиагностики перед аудитом (налоговая, Росархив, внутренний аудит, судебный спор):

1. [ ] Утвержден Приказ о создании архива и назначен ответственный архивариус (прошел обучение/повышение квалификации).
2. [ ] Утвержден Регламент электронного архива (версия, дата, подпись руководителя).
3. [ ] Утверждена Номенклатура дел с экспертной заключением (сроки хранения зафиксированы).
4. [ ] Внедрена СХЭД (Система хранения электронных документов), соответствующая Приказу № 69 / ГОСТ Р 7.0.100 / ISO 16175.
5. [ ] Настроена автоматическая верификация при загрузке: ЭП (валидность, цепочка сертификатов), хэш-сумма (ГОСТ Р 34.11-2012), формат (PDF/A validation).
6. [ ] Обеспечена LTV-подпись (Long Term Validation) — вложены OCSP/CRL/Time-stamp в подпись для проверки через 10-50 лет.
7. [ ] Ведется нередактируемый журнал аудита всех событий (вход, просмотр, печать, экспорт, изменение прав, ошибки).
8. [ ] Реализовано разграничение доступа по ролям (RBAC) и принципу минимальных привилегий.
9. [ ] Настроено резервное копирование (3-2-1) с регулярными тестовыми восстановлениями (хотя бы раз в квартал).
10. [ ] Проведена оценка рисков / модель угроз (если есть ПДн, ГТ, КИИ).
11. [ ] Оформлены акты приема-передачи дел в архив (передача из СЭД/департаментов в СХЭД).
12. [ ] Есть план миграции на случай смены ПО/железа/форматов (Digital Preservation Strategy).

Типичные ошибки и риски

• «Сканы в папке на сетевом диске, это архив». Нет. Отсутствуют метаданные, контроль целостности, ЭП, журнал аудита, сроки хранения. В суде такие файлы признаются недостоверными.
• Игнорирование LTV. Через 3 года сертификат УЦ истекает, OCSP-сервер выключается. Подпись становиться «непроверяемой». Документ теряет юридическую силу.
• Хранение только в СЭД без выделения в СХЭД. СЭД — рабочий инструмент (жизненный цикл «проект -> согласование -> исполнение»). Архив — это «замороженное» состояние с гарантией неизменяемости. Смешивание ролей ведет к риску случайного удаления/изменения.
• Отсутствие номенклатуры дел. Невозможно определить срок хранения -> риск преждевременного уничтожения или бесконечного хранения мусора.
• Отсутствие тестирования восстановления из бэкапа. «Бэкап есть, а восстановить не получается» — классическая ситуация при инцидентах.

Нормативная база электронных архивов в России формирует четкую иерархию: от Конституции и ФЗ до ГОСТов, приказов Росархива и локальных регламентов организации. Ключевой принцип — доказательная ценность. Электронный архив должен быть построен так, чтобы любой документ, извлеченный через 10, 20 или 50 лет, мог быть признан судом или проверяющим органом подлинным, неизмененным и юридически значимым.

Инвестиции в правильную нормативную оформку (регламенты, номенклатуры, настройку СХЭД по Приказу № 69 / ГОСТ Р 7.0.100) стоят в десятки раз дешевле потерь от признания документов недействительными, штрафов за нарушение сроков хранения или утечки конфиденциальных данных.

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, актуального на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обратится к квалифицированному юристу-архивисту или правовому отделу организации.