Создание и ведение городского архива отдела кадров – важная часть информационной политики любого муниципального органа или крупной организации. Правильно организованный архив обеспечивает:
- сохранность кадровых документов в соответствии с законодательством;
- быстрый поиск и предоставление справок, выписок и копий по запросам граждан и служебных нужд;
- снижение рисков утери информации и возможных штрафов со стороны контролирующих органов.
Нормативная база
Основные документы, регламентирующие работу с кадровыми архивами:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок формирования, хранения и использования архивных фондов;
- Приказ Росархива от № … «Об изменении правил передачи кадровых документов в архив» – устанавливает новые сроки хранения и требования к подготовке дел;
- Перечень типовых управленческих архивных документов (2010 г.) – служит основанием для экспертизы ценности кадровых дел;
- Региональные нормативные акты (например, Главного архивного управления города Москвы, управления делами муниципальных образований и т.д.
Этапы создания городского архива отдела кадров
Подготовка номенклатуры дел
Прежде чем приступать к физическому размещению документов, необходимо разработать номенклатуру дел – перечень видов документов, их индексы и сроки хранения. Пример структуры номенклатуры для отдела кадров:
- Личные дела сотрудников (хранение 75 лет после увольнения);
- Трудовые договоры и соглашения (50 лет);
- Приказы о приёме, переводе, увольнении (75 лет);
- Табели учёта рабочего времени (5 лет);
- Справки о доходах и вычетах (4 года);
- Документы по обучению и повышению квалификации (10 лет).
Выбор и подготовка помещения
Архивохранилище должно соответствовать санитарно‑гигиеническим и противопожарным требованиям:
- Температура воздуха – 18 ± 2 °C;
- Относительная влажность – 45 ± 5 %;
- Отсутствие прямых солнечных лучей и источников вибрации;
- Наличие стеллажей из некорродирующего металла с грузоподъёмностью не менее 150 кг на полку;
- Система противопожарной сигнализации и автоматического порошкового пожаротушения.
Экспертиза ценности и формирование дел
На этом этапе проводится:
- Предварительный осмотр документов на предмет повреждений;
- Определение степени ценности (постоянного, временного хранения или уничтожения) согласно Перечню типовых управленческих архивных документов;
- Сгруппирование документов по делам, присвоение индексов и создание описей.
Оформление и размещение на стеллажах
Каждое дело оформляется в архивную папку или коробку с указанием:
- Номера дела;
- Наименования учреждения;
- Периода охватываемого документами;
- Срока хранения.
Дела размещаются на стеллажах в хронологическом порядке внутри каждой группы.
Ввод в электронный учёт
Для удобства поиска рекомендуется создать электронный кадровик:
- Сканирование каждого дела (формат PDF/A, разрешение не менее 300 dpi);
- Заполнение метаданных (номер дела, тип документа, даты, ключевые слова);
- Загрузка в электронную систему управления архивом (например, «АйТи‑Архив» или аналогичную).
Особенности хранения кадровых документов в городских архивах
Москва
Главное архивное управление города Москвы (Главархив Москвы) предоставляет услуги по исполнению социально‑правовых запросов граждан, связанным с подготовкой архивных справок и выписок из кадровых дел, хранящихся в подведомственных учреждениях. Пример контактного телефона: 7 495 646‑70‑51.
Красноярск
Муниципальное казенное учреждение «Красноярский городской архив» под руководством директора Князевой Алены Александровны осуществляет приём и хранение кадровых документов муницип�онтактный телефон: 213‑01‑92.
Преимущества ведения городского архива отдела кадров
- Соответствие законодательству и отсутствие штрафов;
- Увеличение доверия граждан и сотрудников к организации;
- Возможность быстрого предоставления документов для пенсионного обеспечения, судебных разбирательств и внутренних проверок;
- Сокращение времени на поиск информации благодаря электронному каталогу;
- Сохранение исторической памяти о кадровой политике города.
Рекомендации по оптимизации затрат
Следуя советам специалистов (например, компании Делис Архив), можно:
- Провести предварительную экспертизу ценности, чтобы исключить хранение документов без реальной ценности;
- Использовать модульные стеллажные системы, которые легко масштабируются;
- Внедрить гибридное хранение: наиболее востребованные дела – в электронном виде, остальные – на бумажных носителях;
- Обучать сотрудников основам работы с архивом (правильное оформление дел, ведение описей).
- Соблюсти все нормативные требования;
- Обеспечить быстрый и надёжный доступ к кадровой информации;
- Сохранить исторические данные для будущих поколений.
Городской архив отдела кадров – это не просто помещение для хранения бумаг, а важный элемент управленческой инфраструктуры, обеспечивающий законность, прозрачность и эффективность работы муниципальных органов и крупных предприятий. Правильно организованный архив позволяет:
Инвестиции в создание и поддержание такого архива окупаются за счёт снижения рисков, повышения качества сервиса и укрепления репутации организации.