Создание муниципального архива — это обязательная правовая обязанность органов местного самоуправления (ОМСУ)‚ закрепленная в федеральном законодательстве. Процесс формирования архива требует подготовки и утверждения пакета учредительных‚ организационно-распорядительных и методических документов. В данной статье подробно разбирается нормативная база‚ перечень необходимых документов и алгоритм их оформления на актуальную дату (ноябрь 2026 г.).

Законодательные основания создания муниципального архива

Главным документом‚ регламентирующим деятельность архивов в России‚ является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от ).

Ключевые статьи закона:

• Статья 13 «Создание архивов» (ч. 1): Обязывает органы местного самоуправления муниципального района‚ муниципального округа‚ городского округа и внутригородского района создавать архивы для хранения‚ комплектования‚ учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
• Статья 13 (ч. 2): Определяет организационно-правовые формы муниципального архива:
  • Структурное подразделение органа местного самоуправления (архивный отдел‚ сектор‚ группа);
  • Муниципальное учреждение (МУ) или муниципальное бюджетное учреждение (МБУ).
• Статья 20 «Источники комплектования государственных и муниципальных архивов»: Устанавливает‚ что ОМСУ являются источниками комплектования муниципальных архивами документами Архивного фонда РФ.

Пакет документов для создания муниципального архива

Документальное оформление создания архива делится на три блока: учредительные‚ организационно-распорядительные и внутриархивные (методические).

Учредительные документы (для архива в форме МУ/МБУ)

1. Решение представительного органа муниципального образования о создании муниципального учреждения (бюджетного учреждения) — архива; Должно содержать: наименование‚ место нахождения‚ вид учреждения‚ цели создания‚ состав имущества.
2. Устав муниципального архива — основной учредительный документ‚ утверждаемый учредителем (ОМСУ). Устав разрабатывается в соответствии с ГК РФ‚ ФЗ № 125-ФЗ‚ ФЗ от № 83-ФЗ «Об общественных и муниципальных учреждениях» и типовой формой устава (утв. Минкультуры России/Росархивом).
3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдается налоговым органом) — для архива в форме МУ/МБУ.

Организационно-распорядительные документы (для любой формы)

• Распоряжение (приказ) Главы администрации / Главы муниципального образования о создании архива (структурного подразделения или учреждения). В приказе указываются: основание (ссылка на ст. 13 ФЗ № 125-ФЗ и решение представительного органа)‚ форма архива‚ структура‚ штатное расписание‚ назначение руководителя архива.
• Приказ об утверждении штатного расписания архива (для структурного подразделения — как часть штатного расписения администрации; для МУ/МБУ — отдельное).
• Приказ о назначении руководителя архива (директора МУ/МБУ или начальника архивного отдела). Требования к квалификации закреплены в Профессиональном стандарте «Архивист» (утв. Приказом Минтруда России от № 236н).

Внутриархивные (методические) документы — обязательны к разработке в первый год работы

Согласно Методическим рекомендациям Росархива по применению Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов (утв. Приказом Росархива)‚ архив должен иметь утвержденные:

• Положение об архиве (для структурного подразделения) или Положение о структурных подразделениях архива (для МУ/МБУ). Регламентирует задачи‚ функции‚ права‚ ответственность и взаимодействие с подразделениями администрации/учреждениями-образователями дел.
• Номенклатура дел, документ‚ определяющий состав дел‚ подлежащих зачислению в архив‚ и сроки их хранения. Утверждается ежегодно не позднее 1 января текущего года. С 2023 года номенклатура ведется раздельно: для бумажных дел и для электронных дел (цифровых документов).
• Акт о приемке-передаче архивных документов (инвентаризационные акты‚ описи) при передаче дел из делопроизводства администрации и муниципальных учреждений в архив.
• План комплектования архива (годовой и перспективный)‚ согласовываемый с уполномоченным органом по архивному делу (областным/краевым архивом).
• Инструкции и регламенты: по приему документов‚ к описанию‚ к хранению‚ к выдаче и использованию‚ по обеспечению пожарной безопасности‚ по защите от ЧС‚ по работе с электронными документами.

Этапы создания муниципального архива: алгоритм действий

1. Принятие решения представительным органом о создании архива (выбор формы: подразделение или МУ/МБУ).
2. Разработка и утверждение Устава (для МУ/МБУ) или Положения об архивном отделе (для подразделения).
3. Государственная регистрация (только для МУ/МБУ), получение ОГРН‚ ИНН‚ КПП‚ внесение в ЕГРЮЛ.
4. Издатие приказа Главы администрации о создании архива‚ утверждении штатного расписания‚ назначении руководителя.
5. Оборудование помещений в соответствии с Правилами организации хранения… (утв. Приказом Росархива от № 100 или актуальной редакцией): климат-контроль‚ пожарная сигнализация‚ металлические стеллажи‚ системы доступа.
6. Проведение инвентаризации деловых бумаг в администрации и ведомственных учреждениях (образователях дел) для выявления документов с истекшими сроками хранения в текущем делопроизводстве‚ подлежащих передаче в архив.
7. Формирование номенклатуры дел на текущий год (раздельно для бумаги и электронных документов).
8. Приемка документов в архив по актам приемки-передачи с составлением описей (ф. № 1-Арх‚ № 2-Арх или собственные формы‚ согласованные с Росархивом).
9. Государственная регистрация архивных фондов (подача сведений в Росархив/областной архив для включения в Реестр архивов и архивных фондов).
10. Разработка и утверждение Положения об архиве и пакета внутриархивных инструкций.

Особенности комплектования муниципального архива

Муниципальный архив комплектуется документами‚ образующимися в деятельности:

• Органов местного самоуправления (администрации‚ советов депутатов);
• Муниципальных учреждений и организаций (школ‚ больниц‚ ЖЭК‚ МФЦ и др.);
• Граждан, документов личного происхождения (по решению собственников или по наследству)‚ если они представляют историческую ценность для муниципального образования (ст. 20 ФЗ № 125-ФЗ‚ Методические рекомендации Росархива по документам личного происхождения).

Ключевой момент: Передача документов в муниципальный архив осуществляется бесплатно на основании акта приемки-передачи. Организации-источники комплектования обязаны подготовить документы к передаче (систематизировать‚ описать‚ сверить сроки хранения) в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы и цифровизация

В соответствии с Концепцией развития архивного дела в РФ и поправками в ФЗ № 125-ФЗ‚ муниципальные архивы обязаны обеспечивать:

• Прием на хранение электронных документов‚ созданных в делопроизводстве ОМСУ и муниципальных организаций (с использованием ЭП и соблюдением форматов хранения — PDF/A‚ XML и др.).
• Ведение электронных описей и информационных систем архива (ИСА).
• Оказание архивных услуг в электронном виде (через портал Госуслуг‚ региональные порталы‚ сайт архива).
• Проведение цифровизации (сканирования) ценных и востребованных бумажных фондов для удаленного доступа и сохранения оригиналов (пример: опыт ЯНАО‚ г. Оренбург‚ г. Орел).

Примеры реализации (Практика регионов)

• Город Оренбург: В 2007 г. распоряжением Главы города на базе архивного отдела администрации создано МУ «Архив города Оренбурга» (с 2011 г. — МБУ). Задачи: обеспечение сохранности‚ создание нормативных режимов хранения‚ комплектование‚ учет‚ использование.
• Город Орёл: Деятельность муниципального архива регламентируется Постановлением Администрации (пример: Постановление от № 317)‚ определяющим структуру‚ функции и порядок взаимодействия с ведомствами.
• Нижегородская область: Методическое обеспечение создания архивов в муниципальных районах и городских округах ведется Государственной архивной службой области.

Контроль и ответственность

За соблюдением законодательства об архивном деле при создании и функционировании муниципальных архивов осуществляют контроль:

1. Федеральное архивное агентство (Росархив) — федеральный уровень.
2. Уполномоченные органы субъектов РФ по архивному делу (государственные архивы областей‚ краев‚ республик) — региональный уровень (согласование номенклатур‚ планов комплектования‚ проведение проверок).
3. Прокуратура — надзор за исполнением законов (ст. 13 ФЗ № 125-ФЗ).

Нарушение сроков создания архива‚ неправильное хранение‚ утилизация документов без экспертизы влекут штрафы по ст. 19.7 КоАП РФ (для должностных лиц — до 5 000 руб.‚ для юрлиц, до 50 000 руб.)‚ а в случае утраты документов Архивного фонда РФ — уголовную ответственность (ст. 243 УК РФ).

Чек-лист: Минимальный пакет документов «на старте»

Создание муниципального архива, это сложный правово-организационный процесс‚ начинающийся с принятия нормативного правового акта представительным органом и завершающийся формированием полноценной архивной инфраструктуры (помещения‚ штат‚ номенклатура‚ информационные системы). Ключевым успехом является не просто оформление «бумажек»‚ а создание реальных условий для сохранности Архивного фонда РФ и обеспечения доступности архивной информации для органов власти‚ бизнеса и граждан. Необходимо руководствоваться актуальными редакциями ФЗ № 125-ФЗ‚ Приказов Росархива и методическими рекомендациями ВНИИДАД.

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ (ФЗ № 125-ФЗ‚ ГК РФ‚ ФЗ № 83-ФЗ)‚ методических материалов Федерального архивного агентства (Росархив)‚ ВНИИДАД и практики органов местного самоуправления (г. Оренбург‚ г. Орёл‚ Нижегородская область‚ ЯНАО). Актуально на .