Дата актуализации материала: 04:02:01 ().

Нормативная база и стратегические ориентиры

Согласно Распоряжению Правительства РФ от № 637‑р «Об утверждении стратегического направления в области цифровой трансформации государственного управления», к 2030 году все документы должны храниться в электронном виде. Это положение закреплено также в Статье 14 Федерального закона об организации управления архивным делом в Российской Федерации (КонсультантПлюс), где государство выступает гарантом прав и обеспечивает развитие архивного дела на основе проведения мероприятий по цифровизации.

Эти нормативные акты создают фундамент для внедрения специализированных систем управления архивами (СХЭД) и определяют приоритеты:

• полный переход на электронное хранение;
• автоматизация учета и движения документов;
• обеспечение легитимного хранения архивных дел на любых носителях;
• повышение прозрачности и доступности информации для государственных органов и бизнеса.

Что такое специализированное управление архивом?

Специализированное управление архивом – это комплекс мероприятий и программно‑аппаратных решений, направленных на:

• создание, обработку и долгосрочное хранение электронных и бумажных документов;
• автоматизацию номенклатуры дел, версионирования и поиском>
• контроль за соблюдением законодательных требований к архивному делу;
• обеспечение быстрого поиска и предоставления информации пользователям.

Основные элементы такой системы:

1. Модуль управления архивом (например, в платформе Docsvision) – ведение номенклатуры дел, шаблоны, списание в электронный архив.
2. Система электронного документооборота (СЭД) с функцией архивирования.
3. Инструменты оцифровки и обработки бумажных оригиналов (сканеры, ПО для распознавания текста).
4. Механизмы контроля доступа, аудита и резервного копирования.
5. Аналитика и отчётность по использованию архивного фонда.

Актуальные решения на рынке (2026 г.)

Системы электронных архивов документов (СХЭД)

Согласно обзору Best‑ecm, к 2026 026 году рынок предлагает следующие ключевые решения:

• ЭЛАР – крупнейшее в Европе специализированное предприятие по созданию, комплексному оснащению и наполнению электронных архивов; внедряет передовые техники и информационные технологии.
• Xerox DocuShare + ПЭБ Xerox – система управления контентом, позволяющая автоматизировать полный цикл создания и функционирования полнотекстовой электронной библиотеки (работает с текстовыми и мультимедийными ресурсами).
• ELMA365 – модуль для организации легитимного хранения и учета архивных дел, сформированных на любом носителе; обеспечивает системное формирование учетных документов и автоматизацию процессов.
• Docsvision – модуль управления архивом платформы для организации делопроизводства и хранения электронных документов (ведение номенклатуры дел, готовые образцы и шаблоны, списание в электронный архив).
• IT Scan – предлагает автоматизацию работы архива без необходимости наличия архивариуса; подчеркивает, что экономия на внедрении ведёт к потере стабильности системы.
• RM‑Keeper – облачное ПО для автоматизации управления, контроля и учета движения бумажных документов в архиве.
• WSS Docs – система управления бумажным архивом с использованием специализированного приложения для ТСД, облегчающего работу сотрудников архива; обеспечивает долговременное хранение электронных документов в специализированном формате.

Региональные и отраслевые инициативы

Примером успешной реализации регионального управления архивами служит Управление архивами Свердловской области. Оно обеспечивает:

• предоставление государственных услуг;
• противодействие коррупции;
• региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле;
• экспертизу ценности документов через экспертно‑проверочную комиссию.

Информация о деятельности службы регулярно публикуется в официальной группе ВКонтакте (последнее обновление – ).

Проблемы и пути их решения

Основные сложности

• Смешанный (комбинированный) характер архива – не все документы можно перевести в электронный вид.
• Недостаток квалифицированных архивариусов и сопротивление изменениям в традиционных подразделениях.
• Сложности интеграции различных СЭД и СХЭД в единую информационную среду.
• Обеспечение долгосрочной доступности и подлинности электронных документов (форматы, метаданные, контроль целостности).

Рекомендуемые подходы

Для наилучшей организации и управления такими архивами эксперты советуют применять непрерывные системы замкнутого цикла:

1. Документы создаются изначально в электронном формате.
2. Проходят весь жизненный цикл (создание → согласование → использование → архивация) в электронном виде.
3. В архив поступают уже в электронном виде, без необходимости последующей оцифровки.

Такой подход значительно уменьшает остроту проблемы хранения бумажных носителей и упрощает поиск, так как все метаданные сохраняются с момента создания документа.

Дополнительные меры:

• Внедрение систем автоматизации учета движения и хранения (например, RM‑Keeper или модуль Docsvision).
• Обучение персонала и изменение корпоративной культуры в сторону цифрового документооборота.
• Регулярный аудит соответствия требованиям Федерального архивного агентства и региональных нормативов.
• Использование проверенных решений для оцифровки (например, ПЭБ Xerox) при необходимости работы с legacy‑документами.

Перспективы развития

К 2030 году, в соответствии с государственной стратегией, ожидается:

• Полный переход государственных и коммерческих организаций на электронное хранение документов.
• Широкое распространение облачных архивных решений (SaaS‑модели), обеспечивающих масштабируемость и снижение капитальных затрат.
• Интеграция искусственного интеллекта для автоматической классификации, извлечения метаданных и прогнозирования востребованности архивных фондов.
• Развитие межведомственных электронных архивов, позволяющих обмениваться данными в реальном времени при соблюдении требований конфиденциальности и безопасности.

Таким образом, специализированное управление архивом трансформируется из функции хранения бумажных дел в стратегический ресурс для принятия решений, повышения прозрачности и эффективности работы организаций.

Специализированное управление архивом в 2026 году представляет собой сочетание нормативных требований, передовых технологий и лучших практик организационного построения. Успешное внедрение СХЭД зависит от:

• чёткого соблюдения государственной стратегии цифровой трансформации;
• выбора проверенных решений (ЭЛАР, Xerox DocuShare, ELMA365, Docsvision, RM‑Keeper, WSS Docs и др.);
• применения непрерывных систем замкнутого цикла для минимизации бумажного наследия;
• постоянного обучения персонала и аудита соответствия требованиям.

Следуя этим принципам, организации смогут не только выполнить законодательные предписания, но и превратить свой архив в конкурентное преимущество, обеспечивая быстрый доступ к информации, снижение издержек и повышение уровня доверия со стороны партнёров и граждан.