Эффективная работа любого государственного или муниципального архива невозможна без системного подхода к формированию его фондов. Ключевым инструментом этого процесса является список организаций-источников комплектования. Этот документ определяет круг лиц, обязанных передавать архивные документы на хранение, и служит основой для планирования приемки, учета и контроля за сохранностью документального наследия страны. В статье подробно рассматриваются правовые основы, этапы составления, виды списков и актуальная практика их ведения на года.

Правовая основа и определения

Деятельность по формированию списков источников комплектования регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 15, 19);
• Приказом Росархива от № 100 «Об утверждении Инструкции по формированию и ведению списков организаций-источников комплектования государственных архивов Российской Федерации и муниципальных архивов» (далее — Инструкция);
• Региональными законами об архивном деле и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Согласно законодательству, источниками комплектования архива признаются:

1. Государственные органы (федеральные, региональные);
2. Органы местного самоуправления;
3. Организации (юридические лица), в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации;
4. Граждане, обладающие архивными документами исторической, научной, культурной или иной общественной ценности.

Важно: В списки включаются только те организации и граждане, документы которых подлежат передаче в конкретный архив в соответствии с территориальным, ведомственным или отраслевым принципом комплектования.

---

Методическая основа формирования и ведения списков

Процесс работы со списком — это не разовое действие, а непрерывный производственный цикл. Методическая основа строится на трех принципах:

Принцип системности и полноты

Список должен отражать все действующие на соответствующей территории или в ведении организации-источника, образующие документы установленных сроков хранения (постоянного, длительного, более 10 лет, временного — до 10 лет).

Принцип динамичности

Реестр источников постоянно меняется: создаются новые организации, ликвидируются старые, происходит реорганизация (слияние, разделение, преобразование), меняются наименования и реквизиты. Архив обязан отслеживать эти изменения в реальном времени.

Принцип дифференцированного подхода

В зависимости от вида документов и типа организации, архив вправе вести отдельные (специализированные) списки для:

• Научно-технической документации;
• Аудиовизуальных документов;
• Фотодокументов;
• Электронных документов и баз данных;
• Документов ликвидированных/реорганизованных организаций (специальные списки для контроля передачи архивов правопреемниками).

---

Три этапа составления (уточнения) списков

Инструкция Росархива устанавливает четкий алгоритм работы, состоящий из трех последовательных этапов:

Этап 1: Подготовительный

Цель: Сбор исходной информации для формирования актуального реестра.

Основные мероприятия:

• Анализ реестров организаций (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, реестры госорганов и органов МСУ);
• Запрос информации у вышестоящих ведомств, министерств, департаментов администраций о созданных/ликвидированных подведомственных организациях;
• Изучение схем комплектования архивов (при их наличии);
• Сверка с данными предыдущих лет для выявления «провалов» в приемке документов;
• Определение формы списка (утверждается руководителем архива в соответствии с типовой формой Приказа Росархива № 100);

Этап 2: Основной

Цель: Прямое заполнение и актуализация реестра.

Ключевые действия:

1. Внесение новых записей: Добавление вновь созданных организаций, перешедших в ведение архива.
2. Корректировка реквизитов: Изменение наименований, адресов, ОГРН/ИНН, категорий организации (государственная/муниципальная/негосударственная), контактных лиц ответственных за архивное дело.
3. Классификация: Присвоение кода источника комплектования, определение профиля документооборота (управленческий, кадровый, бухгалтерский, научно-технический и т.д.).

Этап 3: Заключительный

Цель: Зафиксировать итоговый результат и обеспечить его использование в практической работе.

Результаты этапа:

• Утверждение списка приказом (распоряжением) руководителя архива;
• Размещение актуальной версии в информационной системе архива (Электронный архив, АИС «Архив» и др.);
• Рассылка уведомлений организациям-источникам об их включении в список (с указанием обязанностей по подготовке и передаче документов);
• Формирование на основе списка плана приемки документов на хранение на текущий и плановый годы.

---

Типовая форма сведений о источнике комплектования

Согласно Приказу Росархива № 100, карточка организации-источника в списке должна содержать следующие обязательные атрибуты:

№	Реквизит	Описание / Примечание
1	Порядковый номер	Сквозная нумерация в пределах списка
2	Полное наименование организации	Согласно уставу / свidetельству о регистрации
3	Сокращенное наименование	При наличии
4	ОГРН / ОГРНИП	Основной государственный регистрационный номер
5	ИНН / КПП	Идентификационный номер налогоплательщика / Код причины постановки на учет
6	Юридический адрес	Место нахождения органа/организации
7	Фактический адрес	Место хранения документов (если отличается от юр. адреса)
8	Категория источника	Государственный орган / Орган МСУ / Государственная организация / Муниципальная организация / Негосударственная организация / Общественная организация / Кооператив / Гражданин
9	Вид деятельности / Профиль	ОКВЭД, ведомственная принадлежность
10	Наличие утвержденного перечня документов со сроками хранения	Да / Нет (номер, дата приказа об утверждении)
11	Ответственное лицо за архивное дело	ФИО, должность, телефон, email
12	Статус в списке	Действует / Ликвидируется / Реорганизуется / Архив передан / Исключен
13	Примечания	Особые отметки (например, «Источник НТД», «Аудиовизуальные документы», «Электронный архив»)

---

Анализ статистики и практики ведения (данные на года)

Анализ отчетности государственных архивов за первый полугодие 2025 года демонстрирует значительную дифференциацию по нагрузке и структуре источников.

Пример РГАЭ (Российский государственный архив экономики)

Один из крупнейших федеральных архивов, РГАЭ, на года вел список, включающий 189 организаций по различным направлениям финансово-хозяйственной и производственной деятельности. Структура источников РГАЭ на эту дату:

• Государственные организации: 90 (47,6%);
• Негосударственные организации: 94 (49,7%);
• Общественные организации: 4 (2,1%);
• Кооперативные организации: 1 (0,5%).

Типовый региональный/муниципальный архив

По данным сводной отчетности, в типовые списки источников комплектования региональных государственных архивов и муниципальных архивов на года включалось в среднем 150–170 учреждений и организаций.

Например, в отчетности одного из краевых архивов зафиксировано: 165 учреждений и организаций во включенном в список источников комплектования.

Ключевые тенденции 2024–2025 гг.

• Рост числа негосударственных источников за счет включения в сферу архивного контроля организаций, выполняющих государственные функции (госконтракты, делегированные полномочия), а также некоммерческих организаций (НКО), получающих гранты/субсидии.
• Цифровизация взаимодействия: Переход на электронный обмен данными с ЕГРЮЛ/ЕГРИП для автоматического отслеживания статуса организаций (ликвидация, смена адреса/наименования).
• Выделение отдельных реестров НТД и АВ документов: В связи с усложнением технологий производства, архивы все чаще формируют автономные списки источников научно-технической документации (НТД) и аудиовизуальных документов для специализированных фондов.

---

Особенности работы с отдельными категориями источников

Ликвидируемые и реорганизуемые организации (Контроль передачи архивов)

Это группа повышенного риска. Архив должен вести оперативный учет:

• О решении о ликвидации/реорганизации (через «Вестник государственной регистрации», ЕФРСБ, ресурсы судов);
• О назначении ликвидационной комиссии/управляющего;
• О готовности архива к передаче (составление описей, актов приемки-передачи).

Мера ответственности: В случае отказа правопреемника/ликвидатора передавать архив, архив направляет предписание об устранении нарушений (ст. 19 ФЗ № 125-ФЗ), а при неисполнении — обращается в суд или к прокурору.

Органы местного самоуправления (МСУ) и муниципальные организации

Для муниципальных архивов это базовая категория. Специфика, частая реорганизация учреждений (объединение школ, больниц, ЖЭК в МУК/МБУ/МАУ), смена наименований при смене главы администрации. Требуется тесное взаимодействие с архивным управлением (отделом) администрации района/города.

Граждание как источники комплектования

В список включаются физические лица, обладающие документами Архивного фонда РФ (личные фонды, семейные архивы, документы репрессированных и т;д.). Учет ведется в отдельном разделе или отдельном списке с указанием:

• ФИО, даты рождения/смерти;
• Сферы деятельности, значений документов;
• Условий передачи (бесплатно, купля-продажа, дарственная, временное хранение).

---

Ответственность за несвоевременное ведение списков

Неведение, неполное ведение или несвоевременное обновление списка организаций-источников комплектования влечет за собой:

1. Потерю документов Архивного фонда РФ (уничтожение организацией документов, не зная об обязанности передачи);
2. Невозможность планирования приемки (план приемки формируется на основе списка);
3. Нарушение отчетности перед Росархивом (форма федерального статистического наблюдения № 1-архив «Деятельность архивов» требует данных о числе источников);
4. Дисциплинарную ответственность руководителя архива и архивистов за неисполнение Приказа Росархива № 100.

---

Рекомендации по оптимизации работы со списками

1. Внедрение АИС (Автоматизированных информационных систем) архива. Ведение списка в Excel допустимо только для малых архивов. Профессиональные АИС (например, «ЭЛАР», «Архивариус», «КОДА», региональные системы) позволяют:
   • Автоматически сверять ОГРН с ЕГРЮЛ через API (СМЭВ/ГИС);
   • Генерировать план приемки одним кликом;
   • Формировать реестры для рассылки уведомлений;
   • Вести историю изменений карточки источника (аудит).
2. Ежеквартальная актуализация. Не ждите годового отчета. Проводите сверку с реестрами министерств/департаментов и ЕГРЮЛ ежеквартально.
3. Взаимодействие с профильными отделами архива. Отдел приемки и учета, отдел НТД, отдел АВ документов должны ежемесячно сообщать о новых источниках, выявленных при экспертизе или консультировании.
4. Обучение источников. Проводите семинары/вебинары для ответственных за архивное дело вновь включенных в список организаций.

---

Список организаций-источников комплектования — это фундаментальный управленческий документ, определяющий качество комплектования архива и полноту отражения истории региона/отрасли в документах. На года практика показывает устойчивую тенденцию к усложнению структуры источников (рост доли негосударственного сектора, появление электронных документов, НТД) и к необходимости полной цифровизации процессов их учета.

Строгое соблюдение трехэтапной процедуры (подготовительный — основной — заключительный), использование единой типовой формы с полным набором реквизитов (ОГРН, категория, профиль, ответственное лицо) и интеграция с государственными реестрами (ЕГРЮЛ/ЕГРИП) являются гарантом того, что ни один документ Архивного фонда Российской Федерации не будет утерян на этапе перехода из ведомственного дела в архивное хранение.

---

Нормативные ссылки для самостоятельного изучения:

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 2024 г.).
• Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Инструкции по формированию и ведению списков организаций-источников комплектования государственных архивов Российской Федерации и муниципальных архивов».
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых перечней документов, образующихся в деятельности организаций отдельных отраслей, с указанием сроков их хранения» (и отраслевые перечни).
• Методические рекомендации Росархива по взаимодействию архивов с организациями-источниками комплектования (2022–2024 гг;).