Список фонда архива – это один из основных учетных документов, который фиксирует сведения о каждом архивном фонде, находящемся в государственном, муниципальном или научном архиве. Он является обязательным элементом системы учёта и контроля за хранением, комплектованием, поступлением и выбытие документов.

Понятие «архивный фонд»

Архивный фонд – это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную деятельность определённого субъекта (органа, учреждения, предприятия, частного лица) за определённый период времени. Фонд характеризуется:

• единой источниковой принадлежностью (один создатель или один тип документов);
• общими хронологическими границами;
• единой тематикой или функциональной направленностью.

Примеры: фонд документов Министерства обороны СССР за 1941‑1945 гг., личный фонд писателя А. П. Чехова, фонд деловой переписки завода «Красный Пролетарий» за 1970‑1990 гг.

Что такое «список фонда»?

Список фонда – это регистрационный документ, в котором фиксируются основные сведения о каждом архивном фонде, находящемся в архиве. Он входит в состав учетных документов архива (книга поступлений, лист фонда, реестр описей дел и т.д.).

Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Минкультуры РФ от № 526), список фонда обязателен для:

• регистрации новых фондов;
• учёта поступления и выбытия фондов;
• контроля за соблюдением нормативов хранения;
• формирования статистических и аналитических отчётов.

Правовая база

Состав и структура списка фонда

В соответствии с приложением N 12 к приказу Минкультуры, в список фонда вносятся следующие реквизиты:

1. Номер фонда – уникальный идентификатор (например, 01‑001, 02‑015).
2. Наименование фонда – полное название, включая все переименования.
3. Основание создания – нормативный акт, приказ, договор и т.п.
4. Период охвата – хронологические границы (например, 1917‑1922 гг.).
5. Объём документов – количество единиц хранения (дел, папок, листов).
6. Состав фонда – краткое описание видов документов (деловые письма, акты, фотографии).
7. Наличие описи – указание, составлена ли полная архивная опись (да/нет).
8. Дата поступления в архив – когда фонд был принят к хранению.
9. Основание выбытия – если фонд выбывает (перенос, уничтожение, передача).
10. Примечания – дополнительные сведения (особые условия хранения, ограничения доступа).

Пример заполнения строки списка фонда:

Порядок заполнения и ведения списка фонда

Приём нового фонда

1. Проверка наличия нормативного основания (приказ, договор).
2. Определение уникального номера фонда согласно внутренней нумерации архива.
3. Составление листa фонда (детализированного описания).
4. Внесение всех реквизитов в список фонда (приложение 25 к «Книге учёта»).
5. Подписание записи ответственным специалистом и руководителем архива.

Выбытие фонда

1. Оформление приказа о выбытии (перенос в другой архив, уничтожение, передача в музей).
2. Заполнение поля «Основание выбытия» в списке фонда.
3. Обновление итоговых показателей (количество фондов, их объём) в ежегодном отчёте.

Ежегодный контроль

• Сверка списка фонда с книгой поступлений и книгой выбытия.
• Подготовка итоговой записи о количестве фондов на 1 января (см. пункт 3.4 Правил).
• Актуализация данных в Электронных информационных системах архивов (ЭИОА).

Электронные системы учёта фондов

В современных архивах список фонда часто хранится в виде электронного документа, интегрированного в автоматизированную информационную систему (АИС «Архив»). Преимущества электронного формата:

• Быстрый поиск по номеру, названию, периоду;
• Автоматическое формирование статистики и отчётов;
• Контроль доступа (только уполномоченные пользователи могут изменять записи);
• Связь с другими учетными документами (лист фонда, реестр описей).

Популярные решения в России: «Электронный архив», «АИС «Архив России»», «КонсультантПлюс – Учет архивных документов».

Частые ошибки при оформлении списка фонда и как их избежать

1. Отсутствие уникального номера – приводит к дублированию и путанице. Решение: вести отдельный реестр номеров и проверять их перед вводом.
2. Неполные сведения о периоде охвата – усложняет поиск и оценку ценности фонда. Решение: уточнять даты в оригинальных актах создания фонда.
3. Неуказание основания выбытия – нарушает требования к учёту. Решение: всегда фиксировать приказ или решение, которое послужило причиной выбытия.
4. Ошибки в количестве дел – влияют на статистику и планирование места хранения. Решение: проводить двойную проверку с листом фонда.
5. Отсутствие отметки о наличии описи – может привести к потере информации о содержимом. Решение: в обязательном порядке указывать «да/нет» и при необходимости сразу составлять опись.

Пример реального списка фондов (упрощённый)

№ Наименование фонда Основание создания Период Объём Состав Опись Дата поступления Выбытие Примечание
01‑001 Фонд документов ГУ МВД РФ (1990‑2000) Приказ МВД № 45 от 1990‑2000 8 200 дел акты, протоколы да — Хранится в зоне 2
02‑015 Личный фонд писателя А. С. Пушкина Завещание Пушкина от 1820‑1837 1 150 листов рукописи, письма нет Перенесён в Музей‑дом Пушкина Требуется цифровизация
03‑007 Фонд деловой переписки завода «Титан» Приказ завода № 78 от 1978‑1991 4 350 дел контракты, отчёты да — Ограниченный доступ (секретность)

Список фонда – это ключевой документ архивного учёта, который обеспечивает прозрачность, контроль и эффективность работы с архивными фондами. Правильное оформление и регулярное обновление списка позволяют:

• соблюдать законодательные требования;
• оптимизировать использование складских помещений;
• обеспечить быстрый доступ к нужным документам;
• подготовить достоверные статистические отчёты для руководства и контролирующих органов.

Внедрение электронных систем учёта и строгий контроль за заполнением реквизитов списка фонда делают архивную деятельность более современной и надёжной.

Дата актуализации статьи: 09:14:20