Список фондов архивов – это систематизированный перечень архивных фондов‚ включающий их названия‚ даты поступления‚ сведения о выбытии и другие справочные данные. Такой список является фундаментом для работы архивистов‚ исследователей и всех‚ кто интересуется историческими документами.

Что такое архивный фонд?

В архивоведении термин фонд (от французского fonds) обозначает совокупность документов‚ образующих единое целое по происхождению‚ функции или тематике. Фонд формируется в результате:

1. Создания документов одной организацией‚ учреждения или лица;
2. Сохранения документов в рамках одного исторического периода;
3. Собрания документов‚ переданных из другого архива (например‚ из архива ФСБ).

Каждому фонду присваивается уникальный номер‚ а его описание фиксируется в списке фондов.

Ключевые характеристики фонда

• Номер фонда – уникальный идентификатор.
• Дата первого поступления – когда документы впервые попали в архив.
• Название фонда – отражает содержание или источник документов.
• Отметка о выбытии – информация о передаче или уничтожении части фонда.
• Примечания – дополнительные сведения (например‚ особая ценность‚ ограничения доступа).

Правовые основы формирования списка фондов

Составление и ведение списка фондов регулируется рядом нормативных актов:

• Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении Положения о порядке формирования‚ ведения и использования списков архивных фондов».
• Приложение N 12 к Правилам архивного дела (п. 3.8.) – «Список фондов»‚ где указываются все обязательные реквизиты.
• Федеральный закон № 95‑ФЗ «О политических партиях» (в контексте архивов политических организаций).

Эти документы определяют‚ какие сведения обязаны быть отражены в списке‚ а также порядок их обновления и публикации.

Исторические примеры формирования фондов

Пополнение архивов в 1995 г.

В 1995 г. в архивные фонды были включены переданные из архива ФСБ документы царской полиции‚ связанные с поездками Николая II по России. Кроме того‚ в фонды попали:

• Документы центральных учреждений Царства Польского;
• Комплекс документов Временного правительства России и его высших государственных учреждений.

Современные фонды в Москве

На хранении в Москве находятся фонды бывшего РНИЦКД и Московского филиала РГНТА. Архив принимает документы от организаций‑источников‚ включая:

• Научно‑техническую (исследовательскую‚ конструкторскую‚ проектную‚ технологическую) документацию;
• Управленческую документацию;
• Документы‚ связанные с научными и производственными процессами.

Современные практики учёта фондов

Единый справочно‑информационный центр Федерального архивного агентства

Федеральное архивное агентство (ФАА) поддерживает справочно‑информационный центр‚ где публикуются:

• Алфавитные списки фондов;
• Указатели по тематикам и географическим признакам;
• Электронные каталоги‚ доступные через порталы региональных архивов (пример: портал Архивы Новосибирской области).

Пример статистики РГАСПИ (по состоянию на )

Объединённые архивные фонды

При объединении нескольких фондов в один объединённый архивный фонд ему присваивается номер одного из входящих фондов. Название объединённого фонда вносится в список на основании исторической справки или титульного листа описи дел.

Как пользоваться списком фондов?

Для эффективного поиска нужных документов рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Определить тематику и период интересующего вас исследования.
2. Перейти на официальный портал архива (например‚ archives.gov.ru).
3. В разделе «Списки фондов» воспользоваться фильтрами:
   • по году поступления;
   • по типу документов (фотодокументы‚ фонодокументы‚ управленческие акты и т.д.);
   • по географическому признаку (регион‚ город).
4. Ознакомиться с описанием фонда (название‚ срок создания‚ объём‚ ограничения доступа).
5. Сформировать запрос в архив (через электронную форму или лично) с указанием номера фонда и требуемых документов.

Важно помнить‚ что некоторые фонды могут иметь отметку о выбытии – в этом случае необходимо уточнить‚ куда был передан документ (например‚ в другой архив или в музей).

Пример заполнения формы «Приложение N 12. Список фондов»

Список фондов архивов – это не просто перечень названий‚ а ключевой инструмент для организации‚ поиска и использования исторических и научных материалов. Правильное оформление списка‚ соблюдение нормативных требований и регулярное обновление данных позволяют сохранять культурное наследие и делать его доступным для будущих поколений.

Помните‚ что каждый фонд – это часть большой истории‚ а грамотный подход к его учёту делает эту историю живой и понятной.