Дата актуализации:  г.

Что такое справка из архива?

Справка (выписка) из архива – это официальный документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже, заработной плате и уплаченных страховых взносах за периоды, которые уже не находятся в личных делах работодателя, а хранятся в государственных или муниципальных архивах. Такой документ часто требуется Пенсионному фонду России (ПФР) для:

• назначения или перерасчёта пенсионных выплат;
• получения льгот, компенсаций и социальных выплат;
• уточнения недостающих записей в трудовой книжке.

Почему справка из архива важна?

Если в вашем личном деле или трудовой книжке отсутствуют отдельные периоды работы (например, из‑за ликвидации предприятия, реорганизации, потери документов), ПФР может отказать в назначении пенсии или начислить её ниже реального уровня. Архивная справка позволяет:

1. Подтвердить недостающие годы стажа;
2. Указать точные суммы заработной платы, от которой начислялись страховые взносы;
3. Ускорить процесс рассмотрения заявления о назначении пенсии.

Кто может выдавать архивные справки?

Согласно законодательству РФ, архивные справки, связанные с социальной защитой граждан, выдаются:

• Государственными архивами субъектов РФ;
• Муниципальными архивами (например, архивы ликвидированных предприятий);
• Архивами Пенсионного фонда России (в некоторых регионах).

Где можно получить справку о стаже и заработной плате?

Ниже перечислены основные места получения справки:

Пошаговая инструкция: как получить справку из архива

Шаг 1. Подготовьте необходимые документы

• Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия);
• СНИЛС (копия);
• Трудовая книжка (если есть) – для указания известных периодов;
• Справка из ПФР (если уже получали) – иногда требуется как подтверждение обращения;
• Сведения о работодателе (название, ИНН, ОКПО), где вы работали в интересующий период;
• Заполненный образец заявления (см. ниже).

Шаг 2. Скачайте образец заявления

Для 2026 года доступны готовые шаблоны в разных форматах:

• Образец справки в формате Word;
• Образец справки в Excel;
• Образец справки в PDF.

Шаг 3. Заполните заявление

Пример заполненного заявления (формат docx) выглядит так:

Заявление
в _______________________ (наименование архива)

От: _______________________ (ФИО полностью)
Дата рождения: ______________
СНИЛС: ______________________
Паспорт: серия ___ номер ___, выдан ______________

Прошу выдать справку (выписку) о моём трудовом стаже и заработной плате за период:
_____________________ (указать конкретные годы/месяцы).

Основание: необходимость предоставления документов в Пенсионный фонд России
для назначения/перерасчёта пенсионных выплат.

Приложения:
Копия паспорта
Копия СНИЛС
Трудовая книжка (если имеется)
Справка из ПФР (при наличии)
Квитанция об уплате госпошлины (если требуется)
Подпись ______________________ Дата __________

Шаг 4. Выберите способ подачи заявления

1. Лично в архиве – самый быстрый способ, особенно если архив находится в вашем городе.
2. Через МФЦ – подайте заявление в многофункциональный центр, указав нужный архив.
3. Онлайн через портал Госуслуги:
   • Войдите в личный кабинет;
   • Выберите услугу «Получить справку из архива»;
   • Загрузите сканированные копии документов и заявление;
   • Оплатите госпошлину (если требуется) и отправьте запрос.
4. По почте – отправьте заявление с оригиналами (или нотариально заверенными копиями) в адрес архива, указав обратный адрес для получения справки.

Шаг 5. Ожидайте готовности справки

Сроки зависят от типа архива:

• Государственные архивы – от 10 до 30 рабочих дней;
• Муниципальные архивы – от 5 до 15 дней;
• Онлайн‑запрос через Госуслуги – обычно 7–14 дней, с возможностью отслеживания статуса.

Шаг 6. Получите документ

Справка может быть выдана в двух формах:

• Печатный оригинал (подписанный уполномоченным сотрудником архива);
• Электронный документ с цифровой подписью (при заказе через Госуслуги).

После получения справку необходимо предоставить в отделение ПФР или в МФЦ для дальнейшего оформления пенсии.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

За какой период можно запросить справку?

Государственные архивы обычно хранят документы до 60 месяцев (5 лет) работы, но в некоторых регионах – до 20‑30 лет. При оформлении заявления уточните у архива, какие именно месяцы доступны.

Нужно ли платить госпошлину?

Да, в большинстве случаев за выдачу архивных справок взимается государственная пошлина. Размер зависит от региона (обычно от 200 до 500 рублей). При заказе через Госуслуги оплата производится онлайн.

Что делать, если в архиве нет нужных записей?

Если архив сообщает об отсутствии документов, рекомендуется:

1. Обратиться к бывшему работодателю за копиями бухгалтерских справок;
2. Запросить выписку из ПФР о начисленных страховых взносах за интересующий период;
3. Подать заявление в суд о восстановлении трудовых прав (в крайнем случае).

Можно ли получить справку за пределами РФ?

Если вы работали в российском предприятии за границей, документы хранятся в центральных архивах РФ. Подача заявления происходит тем же способом – через МФЦ или Госуслуги, но срок получения может быть дольше (до 45 дней).

Как ускорить процесс?

Убедитесь, что в заявлении указаны:

• Точные даты и названия организаций;
• Все необходимые копии документов;
• Оплачена госпошлина;
• Контактный телефон и электронная почта для обратной связи.

Также можно воспользоваться услугой «Экспресс‑выдача», если архив её предлагает (обычно за дополнительную плату).

Полезные ссылки (по состоянию на )

• Портал Госуслуги – заказ справки из архива
• Официальный сайт Пенсионного фонда России
• Образец справки (Word)
• Образец справки (Excel)
• Образец справки (PDF)

Справка из архива – ключевой документ, позволяющий подтвердить трудовой стаж и заработную плату за периоды, которые уже не находятся в личных делах работодателя. Оформление этой справки требует внимательного подхода: подготовьте полный пакет документов, правильно заполните заявление и выберите удобный способ подачи. При соблюдении всех рекомендаций процесс получения справки обычно занимает от недели до месяца, после чего вы сможете предоставить её в ПФР и обеспечить себе корректный размер пенсионных выплат;

Помните: своевременное получение архивных справок помогает избежать задержек в назначении пенсии и гарантирует получение всех положенных вам социальных льгот.