Справка из архива места работы — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж‚ заработную плату или иные факты трудовой биографии гражданина‚ если организация-ликвидатор прекратила деятельность‚ либо если документы были переданы в архивные учреждения для длительного хранения․ В 2026 году актуальность данного документа остается высокой для оформления пенсий‚ получения льгот‚ кредитов‚ виз и приема на новую работу․

Что такое архивная справка и когда она нужна?

Архивная справка — документ‚ составляемый на основе подлинников или заверенных копий архивных документов (приказов‚ личных карточек‚ табелей‚ ведомостей)․ В отличие от обычной справки с действующего места работы‚ архивную выдает архивная организация (государственный или ведомственный архив) или правопреемник ликвидированного предприятия․

Основные основания для запроса:

• Подтверждение трудового стажа (общего‚ непрерывного‚ льготного‚ вредного/опасного);
• Подтверждение заработной платы за определенные периоды (для расчета пенсии по старости‚ пособий по безработице);
• Сведения об отпусках‚ переводах‚ награждениях‚ переименованиях организации;
• Подтверждение фактов мобилизации‚ работы в условиях ЧС и т․д․;
• Предъявление в Пенсионный фонд (СФР)‚ банки‚ МФЦ‚ Центры занятости‚ консульства․

Нормативная правовая база (актуально на 2026 год)

Оформление архивных справок регулируется следующими актами:

1. ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 21‚ 22‚ 27) — права граждан на получение архивной информации․
2. Постановление Госархива России от № 76 (с изм․) — «Инструкция по составлению архивных справок‚ выписок и копий»․
3. Приказ Минтруда России от № 85н, утверждение новой формы справки для Центра занятости о среднем заработке (актуально для 2024–2026 гг․)․
4. Административные регламенты конкретных архивов (Главархив г․ Москвы‚ региональные архивы) — сроки‚ формы заявлений‚ госпошлины․

Важно: Единого‚ унифицированного‚ обязательного к применению бланка справки с места работы (в т․ч․ архивной) не существует (ст․ 62 ТК РФ‚ разъяснения Роструда)․ Организации-архивы используют свои бланки‚ разработанные на основе типовых форм (Приложение 42‚ Приложение № 70 к методическим рекомендациям КонсультантПлюс/Госархива‚ Форма № 9)․

Виды архивных документов: Справка‚ Выписка‚ Копия

Согласно Инструкции № 76‚ по запросу гражданина могут быть подготовлены три вида документов:

Обязательные реквизиты архивной справки

Любая архивная справка‚ выдаваемая уполномоченным архивом‚ должна содержать:

• Наименование архивной организации (полное официальное);
• Наименование документа: «АРХИВНАЯ СПРАВКА»;
• Регистрационный номер и дата составления;
• Ф․И․О․ заявителя (гражданина‚ в отношении которого составлена справка);
• Основание для составления (входящий номер заявления заявителя‚ дата регистрации запроса);
• Сведения об архивном фонде: название фонда (организации-производителя документов)‚ номера описи‚ дела‚ листов;
• Сама информация (хронология работы‚ зарплата‚ стаж)‚ извлеченная из документов;
• Подпись руководителя архива (или уполномоченного лица) с расшифровкой;
• Печать архивной организации (круглая печать с изображением герба РФ для госархивов или печать ведомственного архива)․

Без печати и подписи справка не имеет юридической силы․

Основные типовые формы (Образцы 2026 года)

На практике чаще всего используются следующие формы‚ утвержденные методическими рекомендациями Госархива и приведенные в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант):

Приложение № 42 (Образец архивной справки общего вида)

Универсальная форма․ Содержит шапку архива‚ адресата‚ основание (вх․ номер)‚ табличную часть с перечислением единиц хранения (дела) и извлеченными сведениями․

Пример структуры (упрощенно):
АРХИВНАЯ СПРАВКА № 04-5/173 от 
Наименование архива: ГУ Архив г․ Москвы
Заявитель: Петрову Б․И․
По вх․ № 310 от 
В документах архивного фонда Ф-1234 (ООО «Ромашка»)‚ оп․ 1‚ д․ 56‚ л․ 1-10 содержится информация:
Приказ № 12 от о приеме на работу Петрову Б․И․ на должность слесаря (л․ 2)․
Приказ № 45 от об увольнении по собственному желанию (л․ 8)․
Стаж работы: 5 лет 11 месяцев 30 дней․
Зав․ архивом /Иванов И․И․/ (ПЕЧАТЬ)

Приложение № 70 (Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа)

Специализированная форма для СФР (бывший ПФР)․ Строго структурирована: периоды работы‚ основания (приказы)‚ виды стаж в днях/месяцах/годах‚ вредность/вредные условия (если есть)․

Форма № 9 (Архивная справка о заработной плате)

Содержит таблицу с разбивкой по годам/месяцам: начисленная зарплата‚ удержанный НДФЛ‚ страховые взносы․ Необходима для пересчета пенсии или пособия по безработице (ЦЗН)․

Форма справки для Центра занятости (Приказ Минтруда № 85н от 2023 г․)

С 2023 года введена строгая форма справки о среднем заработке за 3 месяца для выплаты пособия по безработице; Архивы заполняют именно её‚ если запрос идет от ЦЗН․

Где и как получить архивную справку в 2026 году?

Шаг 1․ Определите место хранения документов

• Организация существует: Обращайтесь к текущему работодателю (кадровик/бухгалтер)․ Они обязаны выдать справку за 3 рабочих дня (ст․ 62 ТК РФ)․ Архив не нужен․
• Организация ликвидирована/реорганизована: Найдите правопреемника (через ЕГРЮЛ/ЕГРИП) или архив‚ куда переданы дела․
• Государственные архивы: Главархивы городов/регионов‚ ведомственные архивы (Минобороны‚ МВД‚ Росгвардия‚ Росатом и др․)․

Шаг 2․ Подача заявления

Заявление пишеться от имени гражданина к руководителю архива․ Можно подать:

1. Лично в приемной архива (нужен паспорт)․
2. Через МФЦ «Мои Документы» (услуга «Получение архивной справки о стаже/зарплате»)․
3. По почте (ценным бандеролем с вложенным конвертом для ответа и копией паспорта)․
4. Электронно через Госуслуги (портал госуслуг региона / ведомственный портал) или официальный сайт архива (личный кабинет)․

Шаг 3․ Необходимые документы для запроса

• Паспорт РФ (оригинал при личном обращении‚ копия — при почте/онлайн);
• Заявление (бланк архива или свободной формы);
• Документы‚ подтверждающие работу (трудовая книжка‚ старый паспорт с отметками‚ свидетельства о перемене имени‚ доверенность, если через представителя);
• Квитанция об оплате госпошлины (если установлена архивом для непенсионных запросов) или справка о льготе․

Сроки исполнения и стоимость

Типичные ошибки и нюансы 2026 года

• Отсутствие правопреемника: Если организация ликвидирована давно‚ а дела не переданы в архив (утеряны) — справку получить невозможно․ Приходится восстанавливать стаж через суд (ст․ 30 ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях») с привлечением свидетелей и косвенных доказательств․
• Неполные данные в заявлении: Указывайте максимально точно: полное название организации на момент работы‚ структурное подразделение‚ табельный номер‚ периоды․ Это ускорит поиск дела․
• Смена ФИО: Обязательно приложите копии документов о смене имени (свидетельство о браке/разводе‚ решение ЗАГС/суда)‚ иначе архив не свяжет дела․
• Военная служба / МВД / ФСИН: Документы хранятся в ведомственных архивах (ЦА МО‚ ЦА МВД и т․д․)‚ а не в городских․ Запросы туда идут дольше‚ часто требуют справки о прохождении службы из воинской части (если архив не сохранил личные дела)․
• Электронная справка: В 2026 году большинство крупных архивов (Главархив Москвы‚ СПб‚ региональные) выдают справки с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) через Госуслуги․ Распечатка такого документа на обычном принтере не требует заверения печатью, проверяется через портал проверки ЭП․

Образец заявления на получение архивной справки (Шаблон)

Кому: Директору ГУ Архива г․ [Город] / Начальнику [Ведомственного архива]
От кого: [ФИО полностью]‚ прописка: [Адрес]‚ тел․: [Номер]‚ e-mail: [Email]
Паспорт: серия [№] № [№]‚ выдан [Кем/Когда]‚ код подразделения [Код]

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу архивной справки о трудовом стаже (о заработной плате)

Прошу выдать мне архивную справку о трудовом стаже (о заработной плате за период с [Дата] по [Дата]) для представления в [Куда: СФР‚ Банк «․․․»‚ ЦЗН и т․д․]․

Сведения о месте работы:
Наименование организации: [Полное название на момент работы‚ например: ОАО «Завод «Металлист»]
Адрес организации: [Город‚ улица‚ дом]
Период работы: с [ДД․ММ․ГГГГ] по [ДД․ММ․ГГГГ]
Должность: [Название]
Структурное подразделение: [Цех/Отдел/Участок]
Табельный номер (если помните): [Номер]
ФИО на момент работы: [Если отличались]

Основание для обращения в архив: Организация ликвидирована / реорганизована в [Год] (ссылка на ЕГРЮЛ)․

Приложения:
Копия паспорта (стр․ 1‚ прописка‚ смена имени)․
Копия трудовой книжки (разворот с записью об этой работе)․
Копия свидетельства о смене ФИО (при наличии)․
Квитанция об оплате госпошлины (если не льготник)․

Способ получения: Лично / По почте по адресу: [Адрес] / Через МФЦ [Название] / В личном кабинете Госуслуг․

[Дата] ______________ / [Подпись] / [Расшифровка подписи]

Резюме: чек-лист для успешного получения

1. Убедитесь‚ что организация ликвидирована или документы в архиве (если фирма работает — идите к кадровику)․
2. Найдите архив-хранилище (через сайт Росархива‚ ЕГРЮЛ‚ старую трудовую книжку)․
3. Соберите пакет документов (паспорт‚ ТК‚ документы о смене имени)․
4. Напишите заявление (по бланку архива или в свободной форме с реквизитами)․
5. Подайте запрос удобным способом (МФЦ / Госуслуги / Почта / Лично)․
6. Оплатите пошлину (если не относитесь к льготным категориям)․
7. Дождитесь готовности (до 30 дней) и получите справку с печатью/подписью или с УКЭП․

Дата актуализации статьи: ․ Информация основана на действующем законодательстве РФ (ФЗ № 125-ФЗ‚ ТК РФ‚ Приказ Минтруда № 85н‚ Постановление Госархива № 76) и практике архивных учреждений на 2026 год․

Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных спорных вопросов (утраченные дела‚ отказ архива‚ судебное восстановление стажа) рекомендуется обратиться к юристу по пенсионному/трудовому праву․